データ分析

［出勤簿状況チェック］とは

［出勤簿状況チェック］は、あらかじめ設定した条件にもとづいて、指定した時間（定期／不定期）に実績が記録された出勤簿を確認し、チェックした結果が条件を満たした場合には、その内容を［お知らせ］に通知する機能です。

また、通知先として設定した「送信対象者」のメールアドレスが登録されていれば、メール通知することもできます。

チェック対象や条件、実行サイクル、通知先を組み合わせて設定することで、様々なご利用方法をご検討いただけます。

本人や上司に対する注意喚起や業務の改善・指導などにも利用できます。

社員自身に勤務状況や休暇取得状況について認識させる

各社員自身に、時間外労働時間や有給休暇の取得状況などのチェック結果を通知する場合は、”送信対象者”の設定で「対象者に送信する」を選択します。

これにより、条件に該当した社員に対して、「時間外労働時間が超過しないための是正策」や「休暇取得の計画」などを検討するための判断材料を提供することができます。

また、送信対象者に合わせて”メッセージ”を設定できるため「〇〇時間を超えないようご注意ください」など、対象者に是正を促す通知を送ることもできます。

職場全体の状況を把握する

管理部門や監督者の立場から、是正や相談の必要な社員を把握するには、”送信対象者”の設定で「個別に設定する」を選択します。

管理部門や個人を指定するか、「システム管理者に送信する」を選択することで、「過重労働の実態把握と残業抑制の注意喚起や指導」や、「休息時間を確保できていない社員の把握と健康指導の実施」などに必要な情報を得ることができます。

［出勤簿状況チェック］画面構成

※画面は「日」単位の表示例です。

［絞り込み条件］ボタン

表示するチェック条件を絞り込むための条件を指定します。

表示切替タブ（日／月／期間／休暇）

表示するチェック条件の種類を切り替えます。選択中の「タブ」の背景は、【黒】で表示されます。

［表示順編集］アイコン

一覧に表示されるチェック条件の「並び順」を変更するための［表示順編集]パネルを表示します。

［表示順編集］パネル

ドラッグ＆ドロップで一覧に表示されるチェック条件の「並び順」を変更します。

［新規追加］アイコン

新しいチェック条件を追加するための［状況チェック追加］パネルが表示されます。

操作時に表示しているチェック条件と同じ種類の［状況チェック追加］パネルが表示されます。

［状況チェック追加］パネル

新しいチェック条件を設定します。

チェック条件選択

一覧に表示されているチェック条件のうち、操作するチェック条件を選択します。

操作ボタン

選択したチェック条件に対する操作を指定します。

［編集をする］：設定した内容を変更します。

［削除をする］：チェック条件を削除します。

［出勤簿状況チェック］ご利用の流れ

［出勤簿状況チェック］での、条件設定から通知までの流れは、以下のようになります。

通知された結果は、本人や上司に対する注意喚起や業務の改善・指導などに利用できますが、適切なチェック結果になっていないと感じられたときは、条件の調整をご検討ください。

チェック条件の作成（設定・編集）

［出勤簿状況チェック］で、勤務状況や休暇取得日数に対してチェックしたい条件を設定します。

設定したサイクルで、日々の勤務状況や休暇取得日数のチェックを行い、チェック条件を満たした場合に、通知先として設定した「送信対象者」（社員やシステム管理者）の［お知らせ］にチェック結果を通知します。

なお、チェック結果の件数が10件を超えている場合は、CSV形式のファイルが添付されます。

「楽楽勤怠」の社員情報にメールアドレスが登録されており、［個人設定］のメール通知設定で「お知らせの通知のみ受信する」または「お知らせの本文も受信する」を選択されている場合、［お知らせ］に通知が届いたことをメール通知します。

