監査法人アヴァンティア様 「楽楽請求」導入事例 請求書処理時間を約1/2に削減
受領から承認・会計処理状況を見える化

法人規模の拡大により、請求書管理の見直しが必要に

導入前の課題や、検討を始めたきっかけを教えてください。

法人規模の拡大に伴い、取引先からの請求書の件数が約2倍に増えたことが「楽楽請求」の導入を検討するきっかけでした。急な人員増強は難しい中、限られた体制で請求書対応業務を行う必要があり、経理担当者の業務負荷は大きくなっていきました。

特に課題だったのが、取引先ごとに請求書の発行方法が異なっていた点です。紙、PDF、メールなどさまざまな形式で請求書が届き、各部署の担当者がそれぞれ受領から支払申請の起票まで対応していたため、経理担当者は起票されるまで請求書の状況を把握しづらい状態でした。また、請求書の増加により各部署での起票が遅れるケースも増え、その状況を確認する作業に多くの時間を割く必要がありました。

そこで、請求書対応業務そのものを見直し、経理部門で請求書の受領から支払までの状況を一元的に管理できる仕組みを整えることで、業務の遅れや漏れを未然に防ぎ、ガバナンスを強化するために「楽楽請求」の検討に至りました。

業務を見える化できる操作性が決め手

「楽楽請求」を選んだ理由を教えてください。

「楽楽請求」を選んだ一番の理由は、画面の見やすさと操作のしやすさです。

また、初期設定やデータ移行の手間が最小限で済む点にも安心感がありました。専任の担当者と週1回の定例ミーティングを行いながら進捗確認や課題整理を進め、短期間で導入することができました。

加えて、もともと利用していた会計システムとスムーズに連携できることも大きなポイントでした。従来行っていたCSVデータの修正や手作業による調整が不要になり、承認から会計処理までを一連の流れで進められるようになっています。

迷わず業務を進められる体制へ、属人化も排除

導入後、どのような効果がありましたか？

請求書の受領から承認・会計処理までの進捗を一元的に把握できるようになり、業務の遅れや確認作業に追われることがなくなりました。その結果、請求書処理にかかる時間は従来の約1/2まで効率化されています。

支払依頼を起票する各部署の担当者は、取引先から請求書を受領したら「とりあえずアップロード」しておくだけで、対応すべき請求書を一覧で把握できるようになりました。

経理担当者も、「楽楽請求」は請求書ごとのステータスが表示されるため、どこまで承認や会計処理が進んでいるかを把握できるようになり、業務全体の見通しを立てやすくなりました。加えて、過去の仕訳データを検索・参照できるため、判断や確認に迷う場面が減り、スムーズに業務を進められるようになっています。

また、請求書起票に必要な情報を伝票マスタとして登録・共有できるようになったことで、特定の担当者に依存することなく、複数のメンバーで対応できる体制が整いました。属人化が解消され、経理担当者がより幅広い業務に取り組める環境が整っています。

経理を「守り」から「攻め」の部門へ進化させていきたい

今後の展望について教えてください。

請求書業務の効率化によって生まれた時間を、より付加価値の高い業務に活かしていきたいと考えています。ペーパーレス化やクラウド活用を進めながら、RPAやAIを活用した定型業務の自動化にも取り組んでいく方針です。業務を単に効率化するだけでなく、判断や分析が求められる業務にリソースを振り向けていきたいと考えています。

バックオフィスは人員を大きく増やせないからこそ、テクノロジーへの投資が重要だと考えています。経理部門を「守りの部門」から「攻めの部門」へと進化させ、会社全体の成長を支える存在であり続けたいと考えています。

※RPA：人がPC上で行う定型業務をソフトウェアロボットが自動化する仕組み