スマホ撮影の領収書の写真で経費精算できる！原本の取扱いや注意点を解説

スマホで撮影した領収書の写真は経費申請に使える！

スマートフォンで撮影した領収書の写真は、経費申請に使えます。ただし、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。

紙で受け取った領収書は、紙のままで保存することが原則です。しかし、電子帳簿保存法の要件を満たせば、写真データによる領収書の保存が認められます。スマートフォンで撮影した領収書を取引の正式な証拠として保存するためには、電子帳簿保存法への対応が必須です。

スマートフォンで撮影した領収書の写真だからといって、無条件で有効となるわけではないことに注意しましょう。

電子帳簿保存法に対応した領収書の写真の要件

スマートフォンで撮影した領収書の写真を経費申請に使うには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たさなければなりません。

スキャナ保存には「可視性の要件」と「真実性の要件」があり、いずれも領収書の写真を正式な証拠として取り扱うために必要な要件です。

それぞれの内容を以下でみていきましょう。

可視性の要件

可視性の要件とは、必要に応じてデータを閲覧できる状態を保つことを目的とするものです。具体的な要件には、次のものが挙げられます。

• 解像度200dpi相当以上で読み取ること
• 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること
• 14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること
• スキャナデータについて、次の①～④の状態で速やかに出力することができるようにすること
  ①整然とした形式
  ②書類と同程度に明瞭
  ③拡大又は縮小して出力することができる
  ④4ポイントの大きさの文字を認識できる
• スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること
• スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること
  ①取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
  ②日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
  ③2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索

※税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②及び③の要件は不要

引用元：国税庁「電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存 令和５年７⽉」

保存した領収書のデータを確認するためには、領収書の内容を映し出すディスプレイや紙に出力するためのプリンタが必要です。

システムを使ってデータ保存する場合は、システムの使い方が分かる書類も備え付けなければなりません。領収書データそのものの画質や、色の階調の条件を満たすことも求められます。

税務調査では、税務職員から領収書の提示を求められることも少なくありません。こうした場合に備えて、すぐに印刷・表示できる状態にしておくことも必要です。

領収書データを検索できるようにして、確認したい領収書をすぐに探し出せるようにしておくことも求められます。

真実性の要件

真実性の要件とは、保存したデータの内容が正確なものであると確認することを目的とするものです。具体的な要件としては、次のものが挙げられます。

• 次のどちらかの入力期間内に入力すること
  ①書類を作成または受領してから、速やか（おおむね7営業日以内）にスキャナ保存する（早期入力方式）
  ②それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間（最長2か⽉以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）にスキャナ保存する（業務処理サイクル方式）
  ※②の業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できます
• 入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプ(※1)を、一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
  ※1 スキャナデータが変更されていないことについて、保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証することができるものに限ります ※2 入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができます
• スキャナデータについて訂正・削除の事実やその内容を確認することができるシステム等又は訂正・削除を行うことができないシステム等を使用すること
• スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと

引用元：国税庁「電子帳簿保存法　はじめませんか、書類のスキャナ保存 令和５年７⽉」

領収書をスキャナ保存する場合は、入力期間が定められているため、できる限り早くデータ化して取り込んでおくことをおすすめします。

タイムスタンプとは、その日・その時刻に電子データが存在していたことを証明するもので、第三者機関である「時刻認証局」によって発行されます。取得するためには、時刻認証局との契約やタイムスタンプを付与できるシステムの導入、インターネット環境が必要です。

なお、入力期間内にスキャナ保存したことをシステム上で確認できる場合は、タイムスタンプはなくてもよいとされています。

真実性の要件は、データの内容が改ざんされておらず、真実に即したものであることを証明するためのものです。そもそも訂正や削除ができない、または訂正や削除の履歴が残るシステムを使うことで、改ざんの有無をすぐに確認できます。

経費精算に使う領収書の記載事項

経費精算に領収書の写真を使うためには、電子帳簿保存法への対応のほかに、基本的な記載事項を満たすことも必要です。領収書を受け取るときは、次の項目が正しく記載されているかどうかを確認し、不足や誤りがある場合は修正してもらいましょう。

• 取引年月日
• 発行者名
• 受領者名
• 金額
• 取引内容

取引年月日は西暦または和暦での記載が必要です。令和7年を「R7」、2025年を「25年」など略して記載することは不可とされています。

発行者の氏名や会社名の記載も必要です。発行者名に加えて住所や電話番号なども併記されることが一般的です。商習慣上の理由から、発行者名に押印が重ねられている場合もありますが、法的には必須ではありません。

受領者名は支払った者の氏名や会社名を記載します。経費精算で使う領収書では、「（株）」や「（有）」などの名称を使わず、自社の名称を正確に記載してもらいましょう。特にインボイス（適格請求書）として認めてもらうためには、小売業や飲食業などの例外（適格簡易請求書）を除き、原則として宛名が必須です。「上様」の記載も有効ではありますが、税務調査で指摘される場合があるため、基本的には避けた方が無難です。

金額の欄には、支払総額が記載されます。消費税を含めた金額の記載であるかどうかを確認しましょう。

取引内容は「但し書き」とも呼ばれ、改ざん防止のために「〇〇代として」という形で記載されます。但し書きの書き方については、発行の際に尋ねられることが多いため、適切な内容を指定しましょう。