自動チェックの終了

チェック条件を削除するか、チェック条件のステータスを「停止中」に設定します。

（記事ID：1053）

なお、選択した「勤怠項目」の種類によって、設定できる出力形式の内容も変わりますので、ご注意ください。

「出力項目追加」または「出力項目編集」パネル画面構成

ヘッダー：項目名や出力形式、目的など、出力項目の内容を表す任意の名称を設定します。

選択項目名：出力する「勤怠項目」を設定します。
　　　　　　［労働パターン設定］の項目設定に設定されている「日別項目」または「月別項目」を選択できます。
　　　　　　虫眼鏡アイコンから検索もできます。

「日別項目」の項目形式：時刻、時間、金額、日数、回数、日時、日付の7種類（＋ダミー項目）
「月別項目」の項目形式：時間、金額、日数、回数、年月、日付の6種類（＋ダミー項目）

出力形式：選択した勤怠項目について実績値の「出力形式」を設定します。

選択項目が「年月・日付」 の場合の出力形式

表示形式（並び順）と、区切り文字を設定します。

（例）2017年12月を「2017/12」と出力したいとき
　　　表示形式は［YYYYmm］、区切り文字は「/」、出力値補正は「なし」を設定します。
　　　

選択項目が「金額・日数・回数」 の場合の出力形式

「10進数（形式指定なし）／10進数（形式指定あり）」のいずれかを選択します。

「10進数（形式指定なし）」を選択した場合

（例）値がなく空欄だった場合に、空欄のまま出力したいとき
　　　空欄の扱いは[そのまま]を設定します。

「10進数（形式指定あり）」を選択した場合

（例）9.4日を「09.40」と出力したいとき

「10進数（形式指定あり）」を選択し、0埋め処理「あり」、整数の桁数は「2」、区切り文字は「．」、小数点以下の桁数は「2」を設定します。

整数の桁数を2桁にそろえるため、先頭に0が付加されます。また、小数点以下の桁数を2桁にそろえるため、末尾に0が付加されます。

選択項目が「時間」 の場合の出力形式

「10進数（形式指定あり）／60進数（時分）時間区切り／60進数（分単位）」から選択します。

「10進数（形式指定あり）」を選択した場合

（例）75分を「01.25」と出力したいとき

「10進数（形式指定あり）」を選択し、0埋め処理「あり」、整数の桁数は「2」、区切り文字は「．」、小数点以下の桁数は「2」を設定します。

＜「小数点以下」の端数処理と「0埋め処理」を設定する際の注意＞

「0埋め処理」では、出力する桁数を設定します。

その設定によっては、「小数点以下」の数値について「端数処理」の結果が反映されず、切り捨てて出力されることがあります。

例えば、「10進数（形式指定あり）」で、「小数点以下」を「第3位で四捨五入」と設定した場合、実績値が「1.235」だったときには四捨五入により「1.24」となりますが、0埋め処理で小数点以下の桁数を「1」と設定していると、四捨五入の結果が反映された小数点以下第2位の「4」は出力されず、「1.2」が出力されます。

「60進数（時分）時間区切り」を選択した場合

（例）75分を「1：15」と出力したいとき

「60進数（時分）時間区切り」を選択し、区切り文字は「：」を設定します。

「60進数（分単位）」を選択した場合

（例）75分を「75」と出力したいとき

「60進数（分単位）」を選択します。

（記事ID：1042）

［勤務実績エクスポート］とは

［勤務実績エクスポート］は、社員の勤務実績データを、あらかじめ定義したレイアウトで出力する機能です。その出力結果は、CSV形式、またはExcel形式のファイルでエクスポートすることができます。

使用されている「給与計算ソフト」等のインポートレイアウトに合わせたレイアウトを定義することで、「楽楽勤怠」に記録・計算された勤務実績データを連携することもできます。

