従業員データベース

自社に合わせた項目で従業員マスタを構築

従業員ごとに、人事情報などのあらゆるデータを収集・蓄積できます。申請フォームや画面の表示項目は、自社の管理内容に合わせてカスタマイズが可能です。既存ExcelのデータはCSVでまとめて取り込め、更新する項目を絞れば一部だけの差し替えも行えます。また、複数拠点の一括管理にも対応しています。

情報が散在することで起きる二重入力や転記ミス、直し漏れを減らし、どれが最新かを探す必要のない、正しいマスタを維持できます。

従業員申請と承認者の確認ワークフローで、手入力を削減

住所や給与口座などの変更をWEBから申請

住所や給与口座の変更は、従業員がスマートフォンやパソコンから直接申請できます。申請内容を承認者が確認し、承認されたデータだけがマスタへ自動で反映されます。

紙を回収して手入力する必要がなく、承認前の情報がマスタに混ざる心配もありません。手元から申請できるので回収が滞らず、マスタを常に最新の状態に保てます。

異動や昇給の履歴を残し、過去時点も確認できる

日付を指定して、当時の組織図や名簿を出力

昇降格や異動の経緯を、上書きではなく履歴として蓄積します。組織図は日付を指定してその時点の状態を確認でき、労働者名簿などの帳票も蓄積データから一括で出力可能です。過去の経緯を紙や古いファイルから探す手間を軽減します。

監査対応や退職者の証明書類など、過去時点のデータが必要な場面でもすぐに取り出せるため、担当者が代わるときの引き継ぎもスムーズです。

資格や契約の期限を通知し、対応漏れを防ぐ

書類の未提出も一覧で見える化

免許・資格の更新期限や有期雇用契約の終了日は、あらかじめ設定したタイミングでアラートが届きます。原本の提出が必要な書類は、提出状況と期限を一覧で確認可能です。年末調整では、未提出者へのリマインドを自動送信する設定にも対応しています。

誰がまだ対応していないかが把握できるため、追いかけ漏れや更新忘れを防ぎやすくなります。

一度登録した情報を、そのまま他業務・他システムへ渡せる

入社手続き・年末調整・電子申請から勤怠・給与連携まで

入社手続きや年末調整などの労務管理業務は、いずれも同じ従業員データベースを参照するため、業務ごとに名簿を作り直す必要はありません。他のシステムや社外の担当者へも、同じマスタから渡せます。

姉妹製品の勤怠管理システム「楽楽勤怠」とはAPIで自動連携できます^※。他社の勤怠・給与システムへはCSVで出力し、社労士や委託先へは必要な項目だけを帳票で渡せます。データ連携先が増えても、入力は1回のままです。

担当業務に必要な情報だけを開示できる

「誰に・何を・どの範囲まで」を権限で設定

権限管理は標準機能で、誰に、何を、どこまで公開するかを個別に設定できます。

代理ログイン機能で実際の見え方を事前に確認できるため、開示範囲の指定ミスに気づきやすい設計です。社労士や委託先への共有にも、同じ仕組みを使えます。

住所や給与口座などの変更申請についても、権限で開示範囲を絞り込めます。

マイナンバーをWEBで収集し、安全な管理を支える

閲覧・更新は専用の操作ログに記録

マイナンバーの収集は、従業員本人による番号登録と書類の添付でWEB上で行え、紙で回収して保管する必要がなくなります。また、閲覧・更新は専用の操作ログに記録されるため、いつ誰が扱ったかを後から確認できます。

マイナンバーの取り扱いに求められる安全管理措置のうち、「楽楽人事労務」が支える範囲は次のとおりです。

• 組織的な措置

  取り扱う担当者を権限で限定し、取扱状況は専用の操作ログで確認できます

• 物理的な措置

  収集を電子化。データは国内リージョンのデータセンターで3重化して保持します

• 技術的な措置

  アクセス制御、シングルサインオン、多層防御、通信の暗号化に対応します