受取代行オプション　設定前の事前準備と開始後の確認事項

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概要

「受取代行オプション」をご契約いただき、ありがとうございます。
これから「受取代行オプション」をスムーズにご利用いただくための

• 「設定前の準備」
• 「設定手順」

をご紹介します。

※受取代行オプション　設定前の事前準備と開始後の確認事項もご一読ください。
※貴社から代行センターへ直接のお問合せはお控えください。
※準備に必要な内容をチェックリストにまとめております。ぜひご活用ください。

設定前の準備

①： 取引先への「請求書送付先変更」のご案内

これまで貴社へ直接郵送されていた請求書や、メールで届いていた電子請求書を、
今後は代行センターへ送っていただくよう、取引先に周知していただく必要があります。

取引先へのご案内方法

• 郵送の請求書の場合：
  郵送またはメールで、受取代行用送付先住所のご案内をお願いします。
  
  
• メールで届く電子請求書の場合：
  メールで、受取代行用送付先メールアドレスのご案内をお願いします。

ご案内書面のサンプルをご用意しておりますので、ご活用ください。

• WEBサイト上の専用ページ等からダウンロードが必要な請求書の場合：
  以下専用フォームより、代行業者用のログイン情報（ID、パスワード等）のご登録を
  お願いいたします。
  「受取代行オプション」ログイン情報ご登録フォーム

②：受領対象となる請求書の確認

貴社へ届く請求書の種類（紙、PDF、Zipファイル、パスワード付きファイルなど）をご確認ください。

代行対象となる請求書

• 郵送で届く紙の請求書
• 電子の請求書
  ┗メールに添付されたファイルの請求書（パスワード付きファイルを含む）
  ┗ダウンロードリンクから取得する形式の請求書
  ※電子の場合「PDF、JPEG、PNG」のみ受領できます。CSV形式の明細一覧など、上記形式以外の書類はアップロードされませんので、ご自身のメールアドレスをccに入れるなどして直接ご確認ください。

③：原本の返送先住所のご登録（希望する場合のみ）

代行センターにてアップロードした請求書の返送を希望する場合のみ、別途こちらの
お申し込みが必要です。
希望する場合は、請求書原本を貴社に送付する際の、返送先住所をご登録ください。

オプション開始後の初期確認

①：「企業ID」の確認方法

1. 「楽楽請求」にログイン後、画面右上の「社員名」をクリック
2. 表示されたメニュー内にて貴社専用の「企業ID」を確認
   

《完了》

②：操作履歴の確認方法

1. 「請求書」タブ＞受取代行オプションでアップロードされた請求書の「詳細」をクリック
2. 「︙」＞「操作履歴」をクリックし、表示された「操作履歴」を確認
   

• • 操作内容：「請求書のアップロード（受取代行）」という履歴が表示されます。
  • 操作者　： 受取代行経由でアップロードされた請求書の場合、「-（ハイフン）」と
    　　　　　 表示されます

③：アップロードされた請求書の内容確認

アップロードされた請求書は、通常の請求書と同様に「請求書」タブ＞一覧画面でご確認いただけます。

受取代行経由でアップロードされる請求書のファイル名は以下の形式となります。
個別対応はできません。

▼命名規則
yyyymmdd(入稿日)_0001(連番).(拡張子)

受取代行件数レポートの確認

「受取代行オプション」を通じて取り込まれた請求書件数は、レポート機能で確認できます。サービス開始後の利用状況を数値で把握し、業務効率化の成果をご確認ください。

月別レポートで確認する方法

「設定」タブ＞「請求書取込件数」をクリック

• 対象月　　　：レポートの対象月が表示されます。
• 総取込件数　：その月にアップロードされた請求書全件数が表示されます。
• 受取代行件数：その月に「受取代行オプション」経由でアップロードされた請求書件数が
  　　　　　　　表示されます。
  　　　　　　　「受取代行オプション」を契約している、または過去1年以内に
  　　　　　　　「受取代行オプション」の契約がある場合に表示されます。

日別レポートで確認する方法

「設定」タブ＞「請求書取込件数」をクリック＞「対象月」で確認したい月をクリック

• 対象日　　　：選択された月の日付が表示されます。
• 総取込件数　：その日にアップロードされた請求書全件数が表示されます。
• 受取代行件数：その日に「受取代行オプション」経由でアップロードされた請求書件数が
  　　　　　　　表示されます。

「請求書」一覧から確認する方法

1. 「請求書」タブ＞「絞込検索」をクリック

2. 「アップロード経路」＞「受取代行」のチェックボックスにチェックを入れる

3. 「絞込」をクリック

上記手順で、「受取代行オプション」にてアップロードされた請求書を絞り込むことができます。

【最終確認】設定のチェックリスト

以上で「受取代行オプション」の基本的な設定は完了です。

本サービスを問題なく開始いただくため、最終確認のチェックリストをご用意しました。
円滑な運用開始には、取引先や社内関係者への事前のご案内が不可欠です。
利用開始前に、必ず本リストにて準備状況をご確認ください。

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