［申請書設定］とは
［申請書設定］では、休暇や残業、出張などを申請するために提出する各種「申請書」の管理を行います。
「申請書」には、申請内容や申請理由などの基本設定に加え、“提出時のルール”や“申請を提出された社員への通知方法”など、運用上のルールについても定められています。
また、「申請書」全般に対して、「休暇申請時の残日数チェック実行の有無」や、「一覧表示した際の表示順」なども設定することができます。
「申請書」ごとに、以下のような項目が設定されており、その内容を変更することができます。
| 設定項目 | 詳細 |
| 申請書名 | 申請書の内容を表す「名称」を設定することができます。 全角または半角で255文字まで入力可能です。 |
| 説明 | 申請書の用途や目的などの説明文を設定します。 提出する申請書を選択する際には、この説明文が表示されます。 全角または半角で255文字まで入力可能です。 |
| 申請理由の入力 | 「必須とする」と設定すると、申請理由が未入力である場合は、提出できなくなります。 |
| 申請理由候補 | 申請理由の定型文を設定します。 あらかじめ設定された定型文の中から、申請理由を選択することができます。 |
| 事後申請有無 | 「なし」と設定すると、事前申請に限定することができます。 |
| 未承認の催促通知 | 提出された申請に、承認などの操作を行っていない社員に、催促通知を送ることができます。 |
| 承認依頼時のメール送信 | 申請を提出されたことを通知するメールを、都度送信するか、まとめて送信するか、選択することができます。 |
申請書ごとに設定内容を変更する
申請書の「名称」や「説明」を変更する
「申請書」には、“申請書名”として、任意の名称が設定されています。
また、“説明”には、「どのようなときに提出するか」など、その申請書の説明文が設定されています。この説明文は、申請書を選択する際に表示されます。
- 「申請書編集」パネルで、“申請書名”と“説明”を編集します。
※全角または半角で255文字まで入力可能です。 - ［保存する］ボタンをクリックします。
（参考）申請書の“説明”について
「申請書提出」パネルなどでは、申請書にカーソルを合わせると、その申請書の説明が表示されます。
［アラート］画面では、［？］アイコンをクリックすると、各申請書の説明が表示されます。
≪完了≫
申請理由の設定を変更する
申請理由については、その入力を「必須とする／必須としない」のいずれかを選択することができます。
申請理由を入力する際には、自由記述式（直接入力）だけでなく、定型文からの選択式とすることもでき、その“申請理由候補”を設定することができます。
- 「申請書編集」パネルで、“申請理由の入力”を「必須とする」か「必須としない」か、設定します。
「必須としない」：理由が未入力であっても、申請を提出することができます。
「必須とする」：理由が未入力である場合は、申請を提出することはできません。
- “申請理由候補”を設定または修正します。
新しい定型文を登録する場合、［追加］アイコン（＋）をクリックして、設定します。
登録済の定型文を削除する場合、右にある［削除］アイコン（×）をクリックします。
※定型文が不要な場合は、“申請理由候補”を設定する必要はありません。（自由記述のみとなります。）
- ［保存する］ボタンをクリックします。
≪完了≫
事後申請の許可／禁止を設定する
“事後申請有無”では、その「申請書」の提出について、事後申請の可否が設定されています。
「あり」の場合は、事後申請も許可しますが、「なし」の場合は、事前申請に限定することができます。
なお、ログイン直後に表示される［アラート］画面から提出できるのは、事後申請を許可された申請書のみとなります。
※［アラート］画面で“提案する申請内容”は、［労働パターン設定］で設定します。
- 「申請書編集」パネルで、“事後申請有無”を設定します。
「なし」：事後申請を不可とします。申請の対象日より後日に、申請を提出することはできません。
「あり」：事後申請を許可します。申請の対象日以降でも、申請を提出することができます。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
≪完了≫
未承認申請に対しての催促通知を設定する
“未承認の催促通知”に「日数」を設定すると、申請を提出されてから設定した日数を経過した時点で、未だ承認などが行われていない場合は、申請先社員の［お知らせ］に催促通知が送信されます。