はじめに、出力したい項目（固定項目と勤怠項目）とその並び順を、任意の「レイアウト」として表形式で定義します。

この定義された「レイアウト」を閲覧（プレビュー）することで、社員ごとに、項目の実績値を表形式で表示することができます。

表示された内容は、そのままCSV形式、またはExcel形式ファイルでエクスポートできます。

［勤務実績エクスポート］画面構成

［勤務実績エクスポート］メニュー

画面上部の機能メニューの［データ分析］から［勤務実績エクスポート］画面に遷移します。

［絞り込み条件］ボタン

レイアウト一覧から、表示するレイアウトを絞り込むための条件を指定します。

［新規追加］アイコン

新しいレイアウト設定を追加します。

レイアウト選択

操作したいレイアウトを選択します。

操作ボタン

選択したレイアウトに対する操作を指定します。

• ［編集をする］
  項目名や表示形式などの編集、項目追加、表示順の変更などレイアウト内容を設定します。
• ［エクスポート内容を見る］
  出力内容のプレビューを表示します。また、表示された内容をCSV形式、またはExcel形式のファイルでエクスポートします。
• ［削除をする］
  レイアウトを削除します。

操作権限の設定（システム管理者）

［勤務実績エクスポート］の「操作権限」には、登録された「レイアウト」を閲覧できる「参照」権限と、閲覧だけでなく「レイアウト」の登録（設定）もできる「編集」権限があります。

利用目的や役割に応じて、各社員が所属するポジションに「操作権限」を設定します。

［勤務実績エクスポート］の「参照」権限

操作権限の設定において、［勤務実績エクスポート］にチェックを入れることで、機能メニューに［勤務実績エクスポート］が表示され、利用できるようになります。

＜権限の概要＞

この権限を付与すると、登録されているレイアウトを「参照」でき、 “その社員自身が所属するポジション”と“承認経路上で下の階層にあるポジション”に所属する社員（自身も含む）の勤務実績を、確認・エクスポートすることができます。

なお、「すべての社員参照」権限も付与すると、承認経路に関わらず、すべての社員の勤務実績を確認し、それをエクスポートすることができます。

＜権限の設定方法＞

設定メニュー　＞　［組織・権限設定］　＞　操作権限追加パネルなど権限設定

• 勤務実績エクスポート
  登録されているすべてのレイアウト（出力する項目や並び順の設定）の「参照」が可能となります。
  これらのレイアウトを使用して、所属するポジションに応じた対象社員の勤務実績を確認することができます。
  なお、その出力内容は、CSV形式、またはExcel形式ファイルでエクスポートすることもできます。
• すべての社員参照
  承認経路に関わらず、すべての社員の勤務実績が対象となります。
  ※［出勤簿管理］の「すべての社員参照」権限とは、別の権限となります。
  レイアウト上で全社員の勤務実績を確認するためには、出勤簿の参照権限とは別に、［勤務実績エクスポート］の「すべての社員参照」権限を付与する必要があります。
  ※管理部門など、全社的な状況を把握する必要がある立場の方に限って設定することをおすすめします。

［勤務実績エクスポート］の「編集」権限－「レイアウト編集者」

システム管理者以外に、レイアウトを登録・編集・削除できる権限を持つ社員を設定したい場合は、「レイアウト編集者」として［勤務実績エクスポート］の「編集」権限を設定します。

＜権限の概要＞

この権限を付与すると、新しいレイアウトを登録できるようになります。
また、登録されているすべてのレイアウトに対して、項目の追加・編集・削除が可能となり、レイアウト自体の削除も可能です。

＜権限の設定方法＞

設定メニュー　->　［組織・権限設定］　->　操作権限追加パネルなど権限設定

• 編集
  

  レイアウト（出力する項目や並び順の設定）の追加、編集、削除ができます。
  また、他者が設定したレイアウトをも含め、すべてのレイアウトの参照・編集・削除も可能となります。

  ※管理部門など、全社的な状況を把握する必要がある立場の方に限って設定することをおすすめします。

勤務実績の参照範囲について

所属するポジションに「参照」権限が付与された場合、勤務実績を参照できる（表示される）対象社員は、以下の通りとなります。

1. “自身が所属するポジション”と“承認経路上で下の階層にあるポジション”に所属する社員（自身も含む）
2. 「すべての社員参照」権限が付与されている場合は、承認経路に関わらず、すべての社員

［勤務実績エクスポート］画面には、登録されているすべてのレイアウトが表示されますが、同じレイアウトを参照しても、所属するポジションによって、勤務実績が表示される社員が異なりますので、ご注意ください。

