資格取得費用の勘定科目は？経費処理時の注意点も解説

資格取得費用に関する勘定科目

資格取得にかかる費用に用いる主な勘定科目は、以下のとおりです。

• 研修費・教育訓練費
• 福利厚生費
• 新聞図書費
• 旅費交通費
• 前払費用

ここから、各勘定科目の概要や資格取得費用との関係について解説します。

研修費・教育訓練費

研修費（教育訓練費）とは、従業員が業務に関する知識やノウハウなどを得るため、研修を受講する際にかかる費用に用いる勘定科目です。

そのため、従業員が業務に必要なスキルを習得することを目的として資格を取得する際にかかる費用には、「研修費」や「教育訓練費」の勘定科目を使って処理します。

具体例は、業務上必要な資格に関するセミナー参加費、業務上必要な資格の受験料などです。

福利厚生費

福利厚生費とは、事業者が従業員に対して給与や賞与とは別に与える給付やサービスにかかる費用のことです。福利厚生の一環で業務とある程度の関係がある資格の取得にかかる費用を会社が負担する場合には、「福利厚生費」を使うことがあります。

ただし、事業者が資格取得に関する費用を「福利厚生費」で処理するためには、全従業員が公平に利用できる可能性があることや、金額が妥当であることなどの条件を満たさなければなりません。

なお、従業員が資格取得に関する補助を受ける場合は、一定の条件を満たすことで所得税が非課税となる場合があります。

新聞図書費

新聞図書費とは、事業に関する情報が記載された新聞や書籍などを購入するためにかかる費用のことです。事業者が従業員のために資格取得関連の書籍を購入する場合は、「新聞図書費」を使って処理することがあります。

資格取得費用を「新聞図書費」で計上する具体例は、対象資格の過去問題集を購入する場合や、資格取得セミナーで使用するテキストを購入する場合などです。業務に関係しない資格取得のための書籍代は、基本的に「新聞図書費」として経費計上できません。

なお、単価が10万円以上の書籍を購入する場合は、原則として工具器具備品などとして資産計上しなければなりません。

旅費交通費

旅費交通費とは、従業員が取引先を訪問したり、新規顧客開拓や市場調査などで出張したりする際にかかる費用のことです。

従業員が資格試験の会場まで移動する際にかかった費用を支出する場合に、「旅費交通費」の勘定科目で処理をすることがあります。また、業務に必要な資格に関する研修を受講するために、研修会場まで移動するときにかかった交通費も、「旅費交通費」の対象です。

前払費用

前払費用とは、事業に必要なサービスを継続的に利用するために先払いした費用のうち、翌期に受ける予定のサービスに関する費用のことです。

従業員が事業に必要な資格を取得する目的で、長期にわたって実施されるセミナーの費用を先払いした場合に、「前払費用」を使うことがあります。

セミナーが翌期以降にまたがる場合でも、「前払費用」で計上するのは翌期以降に受講予定の分のみです。すでに当期に受講したセミナーに該当する部分については、決算時点で「研修費」などで処理します。

資格取得費用の仕訳例

以下のようなケースで、資格取得費用を経費処理することがあります。

• 業務に関係する資格取得のセミナー代を払った
• 資格取得支援の一環で従業員のセミナー代を支払った場合
• 資格取得のために書籍購入代を支払った
• 資格試験会場までの交通費を支払った

それぞれのケースの仕訳例を解説します。

業務に関係する資格取得のセミナー代を払った場合

業務に必要な資格試験を勉強するために、従業員がセミナーに参加した際の費用（3万円）を会社が現金で負担した場合の仕訳例は、以下のとおりです。

今回は、セミナー代を「研修費」として計上しています。

また、1年間（12か月分）にわたって実施されるセミナーの費用（12万円）を普通預金から出金して先払いした場合は、まず以下のように「前払費用」を計上します。

続いて、決算時点で3か月分まで終了している場合は、対応する期間分のみ「前払費用」から「研修費」などに振り替えます。

3か月分終えているため、3万円を振り替えました（12万円 ÷ 12か月 × 3か月）。

資格取得支援制度の一環で従業員のセミナー代を支払った場合

従業員の資格取得にかかる費用を会社が負担する場合に、「福利厚生費」として処理することもあります。資格取得のためのセミナー費用（1万円）を処理する際の仕訳は、以下のとおりです。

