はじめに
「楽楽自動応対」はチーム全員のメールの対応状況を見える化し、返信漏れや二重返信を防止するメール共有管理システムです。
ここでは、楽楽自動応対を使い始めるために必要な初期設定をご案内いたします。
動作環境
楽楽自動応対の動作保証環境（OS・ブラウザ）は下記ページをご確認ください。
仕様書＞＞＞動作環境
動作保証外のOS・ブラウザをご利用中に発生したしました挙動はすべてサポート対象外となります。
初回ログイン方法
新規契約申し込み時に申込担当者（契約担当者）としてご記載いただきましたメールアドレス宛に
契約開始のご案内メールをお送りしております。
メールの内容をお確かめのうえ、初回ログインをお願いいたします。
サーバURL ：https://md○○.maildealer.jp/
転送先メールアドレス ：maildealer-○@md○○.maildealer.jp
ログインID・パスワード設定用URL
ユーザID ：○○_root
パスワード設定用URL ：https://md○○.maildealer.jp/********
※○○の部分はお客様によって異なります。
ご契約内容により、URLが異なります。
ブラウザのブックマークに登録して、いつでもアクセスできるようにしてください。
各担当者のユーザは『ユーザ設定』でご案内いたしますので、まずはルートユーザでログインください。
下記ルールに従い、ルートユーザのパスワードをご設定ください。
・「英字(小文字)」と「数字」のみ
・各文字1文字以上含む
・8文字以上
※設定用URLは有効期限がございます。
お早めにお手続きください。
有効期限が切れてしまった場合は、サポートセンター宛にご連絡ください。
ご連絡先はこちらをご参照ください。
楽楽自動応対の画面の使い方
楽楽自動応対の各種機能の利用、各種設定を行う部分です。
メールボックスのフォルダが表示されている部分です。
マイメール（一時保存、承認待ち等）はここから確認できます。
フォルダをクリックすると、該当フォルダのメール一覧が表示されます。
ログイン時は各種アナウンスが右上に表示されます。
ユーザ設定
ユーザ設定は、すべてのメールボックスで共通の設定です。
楽楽自動応対を使用するユーザを担当者別に登録します。
1つのユーザを共有して利用することは、動作保証対象外のため、必ず担当者ごとに1ユーザ登録ください。
ユーザグループの作成
まずはじめにメールボックスごとに閲覧制限するためのユーザグループを作成します。
ユーザの登録
楽楽自動応対では、複数のユーザにて利用することができます。
担当者別など、楽楽自動応対を利用するユーザ毎に登録します。
「担当者の表示設定」にて「ユーザIDを表示する」が選択されている場合に、楽楽自動応対内での「担当者」として表示されます。
※メールの担当者になった場合の初期表記はユーザIDです。
「担当者の表示設定」にて「氏名を表示する」が選択されている場合に、楽楽自動応対内での「担当者」として表示されます。
テンプレートや署名に挿入する「置き換え文字」に反映されます。
パスワード設定依頼、担当者通知、コメントメンション通知、開封確認通知など、システムからの通知メールが届きます。
※注意※
メールアドレスを登録しない場合は、パスワード設定依頼メールが送信されません。
「登録」ボタン押下後、画面上部に自動発行されたパスワードが表示されますので、該当ユーザへお伝えください。
また、上記各種通知メールは送信されません。
以下の状況で通知を受け取ることができます。
・メールの担当者になった場合
・コメントが届いた場合
・開封確認を利用した担当メールが開封された場合
通知方法は以下の通りです。
・メールで通知する
→登録メールアドレス宛に通知
・ポップアップで通知する
→楽楽自動応対画面上でポップアップ通知
・外部チャットで通知する
→以下対象の外部チャットへ通知
└ Chatwork
└ slack
└ Micorsoft Teams
※外部チャット通知を利用するには別途設定が必要です。
設定方法はこちらをご確認ください。
利用するメールボックスを指定する必要があるため、必ず1つ以上のユーザグループを選択します。
有効期限を過ぎるとパスワードの設定ができず、パスワード再発行が必要になります。
登録ユーザが多い場合等、どの組織（例：営業など）に属しているかを可視化するための項目です。
ユーザの一覧画面の「組織名」の項目において、昇順・降順の並び替えのみで利用できる項目です。
▼FAQ「ユーザの削除を行った場合、どのような影響がありますか？」
メール内に記載されたURLからパスワード設定ができなくなります。
管理者様にパスワード設定依頼メールを送付いただくようご依頼ください。
管理者様にてパスワード設定依頼メールを送付する方法は以下ページをご参照ください。
■FAQ：パスワードを再設定することはできますか？
