年間の案件数が1,100件を突破し、Excelでの案件管理が限界に

まずは、貴社の事業内容について教えてください。

竹俣：当社は、自家用電気工作物の設置者（店舗オーナーなど）と電気主任技術者をマッチングさせ、設備の保安管理をサポートする事業を展開しています。全国約260名の技術者と提携し、ドラッグストアや飲食店などの依頼に応じて地域の技術者を紹介しています。従業員は9名で、私以外は全員パートタイムの主婦層です。

システムの導入前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

奈須川：以前は案件、設置者、技術者の全情報をExcelで管理していました。しかし、関数が複雑になりすぎてシートが重くなり、気づかないうちに関数が壊れて計算ミスが起きるなど、リスクと隣り合わせの状態に。従業員の増加に伴い、Excelでは複数人で同時に作業ができず効率が悪い点も、課題として挙がっていました。

また、案件ごとに発生する請求書は、経理担当のスタッフが毎月400〜500件ほどの書面をExcelからPDF化して1件ずつメール送付していたほか、一部では郵送対応が必要な請求書もあり、切手貼りといったアナログな作業も発生していました。

竹俣：大手ドラッグストアチェーンを展開する企業との契約を機に、それまで年間700件程度だった案件数が1,100件超まで増えるタイミングがありました。その時、「今のままの管理体制では、業務が回らなくなるのでは…」と危機感を覚えたことが、システムを導入しようと思ったきっかけです。

月500件の請求業務を電子化し、工数と心理的負担を削減

まず「楽楽明細」を導入されたとのことですが、きっかけを教えてください。

竹俣：先に経理担当の方で、請求管理のあり方を見直したいという動きがありました。当時、すでに導入していた会計ソフトがあったので、それとスムーズに連携して請求書を発行・送付できるサービスを探していたんです。複数のサービスを比較検討する中で、連携機能が一番しっかりしていた「楽楽明細」の導入を決めました。

導入後の成果についてはいかがですか。

竹俣：現場からは、請求書発行にまつわる工数が大幅に削減されたと聞いています。以前は、月末の数日間は請求業務で手が塞がるのが当たり前でしたが、今は会計ソフトのデータをアップロードするだけで、電子送付まで完結するようになりました。

奈須川：500件という膨大な数を手作業でこなしていた頃は、経理担当者にとって、送り間違いや添付ミスへの心理的なプレッシャーが大きかったはずです。そうした単純作業の負担と不安から解放されたことで、チーム全体に余裕が生まれました。
この「楽楽明細」での成功体験があったからこそ、続く「楽楽販売」による案件管理のシステム化もスムーズに受け入れられたのだと感じています。

決め手は帳票発行の柔軟性。実務をそのままシステム化し、半年で構築を完遂

その後に、「楽楽販売」の導入に至った経緯を教えてください。

竹俣：「楽楽明細」の運用開始を受けて、請求書と同じく、案件管理もシステム化しようと動き出しました。最初は大手企業向けのRDB（リレーショナルデータベース）も検討しましたが、費用や機能が当社の規模には見合わず断念しました。次に、別のノーコードツールのトライアルを試したのですが、私たちが一番求めていた「帳票を柔軟に出力する」機能がイメージと合いませんでした。
そんな時、帳票発行に強いと評判だった「楽楽販売」に出会いました。デモを見て、「これなら今の実務をそのままシステム化できる」と確信しました。

構築は竹俣様がお一人で行われたそうですね。

竹俣：もともとシステム作りが好きだったので、半年ほどかけて一人で構築しました。カスタマーサポートの方には本当にお世話になりましたね。相談する中でこちらの苦手な部分をすぐに見抜いて、的確なアドバイスをしてくれました。運用を開始してからも、UIが刷新されて使いやすくなるなど、日々進化しているのを感じます。

契約書の作成時間は半分に。クライアントとのリアルタイムな情報共有も実現

「楽楽販売」の導入後、業務フローはどのように変わりましたか？

奈須川：最大の変化は、「すべての情報が1つのシステム上に集約されたこと」です。以前は見積書や依頼書、報告書が別々のExcelファイルで管理されていたため、進捗を確認するたびにファイルを開き直す必要がありました。
今は、見積もりを出したか、現場作業が終わったか、報告書を受領したかといったステータスがひと目でわかります。「報告書が届いたから請求を立てよう」という判断が迷いなくできるようになり、誤請求や請求漏れが大幅に減りました。

契約書の発行にかかる時間も短縮されたとお聞きしました。

竹俣：契約書の発行は、体感で半分近くまで時間を短縮できていると思います。以前は複雑な計算式が入ったExcelで管理していたため、式を壊してしまうのが怖くて、結局私一人ですべて作っていたんです。さらに、契約書の内容は地域によって微妙に異なるため、その都度、原本をコピーして修正して…という神経を使う作業を繰り返していました。
今は「楽楽販売」上でデータを選べば必要な形式で出力できるようになったので、現場の担当者に作業を任せられるようになりました。

奈須川：私たちからしても、毎回お願いして発行してもらうのを待つ、というタイムラグがゼロになった点は、業務のスピードアップにおいて非常に大きいです。データの信頼性が高まったことで、確認作業の工数が削減されたことも嬉しいポイントです。属人化が解消され、ひとつひとつの業務にゆとりを持って対応できるようになりました。

現場の技術者や、外部パートナーとの連携にも変化はありましたか？

竹俣：情報共有がスムーズになりました。例えば、大手ドラッグストアチェーンを展開する企業には専用アカウントを発行し、直接システム上でデータを公開しています。これまでは「あの店舗の担当は誰？」「工事はどうなった？」といった電話が頻繁にかかってきていましたが、今は、直接「楽楽販売」上の情報を見てもらうだけで済みます。
工事会社様も含めた3社で、同じ画面を見ながら「緊急性の高い箇所から直そう」と優先順位を協議できるスピード感は、これまでのアナログ管理では不可能でした。

奈須川：カレンダー機能も重宝しています。今日はどこの店舗で点検があるのかが一覧で分かり、終わった箇所にはその場で報告書をアップロードしてもらえます。さらに、現場で「古い図面が見たい」と言われた際も、システム内に格納した過去の図面データをすぐに参照できるようになりました。「紙やメールを探し回る時間」がゼロになったのは、事務方にとっても技術者にとってもメリットです。

「Excel実務」をそのままシステムへ。事務のヒヤリハットをなくし、現場全員が迷わず使える環境を

今後のシステム活用の展望について教えてください。

竹俣：今はExcel形式で出力している契約書を、Word形式でより綺麗に出力できるようにしたいですね。一度運用に乗ったからこそ、「もっとこうしたい」というアイデアが次々に出てきています。データベースのリンク設定など、今よりもさらに使いこなせるよう、またサポートに相談したいと思っています。

これから導入を検討される企業へ、メッセージをお願いします。

竹俣：Excelを使い込んでいる会社ほど、相性がいいシステムだと思います。今の実務を無理なく、かつ確実に再現できる点が魅力です。

奈須川：私は設計のことは詳しくありませんが、使う側の視点から言えば、ボタン1つでどんどん作業が進められるので非常に簡単です。設計さえうまくできれば、現場はすぐに使いこなせるようになります。複雑な関数が入ったExcelを触るのが怖かったり、手作業でのミスが不安だったりするという方には、ぜひおすすめしたいですね。