［アラート設定］とは
［アラート］は、出社・退社時の打刻忘れなどによる出勤簿上の不備をチェックし、不備が見つかった場合には、それを解消するために提出する”申請書の候補”を提案する機能です。
チェックする不備内容と、その際に提案する申請書は、各労働パターンの“アラート設定”に設定されています。
なお、申請の提出などの対応を行って不備が解消されるまで、ログインするたびに［アラート］画面が表示されます。
さらに、不備が解消されない限りは、出勤簿の締め処理を行うこともできません。
※チェックの対象期間は、最終ログイン日の60日前～1日前です。
また、設定した条件にもとづいて、労働時間や休暇の取得日数などの実績をチェックし、そのチェック結果を、本人や上司などに通知することができます。
チェック結果の通知については、［出勤簿状況チェック］とはを参照してください。
＜［アラート］画面＞
打刻忘れなど、出勤簿上の不備が見つかった場合（”アラート設定”で指定した条件に該当した場合）
ログイン直後に、［アラート］画面として、”メッセージ”と“提出する申請の候補”が表示されます。
その候補から選択して、申請書を提出することができます。
＜［出勤簿］画面＞
［出勤簿のチェック］アイコンをクリックすると、
出勤簿上の不備（“アラート設定”で指定した条件に該当する不備）があった日付に、［アラート］アイコンが表示されます。
［アラート］アイコンをクリックすると出勤簿上部にメッセージウィンドウが表示され、不備内容を知らせる“メッセージ”を確認することができます。
なお、メッセージウィンドウは、右上の［×］アイコンをクリックすると、閉じることができます。
［アラート］で提案する申請などの設定を変更する
「アラート設定」は労働パターンごとに設定します。
アラート設定の「編集」パネルでは、提案する申請書や不備内容を伝えるメッセージなどを変更することができます。
- 設定する労働パターンを選択し、［編集をする］ボタンをクリックします。
- 画面右上の「労働パターン履歴」のプルダウンメニューから、変更する「アラート設定」の“適用期間”、または“適用日”を指定します。
指定した期間、または指定した日付以降に、設定内容の変更が適用されます。
すでに複数の履歴があり、過去の履歴を指定して変更した場合、適用されるのはその履歴の期間内のみです。
それ以降の履歴にすべて反映させたい場合、手順を繰り返し複数期間に変更を適用する必要があります。
- ”アラート設定”欄の［編集する］ボタンをクリックします。
- 変更したいアラート設定を選択し、［編集をする］ボタンをクリックします。
- 「編集」パネルにて、“提案する申請内容”を編集します。
提案する申請を追加する場合：［追加］アイコン（＋）をクリックしします。
設定済の申請を削除する場合：右にある［削除］アイコン（×）をクリックします。
※［アラート］画面から提出する申請として設定できるのは、事後申請を許可された申請書のみです。
- ”メッセージ”を編集します。
［アラート］が表示される理由（該当条件）や、対処方法などを記載します。
※全角または半角で255文字まで入力可能です。
- ［保存する］ボタンをクリックします。
≪完了≫
［アラート］の設定を追加する
新しい「アラート設定」を追加します。
- アラート設定の［追加］アイコンをクリックすると、「アラート追加」パネルが表示されます。
- 各項目を設定し、［保存する］ボタンをクリックします。
上図の設定の場合、“カレンダーが「平日」の日に、出勤時刻・退勤時刻の記録は有るが、終業時刻より遅い退勤時刻が記録されている”という条件に該当する日付を検出します。
⇒残業しているが、時間外労働時間が計算されていない日付があったら、「残業」申請の提出を提案する設定例です。
≪完了≫
労働時間や休暇取得状況のチェック条件を変更する ～出勤簿状況チェック～
［出勤簿状況チェック］には、勤務状況や休暇取得日数に対するチェック条件が設定されています。
ここで設定された条件にもとづいて、実績が記録された出勤簿を確認し、チェックした結果が条件を満たした場合には、その内容を［お知らせ］に通知します。
適切なチェック結果になっていないと感じられたときは、条件の設定を変更します。
［出勤簿状況チェック］の詳細は、［出勤簿状況チェック］とはを参照してください。
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