電子帳簿保存法とは？対応方法と必要なことを分かりやすく解説

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる領収書、請求書などの書類を、紙媒体ではなく電子データとして保存することを認めた法律です。

事業者は、法人・個人事業主にかかわらず、事業に関する帳簿や取引に関して作成した書類を、一定期間保存することが義務づけられています。
しかし、大量の文書を、たとえば法人であれば7年間の期間保管するには、場所も手間も必要です。

そこで、多くの企業で経理業務の電子化が進んできたことを背景に、納税者の帳簿書類保存の負担軽減を目指して、1998年に電子帳簿保存法が成立しました。これによって、紙での保管が必要とされていた国税関係書類のうち、文書の保存義務者が当初からパソコンで作った書類に関しては、電子データで保存することが認められました。

2005年の改正では、紙での保管が必要とされていた国税関係書類のうち、請求書や領収書などについても、税務署に申請をし、承認を受けたうえで、さらに、一定の法的要件を満たした状態で文書をスキャナで読み取って電子データ化して保存しておけば、紙の原本の廃棄が可能になりました。

また、2022年1月（令和3年度）にも新たに改正され、税務署での事前申請が不要になるなど、大きな変更がされました。こちらについては後述します。

なお、電子帳簿保存法に則った運用をするためには、電子化したデータの「真実性及び可視性の確保」が必須要件となっています。

e-文書法と電子帳簿保存法の違い

企業の文書保管に関係する法律として、電子帳簿保存法のほかにe-文書法があります。

e-文書法とは、2005年に施行された法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称です。e-文書法によって、それまで文書や書類を紙媒体の原本で保管することを義務づけていた約250の法律について、個別に法改正することなくスキャナ保存が認められるようになりました。

2005年に電子帳簿保存法が改正されたのは、e-文書法の影響によるものです。e-文書法がさまざまな省庁を横断しているのに対し、電子帳簿保存法は財務省・国税庁が管轄する法律のみを対象としています。改正によって、「真実性および可視性を確保すること」「税務署長の承認を受けること」を要件に、請求書や領収書のスキャナ保存ができるようになりました。

また、2022年には更なる改正がされているため、詳しくは後述する「2022年(令和3年度)の電子帳簿保存法の改正」の見出しを参考にしてください。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法が認めている文書の種類・内容と保存方法との関係は、次のとおりです。

上記のように、国税関係書類はすべて条件を満たせば「電磁的記録での保存」「マイクロフィルムでの保存」のいずれにも対応しています。

ただし、紙に代わって電磁的記録での保存が認められるには、「真実性および可視性の確保」「税務署長の承認」という2つの要件も満たす必要があります。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応し、会計帳簿や関係書類の保存方式を紙から電子データに切り替えた場合、日々の経費精算に大きな変化が起こります。

紙の領収書を扱うための業務時間を削減

電子帳簿保存法に対応することで、紙の領収書を扱うのにかかっていた業務時間を削減することができます。
先述したように、たとえば法人であれば紙の領収書は7年間の保存を必要とします。この領収書を保存するためには、領収書のファイリングや糊付けなどの作業が必要になってきます。

細かい領収書が多く出るような会社であれば、この作業時間も積もればかなりの時間になるでしょう。

また、経理の方がチェックする場合においても、紙の領収書の場合は、1枚1枚手にとって確認する必要がありますが、電子帳簿保存法に対応することで、パソコン上から全ての領収書の画像を見ることができるなど、チェックの時間も短縮することが可能です。

領収書の消失、紛失のリスクの削減

領収書はサイズもまちまち、大きいものもあれば小さいものも存在します。そのようなものを7年間ずっと紛失、消失させずに保存し続ける必要があります。

また、火災等による紛失・消失のリスクも見逃すことはできません。

電子保存であればバックアップをとることが可能ですし、またクラウドタイプの電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを使用することで、クラウドもかんたんに利用して保存することができます。

領収書の保存スペースの削減

法人の場合、紙の領収書の保管期間は7年間と規定されています。

7年分の領収書を原本保存するためには、物理的な場所・スペースを必要とします。小規模の法人などでは自宅兼事務所として運用されている場合もあるでしょう。そのような場合では特に、物理的に保存するスペースが不要になることはメリットでしょう。

複数拠点がある場合は輸送コストの削減にもつながる

複数の拠点をもつような大企業でも電子帳簿保存法の恩恵を受けることができます。

複数の拠点がある場合、支社などで発生した領収書は本社などに社内便等を利用し、送付している場合が多いのではないでしょうか。

この送付にかかる費用や、紛失等のリスクも削減することが可能です。

また、近年急速に取り組みが進んでいるリモートワークなどにおいても、領収書を郵送で提出したりする手間や紛失のリスクを減らすことができるため、ほとんどの企業が恩恵を受けることができるでしょう。

