月150件超の請求書処理を手入力ゼロで効率化
属人化を解消し、現行業務を変えずに導入

3拠点から届く月150件超の紙請求書を1人で処理

導入前の課題や、検討を始めたきっかけを教えてください。

これまで、3拠点から届く月150件超の紙の請求書を最終的に私1人で処理していました。

具体的な業務の流れは次の通りです。

1. 各拠点で庶務担当者が紙の請求書をもとに支払依頼伝票を起票
2. 印刷した支払依頼伝票を本社へ郵送
3. 社内で回覧・押印後、最終的に私が経理システムへ手入力

請求書は20日締めのため、月末までの約10日間に業務が集中し、毎月の月末は時間に追われる状況が続いていました。

さらに電子帳簿保存法への対応も求められ、このままでは限界があると感じ、業務見直しを検討し始めました。

操作が分かりやすく、現状の業務を変えずに導入できる点が決め手

「楽楽請求」を選んだ理由を教えてください。

「楽楽請求」を選んだ一番の理由は、操作がシンプルで、現状の業務フローを大きく変えずに導入できる点です。他社との比較検討を行う中でも、「分かりやすさ」は特に重視していました。これまで経理システムへの入力作業は私1人に属人化していましたが、「楽楽請求」を導入したことで、休みを取っても他の社員へ引き継ぎやすい体制を整えることができました。

また、当社が抱えていた課題を解決できる機能が揃っていながら、他社と比較してコストが抑えられていたことも、導入の後押しとなりました。

手入力ゼロで月8時間削減と締切ストレスからの解放

導入後、どのような効果がありましたか？

最も大きな変化は、請求書をアップロードするだけで情報が自動でデータ化されるようになったことです。これにより、経理システムへの手入力が不要となり、月あたり約8時間の作業時間削減を実現しました。

作業時間の削減以上に大きかったのは、心理的な負担の軽減です。「月末までに終わらせなければ」というプレッシャーが和らぎ、中核業務に集中できる環境と心の余裕が生まれました。

また、拠点から直接請求書を「楽楽請求」へアップロードできるようになったことで、月約200枚のペーパーレス化も実現しています。

さらに、既存の会計システム「GLOVIA」との連携^※もスムーズです。「GLOVIA」は取り込み用CSVフォーマットが複雑ですが、「楽楽請求」では出力フォーマットを柔軟にカスタマイズできるため、追加加工なく連携が可能です。これにより、会計処理まで滞りなく進められるようになり、業務全体の質も向上しました。

手厚いサポートで運用が定着。中小企業にこそ勧めたい

運用定着の工夫や、導入を検討している企業へのメッセージを教えてください。

導入時はラクスの担当者にも登壇いただき、請求書処理に関わる社員を対象に事前説明会を実施しました。また、1か月間のトライアル期間で、操作に慣れることができたため、本稼働時もスムーズに運用を開始できました。

「GLOVIA」との連携設定についても、導入前から親身に相談に乗っていただき、サポート体制の厚さに安心感を持ちました。アップデートの頻度も高く、ユーザーの声が迅速に反映される点も信頼しています。

「楽楽請求」は、当社のように限られた人数でバックオフィス業務を担っている中小企業に合っているシステムだと感じています。
システム導入に慣れていない企業でも導入しやすく、現行業務を大きく変えることなく、着実に業務改善を進められる点が大きな魅力です。人手を増やさずに請求書処理業務を効率化させたい企業にとって、安心して長く使い続けられるシステムだと思います。

※本事例における「GLOVIA」との連携は、CSVファイルのインポートによるものです。