シフトオプションの設定手順

［シフトスケジュール］とは

日にちや曜日によって、複数の社員やスタッフの勤務予定が異なる場合に、始業時刻や終業時刻などの予定を組んだシフトスケジュールを作成し、そこで組んだ勤務予定や休日を出勤簿に一括で登録する機能です。

この機能を使用すると、就業時間帯が一定ではない変則的な勤務の予定や、「早番」「遅番」など交代制のシフト勤務の予定を、個別に細かく設定することができます。

設定した予定を出勤簿に反映させることで、登録した予定をもとにした日々の勤務実績を計算することができます。

［シフトスケジュール］の利用にあたっては、「早番」「遅番」などの勤務予定（「就業シフト」）を、”シフトテンプレート”として設定し、「職場」や「業務」などの分類に応じた”シフトカテゴリー”に納めて管理します。

［シフトスケジュール］利用の準備

［労働パターン設定］の変更

［シフトスケジュール］を利用する場合は、［労働パターン設定］の「勤務条件」で、「シフトスケジュール」の項目を「利用する」に設定します。

 

操作権限の設定

［シフトスケジュール］を利用できるように、各社員が所属するポジションに対して、役割や立場に応じた「操作権限」を設定します。

※同一ポジションに複数名が所属している場合は、シフトスケジュールに対し、同様に作成・編集・削除の権限を持つことになりますので、ご注意ください。

［組織・権限設定］より、［シフトスケジュール］の操作権限を設定します。

［シフトスケジュール］機能では、シフトテンプレート（勤務の型）の管理、およびシフトスケジュールの作成を行うことができます。そこで作成したシフトスケジュールを提出することで、出勤簿に勤務予定が反映されます。

作成したシフトスケジュールは、PDF形式、またはCSV形式のファイルでエクスポートすることもできます。

始業時刻や終業時刻などの勤務の型を登録・管理する「シフトテンプレート編集」と、実際にシフトテンプレートを配置してシフトスケジュールを組む「シフト編集」は、同じ担当者が行うこともできます。

 

 

［出勤簿管理］から部下（承認経路上で下の階層にあるポジションの所属員）の出勤簿を閲覧し、実績が記録されている日付に対して、シフトを編集できるようにする場合は、［出勤簿管理］の操作権限を設定します。

 

≪システム管理者の場合≫

システム管理者は、特定のポジションに対してシフトスケジュールの作成や提出を行うことはできませんが、すべての社員を参照できる権限があるため、どのシフトスケジュール上で配置されたシフトであっても、全社員の出勤簿を確認して、実績が記録された後にシフトを調整することができます。

 

社員の想定時給の設定

各社員の想定時給と時間数を掛け合わせた数値（想定人件費）を試算する場合は、［社員設定］で、「目安単価」に社員の想定時給を設定します。

目安単価を設定すると、［シフトスケジュール］画面で、社員情報の目安単価に設定した想定時給額と時間数を掛け合わせた数値（想定人件費）を使って、1日ごとの人件費を試算できます。

目安単価を設定していない場合、想定人件費は表示されません。

「月表示」画面構成

シフトスケジュールは、期間を決めて「複数の社員・スタッフ」×「複数の日付」の表に、出退勤の予定（シフトテンプレート）を配置していくことで作成されます。シフトスケジュール上の1マスは、「誰が（社員・スタッフ）」×「いつ（日付）」を表すものとなります。

シフトスケジュール画面では、同日の配置人数や想定人件費、担当者ごとの労働時間の合計などの情報を参考にしながら、シフトテンプレートを配置します。

シフトスケジュールは、1ヶ月単位に限らず任意の期間（2週間や10日間など）を定めて設定できます。

「日別表示」と区別するため、複数日付を表示する画面を「月表示」としています。

 

表示期間

シフトスケジュール名とその期間が表示されます。

［＜］、［＞］をクリックすると、前後の期間のスケジュールを表示します。

 

［表示設定］アイコン

担当者（社員・スタッフ）ごとの労働時間や勤務日数などの合計を表示する「社員合計」、一日ごとの配置人数の合計や想定人件費を表示する「日別合計」、シフトスケジュールの「全体表示」について、「表示設定」パネルで設定します。

詳細は、［シフトスケジュール］画面の表示設定を変更するを参照してください。

 

担当者の表示設定

表示順の指定や表示する担当者の絞り込み条件の設定ができます。

詳細は、担当者（社員・スタッフ）の表示順を変更する、表示する担当者（社員・スタッフ）を絞り込むを参照してください。

 

日別合計

一日ごとの配置人数や想定人件費が表示されます。

日別合計の表示項目として、「合計人数」と「人件費」の両方にチェックが入っている場合には、［日別合計表示開閉］アイコンが表示されます。

［日別合計表示開閉］アイコンをクリックすると、「合計人数」と「人件費」が表示されます。

［日別合計表示開閉］アイコンを再度クリックすると、「合計人数」のみの表示に戻ります。

「合計人数」と「人件費」の双方を表示したまま、シフトテンプレートの配置など編集作業を行うこともできます。

「人件費」は、社員情報の目安単価に設定している想定時給をもとに、シフトを配置した担当者（社員・スタッフ）の目安単価×所定労働時間の合計が表示されます。

※想定人件費は、あくまで概算となります。

　深夜割増などの計算は行われませんので、ご注意ください。

※時給をもとにした試算であるため、日別表示の場合は表示されません。

 

