月200件超の請求書を電子で一元管理
紙の回覧から脱却し、場所に縛られない働き方へ

分散した受領と紙の回覧が、管理コストと承認の負担に

導入前の課題や、検討を始めたきっかけを教えてください。

当社では、請求書を受領する部門や場所が社内の各所に分散しており、会社として請求書を一元管理できていない状態でした。

また、電子データで受領した請求書であっても、社内での回覧・承認のためにわざわざ紙に出力して運用していました。そのため、電子と紙の二重管理の手間に加え、用紙代や印刷・保管にかかる管理コストも発生していました。

紙で回覧していたことから、どの請求書が承認済みなのか、支払処理がどこまで進んでいるのかをリアルタイムで把握することも難しい状況でした。

さらに、支払前の最終確認では、最終承認者が大量の紙の束を1枚ずつめくって確認・捺印する必要がありました。承認フローの効率面でも、社長の業務時間や負担の面でも、大きなネックになっていました。

グループでの実績と、自社の規模に合った「ちょうどよさ」が決め手

「楽楽請求」を選んだ理由を教えてください。

親会社である安田倉庫がすでに「楽楽精算」を利用しており、一定の効率化の手ごたえを得ていたことから、ラクスの製品には以前から信頼感を持っていました。

一方で、当社の規模で高機能な経費精算システムを導入すると、費用対効果が見合いにくいとも感じていました。そうした中で、請求書の受領業務に特化した「楽楽請求」の存在を知り、当社のニーズに最も合っていると判断しました。

月200件超の請求書を電子で一元管理　場所を選ばない働き方も実現

導入後、どのような効果がありましたか？

月200件を超える請求書を、すべて電子データで一元管理できるようになりました。これまで発生していた紙への印刷や紙での回覧、ファイリングといった作業が不要になり、管理コストと手間を大幅に削減できています。

また、出社や紙の処理に縛られず、パソコン1台あればどこでも受領・処理ができるようになったことで、残業の削減や、体調不良時の在宅勤務といった柔軟な働き方も可能になりました。

直感的に操作できるため、特定の担当者に頼らない体制を築くことができたのも大きな成果です。手作業が減って生まれた時間で、社内マニュアルの整備や教育体制の強化にも取り組むことができるようになりました。

承認面では、紙の束を1枚ずつめくっていた確認作業をデータ上でスムーズに行うことができるようになり、社長自身の作業時間の短縮やストレスの軽減にもつながっています。

なお、当社ではすでに「楽楽明細」を利用していたため、共通の操作感ですぐに馴染むことができ、「楽楽請求」もスムーズに導入できました。システムや提供元を統一するメリットを実感しています。

紙業務からの解放が、会社全体の好循環に

運用定着の工夫や、導入を検討している企業へのメッセージを教えてください。

「楽楽請求」は画面の操作性が直感的でわかりやすいため、社内展開の際にも大きな混乱はなく、スムーズに定着させることができました。また、導入によって生まれた時間を活用してマニュアルを作成し、新人や他の担当者でもすぐに操作を覚えて対応できる仕組みを整えています。

紙ベースで対応していた業務をデジタル化・システム化したことで、アナログ作業や手戻りから解放され、事務業務の負担は大幅に軽減されました。創出した時間を顧客対応や新たな効率化に向けた企画にあてることができるようになりました。さらに、収支管理も効率化したことで、経営の意思決定の早期化にもつながっています。「楽楽請求」の導入は、会社全体に好循環をもたらしてくれたと感じています。紙での運用に課題を感じている企業の方にも、ぜひおすすめしたいです。