電子帳簿保存法に対応するための要件

先述したように、電子帳簿保存法にもとづき、紙に代わって電磁的記録での文書保管が認められるには、「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。

それぞれの要件について、詳しく解説しましょう。

なお、基本的にこの2つの要件を満たすために経費精算システムを導入する必要があります。

真実性の確保(タイムスタンプの導入)※1

「真実性の確保」というのはかんたんに言うと、「そのデータが改ざんされておらず、正確であることが明らかか」ということです。

当然ですが、データが改ざんできるような状態であれば、その文書に載っている数字が正しいかどうかを証明することができません。
そのため、「その文書がいつ作成されたものなのか」「内容が変更されていないか」ということを示すために、「タイムスタンプ」というものを記録する必要があります。

この機能がない経費精算システムを導入している場合は、真実性の確保ができませんので、基本的に電子帳簿保存法に対応することはできません。ただし、2020年の改正により、請求書や領収書の「発行者」がタイムスタンプ対応している場合は電子保存の要件を満たします。

※1 2022年(令和3年度)の改正によって、タイムスタンプの要件が緩和されました。

可視性の確保(検索機能・一括検証機能の導入)※2

「可視性の確保」は「誰でも視認し、確認できること」を指します。

パソコンなどの機器で明瞭に情報が確認できるか、またその情報を速やかに検索できるかということです。例えば、領収書の写真がぼやけてぐちゃぐちゃな状態で保存されている場合、データと実際の領収書が同一のものか判断ができなくなってしまうことがあるためです。

こちらも、検索機能や一括検証機能のない経費精算システムを導入している場合は、真実性の確保ができませんので、電子帳簿保存法に対応することはできません。

※2 2022年(令和3年度)の改正によって、検索機能の条件が緩和されました。

2022年(令和3年度)の電子帳簿保存法の法改正

いくつか先述していますが、2022年1月（令和3年度）に、電子帳簿保存法はさらに緩和されました。

大きくまとめると、以下が変更されました。

• 税務署への事前申請（承認制度）が不要に
• タイムスタンプ要件の緩和
• 適正事務処理要件の廃止
• 検索要件の緩和

特に大きい変更としては、税務署への事前申請（承認制度）が不要になることでしょう。
これまでは電気帳簿保存法に対応して、領収書や請求書のペーパーレス化に対応しようとしても、税務署の承認を得るまで半年から長くて1年の準備期間がかかってしまうということが普通でした。

事前申請が不要となると、さらに多くの企業が気軽にペーパーレス化を進めていけることが期待されています。

電子帳簿保存法で領収書を電子化するために必要な準備

電子帳簿保存法に対応し、領収書を電子化するために必要なプロセスについてかんたんに解説します。もし、電子帳簿保存法に対応したい、電子帳簿保存法対応のシステムについてもっと詳しく知りたいという場合は、以下のページを参考にしてください。

>> 「楽楽精算」の電子帳簿保存法対応機能についての詳細はこちら

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入

領収書の電子保存を行うためには、電子帳簿保存法の要件に対応する機能を備えたシステムの利用が欠かせないといえるでしょう。

先述したように、電子帳簿保存法では「真実性の確保」、「可視性の確保」という2つの要件があります。

これらの機能が存在しない経費精算システムを使っている場合は、電子帳簿保存法に対応ができませんので、電子帳簿保存法に則った領収書の電子化は不可能です。

電子帳簿保存法への対応は「楽楽電子保存」の利用がおすすめ

帳簿の電子データ保存、国税関連書類のスキャナ保存を行う場合、税務署への承認申請が必要で、その際は使用するシステムの概要を記載した書類が求められます。そこから分かるように、電子帳簿保存法を利用して文書保存を電子化し、経理の業務効率アップを図るには、電子帳簿保存法の要件を満たした、電子帳簿保存システムの存在が欠かせません。

そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法が定めるスキャナ保存の要件を満たし、使いやすさにも定評がある電子帳簿保存システム「楽楽電子保存」です。
データアップロードで自動で項目を読み取れるAI-OCR機能のほか、領収書・請求書のスキャンデータアップロード時に自動でタイムスタンプを付与する機能、日付や金額、取引先名などで領収書や請求書を検索できる機能などを完備しています。導入すれば、経費の申請から承認、検索までを、すべてシステム上で行うことが可能です。
一定の条件を満たせば、面倒なファイル名の手入力が不要になるなど、電子帳簿保存法対応の手間削減につながるでしょう。

>>「楽楽電子保存」の電子帳簿保存法対応機能についての詳細はこちら