シフト表示の切替

テンプレート名表示と就業時間帯表示を切り替えます。

詳細は、就業時間帯表示に切り替えるを参照してください。

 

社員合計

担当者（社員・スタッフ）ごとの労働時間や勤務日数などの合計値が表示されます。

［＞］アイコンをクリックすると、「合計値」に対応する「項目名」が表示されます。

［＞］アイコンを再度クリックすると、「合計値」のみの表示に戻ります。

「項目名」と「合計値」の双方を表示したまま、シフトテンプレートの配置など編集作業を行うこともできます。

 

日別表示への切替

各日付をクリックすると日別表示に切り替えることができます。

「日別表示」画面構成

「月表示」画面で日付をクリックすると、日ごとの予定がタイムライン上に表示されます。

 

表示日付

現在の画面の日付を表示します。

［＜］、［＞］をクリックすると、前後の日付を表示します。

 

時間帯別の合計人数

30分区切りで同じ時間帯に勤務する担当者（社員・スタッフ）の合計人数が表示されます。

 

月表示への切替

月表示に切り替えることができます。

画面の表示設定を変更する

［表示設定編集］アイコンから、［シフトスケジュール］画面に表示する内容を設定できます。

 

社員合計

担当者ごとに合計値を表示する項目にチェックを入れます。

最大3項目まで表示できます。

 

日別合計

表示する項目にチェックを入れます。

「合計人数」・「人件費」のいずれか、または双方を表示することができますが、「人件費」は月表示の場合のみ表示されます。

※人件費の試算を表示するためには、［社員設定］で社員情報の目安単価に、想定時給を設定する必要があります。

 

全体表示

「表示項目」「週のシフトパターン機能」「日別表示時刻」の設定ができます。

 

「略称表示」にチェックを入れると、シフトテンプレートや、シフトスケジュール上に配置したシフトを略名で表示します。

［シフトスケジュール］画面は、初期状態ではシフトテンプレートやシフトスケジュール上に配置したシフトは「テンプレート名」で表示されますが、「略称表示」に設定すると、「テンプレート名」が「略名」で表示されるため、画面に表示される日数を増やすことができます。

「略称表示」に伴い、日付は月日から日付のみの表示に、人件費は単位：千円の表示に変わります。

 

「週のシフトパターン機能」にチェックを入れると、「週のシフトパターン機能」に関する操作ボタンが表示されます。

初期値は「非表示」です。

「週のシフトパターン機能」とは、シフト配置が週単位でパターン化されている場合に、そのパターンを登録してシフトスケジュールに一括配置する機能です。

 

「日別表示時刻」を変更すると、設定した時刻が、日別表示に切り替えた際に表示される起点となります。

初期値は「当日0時」です。

「日別表示時刻」に設定した時刻が、表示上の左端の起点となります。

隠れている時間帯は、左右にスクロールして表示します。

表示範囲は、前日の0時から翌日の24時までです。

担当者（社員・スタッフ）の表示順を変更する

初期状態では、部門コード（昇順）、役職コード（昇順）、社員番号（昇順）の順で担当者が表示されます。

部門や役職を兼務している担当者がいた場合、主所属の担当者、兼務担当者の順に表示されます。

［表示順の編集］アイコンをクリックすると、「ソート」パネルが表示され、表示順を変更することができます。

「担当業務ごとにまとめる」、「等級順に並べる」など、任意の順に担当者を並べ替えることができます。

「ソート」パネルでは、表示順を変更する担当者を選択したまま（押したまま）、変更先まで移動させたら離します（ドラッグ＆ドロップ）。

並び順が確定したら［保存する］ボタンをクリックします。

 

表示する担当者（社員・スタッフ）を絞り込む

［絞り込み条件］で、部門や役職などを指定して［絞り込み］ボタンをクリックすると、表示する担当者を絞り込むことができます。

［絞り込み条件の編集］アイコンをクリックすると、「絞り込み条件」パネルが表示されます。

「特定の職場の担当者のみ表示する」、「リーダーだけを表示する」など、任意の担当者に絞って表示することができます。

 

「絞り込み条件」パネルでは、部門や役職などを指定して絞り込みができます。

就業時間帯表示に切り替える

シフトテンプレートや、シフトスケジュール上に配置したシフトは、テンプレート名表示から就業時間帯（始業時刻～終業時刻）表示に切り替えることもできます。

［シフト表示の切替］アイコンをクリックするたびに、「テンプレート名」と「就業時間帯」とが、交互に切り替わって表示されます。　　

 

テンプレート名表示

 

就業時間帯表示

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