設定した［勤務実績エクスポート］を出力する

［勤務実績エクスポート］で出力レイアウトの設定ができたら、Excel形式またはCSV形式としてエクスポートし、給与連携やデータ分析に使用できます。

「レポート出力」パネルの［絞り込み条件］で、期間や社員などの条件を指定して絞り込んだ場合、その条件に該当した実績値のみを表示し、エクスポートできます。

1. 確認・出力したい出力レイアウトを選択して、［エクスポート内容を見る］ボタンをクリックします。
   
   ヒント：
   初期値では、「日別集計」の場合は当日分、「月別集計」の場合は当月度分の実績値が表示されます。
   
   
2. 「レポート出力」パネルの［絞り込み条件］ボタンをクリックします。
   
   
   
3. 条件入力画面にて、出力する期間や社員の部門など条件を指定し、［絞り込み］ボタンをクリックします。
   
   ヒント：
   期間は、「日別項目」の場合、「年月日」で指定します。なお、開始日と終了日が同じであれば、1日分の表示となります。
   「月別項目」の場合は、「年月（月度）」で指定します。なお、開始月と終了月が同じであれば、1ヶ月分の表示となります。
   出力レイアウトが「月別項目」の場合、「出勤簿承認状況（未承認／承認済）」や、「出勤簿確定状況（未確定／確定済）」を条件として、絞り込むこともできます。
   
   
4. 指定した期間、社員の勤務実績が表示されますので、［エクスポート］アイコンをクリックします。
   
   CSVエクスポート：勤務実績をCSV形式のファイルでエクスポートします。
   Excelエクスポート：勤務実績をExcel形式のファイルでエクスポートします。
   
   
5. 確認メッセージが表示されたら、［OK］ボタンをクリックします。
   
   
   
6. エクスポート処理が開始されたら処理状況が表示されます。
   処理完了まで時間がかかる場合には、［閉じる］ボタンを押して後からファイルをダウンロードすることもできます。
   
   
   
7. エクスポート画面のまま待つ場合は、処理完了後に［ダウンロード］ボタンをクリックしてファイルをダウンロードします。
   
   
   