設定ウィザード（導入ステップ）
楽楽自動応対を利用開始するにあたり、必須となる基本の設定を「設定ウィザード」にまとめておりますので、順番にご設定ください。
※メールボックスごとに設定が必要です。
「STEP 3. ユーザ登録」はメールボックス共通の設定です。
STEP 1 .From アドレスの設定
楽楽自動応対で管理したいメールアドレスを登録します。
管理したいアドレスが複数ある場合、「一番よく利用するアドレス」や「代表アドレス」を設定してください。
ここで登録したアドレス以外は、「To/Fromの設定」にてご設定ください。
楽楽自動応対の管理・運用において、分かりやすい名称を入力してください。
※お客様（メール送信先）には表示されません。
初期値は「契約者名（法人名）○○（メールボックス番号）」が入っています。
社名や店舗名など任意の名称を入力してください。
※お客様（メール送信先）に表示されます。
複数ある場合は「一番よく利用するアドレス」や「代表アドレス」を入力してください。
メール送受信での利用は控えていただくようお願いいたします。
（対象：maildealer-▲▲@md○○.maildealer.jp、maildealer-▲▲@md○○gw.maildealer.jp）
■ リスク①：正常に利用できなくなる可能性
アドレスが外部に公開されることにより、何かしらの経路で転送先アドレスを見つけた悪質な業者から、迷惑メールの標的になる可能性がございます。
大量受信によって楽楽自動応対に過負荷がかかります。その結果、送受信の遅延や操作不能を招く恐れがあります。
■ リスク②：情報漏えいに繋がる可能性
前提といたしまして、ご利用いただいておりますスタンダードプランは、同じ楽楽自動応対サーバで、メールボックスを分けて複数の企業様がご利用いただいております。
契約終了後やプラン変更時、弊社の運用上、 再度同じ環境（メールボックス）を発行して別のお客様がご利用いただくケースが発生する可能性もございます。
そのため、転送先アドレスを使い続けていると、お客様のやり取りにご利用されていた場合、貴社のお客様からのメールが第三者に届いてしまうリスクがあります。
STEP 2. 運用管理者の設定
運用管理者とは、メールボックスの設定や変更等の管理をする担当者です。
登録したメールアドレス宛には、楽楽自動応対からの各種通知メール、 レポートメールが送信されます。
STEP 3. ユーザ登録
ユーザ設定をご確認ください。
STEP 4. フォルダ作成
メールの受信・送信を整理するために、任意のフォルダを作成できます。
カテゴリ別（部署/窓口、問い合わせ内容、メールアドレスなど）にフォルダを作成すると管理しやすくなります。
STEP 5. 署名の設定
メールを送信する際にメール本文に挿入する、会社名や店舗名などの署名を設定します。
楽楽自動応対のユーザが署名を選択する際に分かりやすい名称を設定してください。
※メールの送信先（顧客）へは表示されません。
＜例＞
いつもご利用いただきましてありがとうございます。
ラクス商店の○○でございます。
＜例＞
────────────────────────
会社名
〇〇部
名前
〒000-0000 東京都〇〇〇
TEL：03-0000-0000 FAX： 03-0000-0000
Email：×××＠×××.com
URL: https://×××.com/
────────────────────────
STEP 6. 送信の設定
楽楽自動応対から送信したメールが、受信者側で「迷惑メール（偽物）」と間違われないようにするための設定です。
※楽楽自動応対に限らず、メールの仕組み上、対策の設定を実施していないと、受信側のセキュリティシステムから「迷惑メール（偽物）」と疑われてしまい、メールが届かなくなる原因になります。
弊社では対策設定として、「SMTPサーバの設定」と「SPFレコードの設定」の2通りの方法をご案内しております。
STEP 7. 受信の設定
楽楽自動応対でメールを受信するための設定を行います。
以下の2通りの受信方法があります。
●転送受信（※推奨）
●POP/IMAP受信
受信元のサーバ(お客様でご利用のメールサーバ)に届いたメールを楽楽自動応対の転送用アドレスに転送することでメールを受信をする方法です。
楽楽自動応対では、一度に受信できるメール通数の制限や受信するまでの時間差を考慮し、「 転送受信 」での運用を推奨いたします。
POP/IMAP受信で設定する場合は、こちらのサポートサイト「POP/IMAP設定」をご参照のうえ、設定ください。
各受信方法のメリット・デメリットはハウツーガイド「転送とPOP受信の違い」をご参照ください。
本ページでは、楽楽自動応対で推奨している「 転送受信 」の設定をご案内いたします。
転送受信の仕組み
