月次報告の早期化で経営判断がスピードアップ
現場に無理なく定着した業務のデジタル化

紙・手入力中心の請求書処理に毎月20日を費やす状態

導入前の課題や、検討を始めたきっかけを教えてください。

毎月200〜300社分の請求書を紙で受け取り、事務部5名で対応していました。
具体的な業務の流れは以下の通りです。

1. 紙の請求書の受け取り
2. Excelへ請求情報の手入力
3. 支払い証明書を手書き
4. ネットバンキングへ手入力
5. 会計ソフトへ手入力
6. 紙の請求書を保管

この一連の作業には毎月約20日を要しており、月の大半を請求書処理に費やしていました。
紙の請求書を確認しながら手入力・手書きする必要があるため、作業に時間がかかり、入力ミスによる差し戻しや確認作業も発生していました。

また、本社と加工センターの2拠点で業務を行っていましたが、紙の請求書は本社保管のため、過去の履歴確認のたびに事務部で対応が必要となり、非効率な状態でした。

こうした状況から、業務全体の見直しが必要だと感じたことが検討のきっかけです。

「現場で使えるか」を重視してサービスを選定

「楽楽請求」を選んだ理由を教えてください。

選定にあたっては、いくつかポイントがありましたが、一番重視したのは、現場の担当者が無理なく使えるかどうかです。

担当者の多くがクラウドシステムの利用経験がなく、操作が複雑だと定着しないのでは、という不安がありました。

その点「楽楽請求」は、操作が直感的で分かりやすく、専門知識がなくても使えるシンプルな設計だと感じました。

また、それ以外にも以下の点が良いと感じました。

• 請求書の受領から仕訳、FBデータ作成までを一つのシステムで完結できること
• 導入前の面談で具体的な運用イメージを丁寧に説明してもらえたこと

他社サービスとも比較しましたが、「一番簡単にやりたいことを実現できそう」と感じたことが決め手です。

作業時間が約1/2に削減、月次報告の早期化で経営判断がスピードアップ

導入後、どのような効果がありましたか？

導入後は、請求書をスキャンして取り込むことでデータ化され、手入力や手書き作業が不要になりました。その結果、これまで約20日かかっていた業務が約10日で完了するようになり、作業時間を約1/2に削減することができました。

また、紙で管理していた請求書もデータとして検索できるようになったことで、過去の履歴確認もスムーズになり、確認作業の手間も減少しました。

特に大きな変化は、業務スピードの向上が経営にも好影響を与えた点です。
余裕をもって財務データを報告できるようになり、経営判断のスピード向上につながっています。

現場の負担を抑えながらスムーズに運用が定着

運用定着の工夫や、導入を検討している企業へのメッセージを教えてください。

運用開始当初は週1回の面談を実施し、ラクスの担当者から説明を受けながら、段階的に操作を習得しました。

その結果、導入から約2か月で、自走できる体制を構築することができました。現場の担当者からも「使いやすそう」という前向きな反応が多く、現場の担当者に大きな抵抗感もなく、運用を開始できたと感じています。

「楽楽請求」は、これまで手作業や紙中心で業務を行ってきた企業にとって、無理なく業務改善を進められるシステムだと感じています。今後もさらなる業務効率化を目指し、活用を進めていきたいと考えています。