8. エクスポート画面を閉じた場合、［エクスポートファイル管理］アイコンからエクスポート処理状況の確認やファイルダウンロードを行います。
   
   ≪完了≫

 （記事ID：1041） 

勤怠項目

［労働パターン設定］の項目設定・月別項目（集計項目）に設定されている項目を選択できます。

「勤怠項目」には、時間、金額、日数、回数の４種類があります。

「項目を加算する」にチェックを入れると2項目まで選択でき、同じ種類同士（例：時間項目同士）の2つの集計項目をまとめた「勤怠項目【合計】」を作ることができます。

表示期間の集計値、平均値、または各月の値を表示／該当月数を表示

選択した集計項目について「計算タイプ」を設定します。

計算方法

計算タイプ「表示期間の集計値、平均値、または各月の値を表示」を選択すると、計算方法として「集計値／平均値／各月の値」のいずれかを選択できます。

「集計値」を選択すると、指定した期間（1ヶ月～12ヶ月）の勤務実績を集計した値を計算して表示します。

「平均値」を選択すると、指定した期間（1ヶ月～12ヶ月）の勤務実績の集計値を月数で割った値を計算して表示します。

該当条件

計算タイプ「該当月数を表示」を選択すると、［該当条件］で、勤務実績について条件を設定できるようになります。

表示した期間（1ヶ月～12ヶ月）内で、条件に該当する月数を計算して表示します。

表示条件

「背景色」を表示する「条件」を設定します。

計算や集計の結果に対して条件（「しきい値」）を設定し、その条件に該当する値のセルを色で強調（マーキング）します。

条件は３つまで設定することができ、背景色は、「赤／黄／緑」のいずれかを選択できます。

複数の条件に当てはまった場合には、表示条件の中で上に設定された背景色から優先して表示されます。

目標値への達成状況をわかりやすくしたり、“警告”や“注意”が必要な値を見つけやすくしたりすることができます。

表示条件をあとから設定する場合や、条件を追加する場合は、［＋］アイコンをクリックして、条件設定を追加します。

複数の条件がある場合、条件式の左側にある［↑］アイコンをクリックして、表示条件の判定の順序を変更できます。

「しきい値」が明確に設定できない場合や、表示する期間を想定していない場合には、表示条件は、設定しないこともできます。

表示条件を設定しない場合や、不用になった場合は、条件設定の右にある［×］アイコンをクリックして、削除します。

空欄の扱い

「表示する値が無い場合の対応」を設定します。

計算や集計の結果が【空欄】で表示される場合に、「0を出力」を選択すると、【空欄】の代わりに、値【0】を出力させることができます。

「そのまま」を選択すると、結果として表示する値が無い場合は、そのまま【空欄】となります。

（記事ID：1045）

［勤務実績照会］とは

［勤務実績照会］は、勤務実績の月別項目（集計項目）から選択した項目について、各社員の実績情報を一覧で表示し、Excel形式ファイルでエクスポートできる機能です。

この機能では、出勤簿に表示されていない項目も含めて集計値を表示し、比較することができます。また、特定期間の集計や平均など、実績値を用いた計算や集計を行うこともできるため、目的に応じた勤務実績を照会することができます。

• 実績の集計が、社員ごとに「表形式」で表示され、そのままエクスポートすることができます。
• 計算や集計の結果を、「昇順」または「降順」に並べ替えて確認することができます。
• 計算や集計の結果に対する表示条件を設定することで、該当する値のセルに「背景色」を付けて表示できるので、注目すべき勤務実績を視覚的に把握することができます。
• 計算や集計の期間は「１ヶ月～１２ヶ月」までを設定でき、「複数月」とすると、指定した集計項目について、「集計値」や「平均値」、「条件に該当する月の数」を確認することができます。また、集計期間を「１年間」とすると、年間（年度別）の勤務実績を照会できます。

［勤務実績照会］の権限設定

［勤務実績照会］の「操作権限」には、「レイアウト」を閲覧できる「参照」権限と、登録（設定）できる「編集」権限があります。各社員が所属するポジションに対して、目的や役割に応じた「操作権限」を設定します。

［勤務実績照会］の「参照」権限を設定する

この権限を付与すると、機能メニューから［勤務実績照会］画面が表示され、設定されたレイアウト（表示設定）を利用して、自身が所属するポジションと承認経路上で下の階層にあるポジションに所属する社員の勤務実績を確認して、Excel形式ファイルでエクスポートすることができます。

※一般社員（下の階層を持たないポジションに）に対して、自身の勤務実績を照会できるよう設定することもできます。

同じポジションに複数の社員が所属している場合は、お互いの勤務実績を参照可能となります。

他者の参照を不可とする勤務実績が含まれるレイアウトがある場合は、参照権限を付与しないでください。

設定する場合、［組織・権限設定］の権限設定画面で「勤務実績照会」にチェックを入れます。

なお、「すべての社員参照」権限を付与すると、承認経路に関わらず、すべての社員の勤務実績を照会することができます。全社員の勤務実績を確認して、エクスポートすることができます。

※管理部門など、全社的な状況を把握する必要がある立場の方に設定することをおすすめします。

※全員の出勤簿を閲覧できる権限があっても、［勤務実績照会］で「すべての社員参照」の権限が設定されていなければ、全員の勤務実績を確認することはできません。

［勤務実績照会］の「編集」権限を設定する

システム管理者以外に、レイアウトを登録できる権限を持つ社員を設定したい場合は、「レイアウト編集者」として［勤務実績照会］の「編集」権限を設定します。

この権限を付与すると、新しいレイアウトを登録できるようになります。

また、登録されているすべてのレイアウトに対して項目の追加や削除など編集が可能であり、レイアウト自体の削除も可能です。

設定する場合、［組織・権限設定］の権限設定画面で「勤務実績照会」と「編集」にチェックを入れます。