メールアドレスを管理しているお客様のメールサーバで受信したメールを楽楽自動応対に転送することで、楽楽自動応対上で管理することができるようになります。
転送設定の方法
楽楽自動応対で受信したいメールアドレスを管理しているお客様でご利用のメールサーバ上で設定を行う必要があります。
※お客様でご利用のメールサーバ上での転送設定方法については、
メールサーバ管理者様、及び、ご契約のホスティング会社様にお問い合わせください。
楽天あんしんメルアドサービスに関する設定＜楽天市場へ出店されている方のみ＞
※ 楽天あんしんメルアドサービスをご利用のお客様のみご設定ください。
楽天あんしんメルアドサービス（マスクアドレス）へ送信するための設定を行います。
楽天のマスクアドレス宛てにメールを送信する場合は、本設定が必須となっており、
設定していない場合、マスクアドレス宛にメールを送信することはできません。
楽天あんしんメルアドサービスとは・・・
楽天市場のショップに対して、お客様の実際のメールアドレスを表示せずに、
ショップからお客様へのメール送信が可能な仕組みです。
お客様の実際のアドレスはマスクアドレス（例：ランダムな英数字@pc.fw.rakuten.ne.jp）へ変換されて表示されます。
設定ウィザードはここまでで完了です。
業務効率化のための設定（活用ステップ）
メールの対応状況を見える化し、返信漏れや二重返信を防止するための基本の設定をご案内いたします。
メールの共有管理に特化した楽楽自動応対独自の機能もございますので、是非ご設定ください。
To/Fromの設定 ＜複数アドレスを管理される方のみ＞
楽楽自動応対で受信するメール内容や用途によって、メール送信時に使用するFromアドレスを使い分けることができます。
営業用とサポート用のFromアドレスを使い分けたい場合や、楽天ショップ用とyahooショップ用など、それぞれのFromアドレスを使いたい場合は設定ください。
・1つのメールボックスで1つのメールアドレスを管理される場合
→ご設定いただかなくても問題ございません。
・1つの複数のアドレスを管理される場合
→ご設定いただくことを推奨いたします。
楽天R-Messe・Yahoo!ショッピング連携設定＜各モールに出店されている方のみ＞
楽天R-Messe、Yahoo!ショッピングのチャット形式のお問い合わせが楽楽自動応対上で対応できます。
設定方法は下記ページをご参照ください。
※ご設定を行うには、「RMS」「Yahoo!ストアクリエイターPro」へログインして操作が必要です。
ラベルの作成
優先順位や対応状況の見える化をするための機能です。
口頭で引き継いでいる内容はラベルを作成し、楽楽自動応対を確認するだけで簡単に状況の共有をすることができます。
テンプレート設定
決まった内容でメールを送信する場合に、あらかじめテンプレートとして登録しておくことができます。
よくお問い合わせがある質問の回答や、毎日のように定期的に送信する商品発送などのご案内メールなど、メール送信を効率的に行いたい場合に便利です。
振り分けの設定
特定のメール受送信時に特定のフォルダに入れたり、担当者を付けるなど、条件を指定してメールを自動で振り分けることができます。
【設定例】
★ 受信メールを自動的にフォルダに振り分けたい。
★ 特定条件のメールは事前に担当者を指定したい。
★ メールを返信するときに適した署名を自動的に選択しておきたい。 etc…
楽楽自動応対を便利に使いこなすためには、必須設定となります。
初期設定完了後、メールが受信できるようになった状態でご設定ください。
振り分け条件の一覧画面にて、上に表示されている条件から順次適用されます。
条件に合致した場合、それより下に表示されている条件は適用されません。
※メール返信時限定のアクションです。
※メール返信時限定のアクションです。
※メール返信時限定のアクションです。
※特殊な運用をする場合のみ設定してください。
例）他のメーラーから送信したメールを楽楽自動応対で受信し、その受信メールを送信メールールとして管理したい場合など。
※ウィルス＆迷惑メール対策オプション契約の場合は迷惑メールフォルダへの移動も指定可能
※設定した振り分け条件によっては、意図しないメールに適用される可能性もあるため、「すぐに削除する」のではなく「ゴミ箱に移動する」が推奨です。
なお、削除されたメールは弊社にて復元することはできませんので何卒ご了承ください。
メールボックスの詳細設定
メールボックス全般に関する細かな設定について、下記ページをご確認のうえ、貴社の運用に合わせてご設定ください。
ここでは、初期設定時にご設定いただくことを推奨している内容をご案内しております。
ご確認のうえ、必要に応じてご設定ください。
ゴミ箱内のメールの自動削除期間の設定
ゴミ箱フォルダ内のメールが削除されるまでの期間を設定します。
