領収書を電子化する際にタイムスタンプは必要？仕組みや運用のポイント

電子化した領収書に付与するタイムスタンプの基礎知識

タイムスタンプとは、電子文書が特定の時刻に存在しており、データが改ざんされていないことを証明できるものです。電子データの作成者を明らかにしたい場合は「電子署名」が有効となりますが、それだけでは作成時刻までは判断できません。タイムスタンプを付与することで、書類が存在した日付や時刻を確認できるようになります。

タイムスタンプは、電子データの「ハッシュ値」に時刻情報を付与して生成されます。ハッシュ値とは、ハッシュ関数を用いて元データを置き換えた、不規則な文字列のことです。以下のように元データの情報を暗号化し、特定の難しい文字列へ変換します。

上記の表のように、元データが1文字でも変わってしまうと、ハッシュ値の値は完全に異なるものとなります。電子書類の内容が改ざんされた場合、作成時のハッシュ値と一致しなくなることから、不正があったことを検知できます。

また、タイムスタンプを発行できるのは「時刻認証業務認定事業者（TSA）」と呼ばれる第三者機関です。データの真実性を担保するために、信頼のおける機関へ依頼することになります。タイムスタンプの利用時は第三者機関と契約する、もしくはタイムスタンプ対応のシステムを導入するといった方法が一般的です。

電子領収書にタイムスタンプは必要？

電子領収書にタイムスタンプが必要になるかどうかは、状況によって変わります。具体的には、電子帳簿保存法における「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」に該当する一部のケースで必須とされます。

電子帳簿保存法におけるデータ保存の区分は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類です。電子的に作成した文書をデータ保存する場合は「電子帳簿等保存」、紙の書類をスキャンしてデータ保存する場合は「スキャナ保存」、電子データとして受領した書類をデータ保存する場合は「電子取引データ保存」の要件を満たさなければいけません。

2022年の電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの要件が緩和されました。2024年12月時点では、「電子帳簿等保存」の区分で保存する際、原則としてタイムスタンプは不要です。「スキャナ保存」と「電子取引データ保存」の区分でタイムスタンプが必要とされるケースについては、次の見出しで詳しくお伝えします。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子領収書を保管する際にタイムスタンプの付与が必要なケース

電子領収書は、電子帳簿保存法で定められた「真実性」や「可視性」の要件を満たして保存することが求められます。データの削除・改ざんを防止するために真実性を確保する要件を満たし、書類をいつでも検索・表示できるように可視性を確保する要件を満たします。

真実性の確保に必要なのがタイムスタンプの付与です。ここでは、電子領収書の保管時にタイムスタンプが求められる具体的なケースをご紹介します。

紙の領収書をスキャナで電子化するケース

紙の領収書をスキャンして、電子ファイルとして保存する場合は、スキャンデータが勝手に手を加えられていないことを証明するため、タイムスタンプの付与要件を満たす必要があります。その際は、例えば「3枚で構成されている請求書は1セットとしてまとめて1つのタイムスタンプを付与する」といったように、1セットごとにタイムスタンプを付与します。

ただし、書類の訂正・削除を実施した際に履歴が残るシステムを使用している場合は、タイムスタンプは不要とされます。こういったシステムを利用せず、訂正・削除の履歴を残せないスキャナで保存する場合は、タイムスタンプを付与しなければいけません。

電子データで領収書を取得するケース

クラウドサービスや電子メールなどを用い、PDFファイルなどの電子データとして受領した領収書は、紙ではなく電子データとして保存しておく必要があります。特に、以下の条件に該当する場合は、真実性を確保するためにタイムスタンプの付与が必須です。

領収書のタイムスタンプの付与に関するポイント

タイムスタンプを付与する際は、定められた期限や費用について確認しておきましょう。以下では、領収書のタイムスタンプで気をつけておきたいポイントを解説します。

タイムスタンプの付与には期限がある

2022年の電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプを付与できる期間が変更されました。データの保存後、「2カ月と概ね7営業日以内」に付与しなくてはいけません。期限を過ぎないよう、早めの付与を心がけましょう。

タイムスタンプの付与には費用がかかる

タイムスタンプの付与方法には、主に以下の2種類があります。

どちらの方法でも初期費用やランニングコストがかかります。月々に決まった費用を払う定額制のところもあれば、利用回数に応じた従量制を採用しているところもあるため、自社に合うサービスを比較検討してみましょう。

電子領収書のタイムスタンプが必要な状況を見極めて対応しましょう

電子領収書の保管時、条件次第ではタイムスタンプの付与が必要になる場合があります。法律で定められた要件に対応できる仕組みを整えることが重要です。しかし、時刻認証業務認定事業者と個別で契約する方法の場合、自社内で複雑な要件を満たすためのオペレーションを構築しなければなりません。しかし電子帳簿保存法対応の電子帳票発行システムを活用すれば、簡単に要件を満たす形で発行・保存できるようになります。

電子帳簿保存法の要件に沿った書類の電子保存でお悩みの場合は、ぜひ「楽楽電子保存」をご利用ください。「楽楽電子保存」は請求書や領収書、納品書などのあらゆる書類の一元管理・保存が可能で、電子帳簿保存法に対応しています。

「楽楽電子保存」のメリット①：法的要件を満たして電子領収書を安心・確実に保存できる

「楽楽電子保存」は電子帳簿保存法に対応したシステムです。データを訂正・削除の要件も満たしており、ラクに確実に領収書の電帳法対応が可能です。電子保存の際、守るべき要件をきちんと満たせるでしょう。

「楽楽電子保存」のメリット②：スムーズなペーパレス化を実現できる。

紙の領収書を電子化するには、多くの手間がかかります。
「楽楽電子保存」は電子取引データだけでなく、紙のスキャナ保存にも対応しています。受領形式（電子データ・紙）問わず、一元管理が可能です。

「楽楽電子保存」のメリット③：別々に受け取った書類の一元管理が可能

「楽楽電子保存」は電子帳簿保存法の要件に確実に対応できます。
メール添付・郵送・FAX・電子など別々に受け取った書類の一元管理も可能です。

ファイル名の手入力や索引簿の作成も不要になるため、担当者の大幅な負担軽減につながるでしょう。

タイムスタンプの要件に沿うようなオペレーションを整えるよりも、「楽楽電子保存」のようなシステムで対応する方が簡単に領収書などの電子化を進めることができます。
領収書などの書類の電子化がお済みでない企業のご担当者様は、ぜひご検討ください。

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