申請からの「経過日数」については、「1日後～30日後」までで設定できます。
- 「申請書編集」パネルで、“未承認の催促通知”を設定します。
「日数」を設定した場合：申請の承認依頼を受信してから、選択した「日数」が経過したら、催促通知を送信します。
「無期限」を選択した場合：催促通知は送信されません。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
≪完了≫
承認依頼時のメール通知について設定する
申請が提出されると、申請先社員の［お知らせ］には承認依頼が送信され、その受信通知が、登録されているメールアドレスにメール通知されます。
このメール通知の方法については、“承認依頼の受信時に、都度メールを送信する”か、“指定時刻に、取りまとめてメール送信する”かを選択することができます。
※ ［個人設定］、または［システム設定］のメール通知設定で、「申請業務」のメール通知設定を「受信しない」に設定している場合は、メールの送信はされません。
- 「申請書編集」パネルで、“承認依頼のメール送信”について設定します。
「承認依頼時にメール送信する」：都度メールを送信します。
「指定時刻に一括してメール送信する」：承認依頼時にはメールを送信せず、指定した時刻に未承認の申請をチェックして、メールを送信します。
ヒント：
“未承認の申請をチェックする時刻”と“その対象範囲”は、「申請書設定」パネルで設定します。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
申請書の共通設定を変更する
すべての「申請書」に共通する設定は、「申請書設定」パネルで変更します。
なお、ここでの設定・変更は、お客様環境に登録されている「申請書」全般に影響がありますので、注意が必要です。
未承認申請を“チェックする時刻”と“その対象範囲”の設定を変更する
未承認申請を“毎日、何時台にチェックするか”と、その際に“チェックする時間の範囲”を設定します。
各「申請書」の設定で、“承認依頼のメール送信”について「指定時刻に一括してメール送信する」が選択されている場合は、この設定にもとづいて未承認申請をチェックして、メール送信します。
- ［設定］アイコンをクリックすると、「申請書設定」パネルが表示されます。
- “承認依頼の通知時刻”を設定します。
「チェック時刻」：毎日チェックを実行する時間帯を、「0時台～23時台」から指定します。
「チェック範囲」：［お知らせ］をチェックする時間の範囲を、「前日0:00」から「当日23:59」の間（24時間以内）で設定します。
ヒント：
承認依頼のチェックは、1日に6回まで実行することができます。
別の時間帯にもチェックを実行する場合は、［追加］アイコン（＋）をクリックして、追加設定します。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
≪完了≫
申請の提出時に休暇の残日数をチェックする
残日数管理をしている休暇の申請書に対して、その提出時に残日数のチェックを行い、残日数不足の場合には申請の提出を止めることができます。
※休暇の残日数管理については、［労働パターン設定］で設定されています。
※ 未承認の休暇申請は、残日数の計算には反映されないため、申請の提出時に未承認の休暇申請がある場合は、チェックが正確とならないことがあります。
※ 時間単位の休暇申請については、チェックは実行されません。
- ［設定］アイコンをクリックすると、「申請書設定」パネルが表示されます。
- “申請時の休暇残日数チェック”について「チェックする」を選択します。
「チェックする」：申請の提出時に、残日数のチェックを行います。
「チェックしない」：残日数のチェックは行いません。残日数に関わらず申請を提出することができます。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
申請書の表示順を変更する
［各種申請］や［出勤簿］から申請を提出する際に、一覧で表示される申請書の「並び順」を変更できます。
【例】「申請書提出」パネル
申請書の使用頻度などを考慮して、「申請書の並び順」を調整することができます。
- ［申請書の表示順編集］アイコンをクリックすると、「申請書表示順編集」パネルが表示されます。
- 申請書を選択したまま（クリックしたまま）、変更先まで移動させて離す（ドラッグ＆ドロップ）ことで、順序を変更できます。
- ［保存する］ボタンをクリックします。