なお、「福利厚生費」で処理するには、資格取得支援制度のように原則として全従業員に利用機会のある制度として運用されている必要があります。

資格取得のために書籍購入代を支払った場合

従業員が資格を取得するために必要なテキスト（3,000円）を会社が現金で購入した場合の仕訳は、以下のとおりです。

今回は書籍の購入に該当するため、「新聞図書費」を使って処理しました。

なお、業務に必要な資格取得のため、従業員が自分で購入したテキストの代金について後日会社が「新聞図書費」の勘定科目を使って精算するケースもあります。

資格試験会場までの交通費を精算した場合

市内に試験会場がないため、従業員が交通費6,000円をかけて市外の試験会場まで移動し、後日会社が現金で精算する場合の仕訳例は以下のとおりです。

なお、受験にあたって宿泊を伴う場合は、宿泊費や食事代なども「旅費交通費」に含めて処理できます。また、「研修費」に交通費・宿泊費・食事代を含めた処理も可能です。

資格取得費用を経費計上する際の注意点

資格取得費用を経費計上する際は、以下の点に注意しましょう。

• 業務関連か業務外かで扱いが異なる
• 領収書や証明書の写しなどを保管する必要がある
• 従業員が給与を受け取ったとみなされる場合がある

ここから、各注意点について詳しく解説します。

業務関連か業務外かで扱いが異なる

資格取得費用を経費計上する際は、業務関連か業務外かで扱いが異なる点に注意しましょう。

たとえば、医師や弁護士・公認会計士・税理士のように、業務独占資格を取得する際にかかる費用を会社が負担する場合は、「研修費」や「福利厚生費」などではなく、「給与」の支払いとして対応することがあります。

一般的に、業務独占資格を取得すると転職や独立開業などにもつながりやすく、個人としてのメリットが大きいと考えられるためです。

なお、個人事業主が自身の業務に関係ない資格を取得する場合は、経費として計上できません。

領収書や証明書の写しなどを保管する必要がある

資格取得費用を経費計上するにあたって、資格取得に必要な費用であることを説明できるように、領収書や証明書の写しなどを保管しておかなければなりません。証拠となる資料がないと、税務署から「業務に関係のない費用なのではないか」と指摘される可能性があります。

業務に関連する資格取得費用であることを示す具体的な書類としては、書籍を購入した際の領収書やセミナーの受講証明書などが挙げられます。

従業員が給与を受け取ったとみなされる場合がある

資格取得にかかる費用を従業員に支給する際は、「給与」や「賞与」とみなされる可能性がある点にも気をつけましょう。資格取得費用は、会社の損金算入可否とは別に従業員への課税についても考えなければなりません。

資格取得費用を「研修費」や「福利厚生費」として処理できず、「給与」や「賞与」として支給する場合でも、会社は損金に算入できます。一方で、従業員はその分所得税や社会保険料が増える可能性がある点に注意が必要です。

特定の資格を取得している従業員に対して毎月一定の金額を支給する資格手当や、資格に合格したことに対するお祝い金として支給する合格報奨金、業務外の資格に対する支出などは「給与」「賞与」に該当します。

スムーズに資格取得費の経費処理を進めるコツ

資格取得費用に関する経費処理をスムーズに進めるためのコツは、主に以下のとおりです。

• 精算ルールを明確にしておく
• システムの導入を検討する

それぞれ解説します。

精算ルールを明確にしておく

資格取得費用を支出する際の経費処理をスムーズに進めるため、精算ルールを明確にしておくことが大切です。

資格取得費用の処理には、さまざまな勘定科目が使われます。そのため、「ケースによってどの勘定科目を使えばよいかわからない」「担当者によって使う勘定科目が異なる」などで現場が混乱することがあるでしょう。

ルールや規程を定めて、どのようなケースでどの勘定科目を使って処理するかを明確にしておけば、その都度悩まずに効率的に処理を進められます。

システムの導入を検討する

資格取得費用の経費処理をスムーズに進めるため、経費精算システムの導入も検討しましょう。

たとえば、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」には、自動仕訳機能が搭載されています。自動仕訳機能を活用すれば、自社であらかじめ定めたルールにしたがって、対応する勘定科目に振り分け可能です。

その結果、経理担当者による仕訳作業の負担を軽減し、経理業務の効率化につながるでしょう。「楽楽精算」の自動仕訳機能については、以下で詳しく解説しています。

>> 「楽楽精算」の自動仕訳・会計ソフト連携機能の詳細はこちら

まとめ

資格取得費用には、「研修費」や「福利厚生費」などの勘定科目が使われます。ただし、業務外の資格に対する支出や報奨金などは、給与としての対応が必要な場合があるため注意しましょう。

担当者が勘定科目の処理で迷わないようにするためには、仕訳のルールを明確にすることやシステムを導入することがポイントです。たとえば、「楽楽精算」では、申請内容に応じて、勘定科目や税区分を自動で振り分けるルールをあらかじめ設定できます。そのため、担当者が勘定科目や税区分を都度判断する時間や手間を減らし、経費処理の効率化につなげられるでしょう。

「どの勘定科目を使えばいいかわからない」「仕訳に手間がかかっている」などの悩みを抱えている場合は、ぜひ「楽楽精算」の導入を検討してみてください。