指定した期間内であれば、誤ってゴミ箱へ移動したメールを元のフォルダに戻すことができます。
ただし、指定期間が長すぎる場合は、使用容量の圧迫や動作遅延に繋がるため、
適切な期間の設定を推奨いたします。
ゴミ箱から削除されたメールは、 楽楽自動応対サーバから完全削除されているため、弊社でも復元することができません。
全員への返信方式（Ccの引用方式）の設定
メール返信時の元メールのメールアドレス引用方式に関する設定です。
引用方式は「元メールのCcを引用する」と「元メールのCc、Toを引用する」の2通りあります。
※各設定の挙動はこちらのサポートサイト内の画像をご参照ください。
初期値では「元メールのCcを引用する」設定となっており、返信時に元メールのToは引用されません。
ここでは、宛先（To、Cc）が複数設定されたメールを返信する際に、元メールの宛先（To、Cc）すべてをCcに引用する設定をご案内いたします。
作成中メールを自動保存する設定
メール作成時において、最短30秒間隔で自動保存する設定です。
警告ワードチェックの設定
件名や本文に対象キーワードが含まれていた場合は確認ダイアログを表示させることができます。
（利用例）
・テンプレートで置き換え用の任意の文字（●●）等を入力して登録していた場合などに、
消し忘れ防止で警告ワードを設定
・ファイル添付防止のために「添付」や「ファイル」を警告ワードに設定
保管メールへ移動する期間の設定
楽楽自動応対では、動作の快適性を保つために、受送信してから一定期間経過した古いメールを別のデータベースに移動させる仕様があり、そのメールを「保管メール」と呼んでおります。
※保管メール以外のメール一覧上に表示されているメールを「通常メール」と呼んでおります。
「保管メール」となったメールは、メール一覧画面上からは非表示となり、
詳細検索からのみご確認いただくことが可能です。
また、保管メールに対して返信等の操作は行うことができず、
「閲覧」と「フォルダ移動」のみ操作が可能です。
過去メールに対して返信を行う可能性がある場合は、保管メールへの移動する期間をご変更ください。
メールの蓄積数が多くなり通常メールが増加すると、画面表示や検索速度が遅くなります。
お客様のメール送受信数に合わせて、一定期間を過ぎたメール・電話応対は、保管メールに移動されるよう表示期間をご調整ください。
［メール通蓄積数の目安］
・通常メール：100,000通まで
・保管メール：400,000通まで
ご利用の楽楽自動応対にあるメール蓄積数の確認方法はこちらのサポートサイト「分析する＞蓄積メール数の日別推移」をご参照ください。
また、メール蓄積数が多い場合、表示期間を短くすると一度に多くのメール・電話応対が保管メールに移動するため、夜間メンテナンスが長期化する可能性がございます。
表示期間は大幅に短くするのではなく、『日毎に「1ヶ月」単位で短くしていく』等、一度に移動する件数が多くならないようご調整ください。
メールの蓄積数が多くなり通常メールが増加すると、画面表示や検索速度が遅くなります。
お客様のメール送受信数に合わせて、一定期間を過ぎたメール・電話応対は、保管メールに移動されるよう表示期間をご調整ください。
画面上部のメール・電話検索欄の右横の「▼」から「+ 検索条件の追加」を開き、「検索範囲」にて「保管メールも含む」にチェックを入れてご検索ください。
「通常メールの検索結果」のさらに下部に「保管メールの検索結果」として表示されます。
メールのバックアップ方法
楽楽自動応対上のメールをバックアップしておきたい場合は、メールデータのエクスポートが可能です。
オプションの設定
ご契約されているオプションの設定方法は以下をご確認ください。
分からない事がある場合は？
その他、仕様や設定方法、使い方についてご不明な点がありましたら、サポートサイトやFAQをご用意しておりますので、ご不明点が出た際は下記ページをご覧ください。
「サポートサイト」や「FAQ」は、楽楽自動応対の画面上からもアクセスが可能です。
楽楽自動応対の画面右上の「？アイコン」＞「サポートサイト」からもアクセスできます。
かんたん使い方マニュアル
楽楽自動応対の基本的な操作方法につきまして、「かんたん使い方マニュアル（PDF）」をご用意しております。
現場担当者への操作説明や、今後新たに楽楽自動応対を利用する方が増えた際に是非ご活用ください。
サポートセンター
「サポートサイト」や「FAQ」をご覧いただいても解決できない場合、サポートセンターへお問い合わせください。
○「メール」でのお問い合わせ
楽楽自動応対の画面右上の「？アイコン」＞「お問い合わせ」
※営業時間中に頂いたお問い合わせは、当日中にご回答いたします。
※営業時間外に頂いたお問い合わせは、翌営業日にご回答いたします。
○「電話」でのお問い合わせ
03-4567-6150 （サポートセンター直通）
※営業時間外の受付は行っておりません。