「お品代として」「商品代として」といった記載は曖昧であり、正確な仕訳ができない可能性があるため、「文具代として」「タクシー代として」など内容が分かるよう具体的に記載してもらうことをおすすめします。

取引金額が5万円を超える場合は、金額に応じた収入印紙の貼り付けも必要です。なお、クレジットカードで支払った場合は、基本的に領収書は発行されません。発行を依頼する場合は、クレジットカードによる支払である旨を明記してもらいましょう。この場合、金額にかかわらず収入印紙は不要です。

経費精算で領収書がない場合は、レシートでも申請できます。レシートの場合も上記の記載事項が必要ですが、受領者名はなくてもよいとされています。

関連記事：収入印紙とは？領収書や契約書に貼る際の金額や購入場所、貼り方など徹底解説

適切にスキャナ保存をした領収書の原本は破棄できる

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たし、領収書のデータを適切に保存している場合は、領収書の原本は破棄してよいことになっています。

ただし、あくまでも電子帳簿保存法の要件を満たすことが必要です。領収書の写真さえ撮影すればよいというわけではなく、スキャナ保存のための準備や適切な運用も求められます。

こうした手間はかかるものの、紙の領収書が不要となることでさまざまなメリットがあります。

経費精算に領収書の写真を使うメリット

経費精算で領収書の写真を使う主なメリットは次のとおりです。

• 領収書の紛失を防止できる
• 保存のコストがかからない
• 領収書の検索ができる

領収書を写真データで保存するようにすれば、経費精算だけでなく保存・管理の面でもメリットがあります。それぞれのメリットについて、以下で詳しくみていきましょう。

領収書の紛失を防止できる

領収書を写真データで保存すれば、紛失するリスクを軽減できます。

従業員が外出時や出張時などに受け取った領収書は、帰社して申請するまでに紛失してしまうリスクがあります。スマートフォンのカメラで撮影しておけば、万が一領収書の原本を紛失してしまっても経費の申請が可能です。

業務上かかった経費を正確に計上するためにも、領収書の紛失を防止して確実に申請してもらえる点はメリットです。

紙の領収書の場合、経費申請によって経理担当者が受け取った後に紛失する可能性もゼロではありません。領収書を写真データで保存することで、紛失が発生する機会を減らせます。

保存のコストがかからない

領収書の写真データであれば、保存にかかるコストも軽減できます。

紙の領収書を保存するには、日付順にファイリングしたり、長期保存のために段ボールに詰め替えたりと、さまざまな手間がかかります。領収書を保存するための場所も確保しなければなりません。

写真データであれば、管理にかかる手間や保存場所は不要です。余計なコストを抑えられるため、経理業務の効率化につながります。

領収書の検索ができる

写真データの領収書は検索ができるため、必要なときにすぐ閲覧できます。

紙で保存している場合は、膨大な中から紙をめくって必要な領収書を探さなければなりません。「念のため確認したい」「前回の記載内容を見たい」など重要性が高くない場合であれば、目的に対して探す手間がかかりすぎてしまいます。

領収書の写真データのタイトルに、発行者名や取引年月日、金額などの主要な情報を付けておくと、領収書を簡単に検索できます。見たい領収書のデータを迅速に見つけられるため、業務の手を止めてしまうことも少なくなるでしょう。

経費精算に領収書の写真を使う場合の注意点

領収書の写真を経費精算に使う場合は、次の点に注意する必要があります。

• 必ず電子帳簿保存法の要件を満たす
• 領収書の内容が読み取れるように撮影する

領収書を写真データで保存するメリットは大きいものの、適切な方法や状態で保存しなければリスクが生じます。注意点とともに、対策についても把握しておきましょう。

必ず電子帳簿保存法の要件を満たす

領収書の写真データでの保存が認められているのは、電子帳簿保存法の要件を満たした場合のみです。電子帳簿保存法に沿って保存しなければ、領収書の写真を保存していたとしても取引の正式な証拠として認められないため注意しましょう。

電子帳簿保存法に違反した場合、その内容によって次のような罰則が定められています。

• 青色申告の取り消し
• 重加算税の課税
• 罰金

経営において思わぬダメージが発生しないよう、電子帳簿保存法の要件をよく理解した上で領収書の写真を保存しましょう。

領収書の内容が読み取れるように撮影する

領収書の写真を撮影する際は、内容が読み取れるように鮮明に撮りましょう。写真の撮り方によっては、細かい部分が不明瞭であったり必要事項が写っていなかったりすることもあります。

必要な記載事項が確実に写るように領収書全体を撮る、一目で読めるようにしっかりとピントを合わせるといった点に留意しましょう。可視性の要件に含まれる解像度についても確認が必要です。

「楽楽精算」なら電子帳簿保存法に沿った領収書の保存が可能

電子帳簿保存法に沿って領収書の写真を取り扱うためには、システムを導入するのがおすすめです。

経費精算システム「楽楽精算」なら電子帳簿保存法への対応はもちろん、経費の申請者・承認者・経理担当者それぞれの手間を減らせます。楽楽精算を導入する主なメリットは次の3つです。

• アプリで簡単に申請できる
• 経理担当者の負担を減らせる
• 経費精算が短期間で完了する

それぞれのメリットについて、以下で詳しく紹介します。

アプリで簡単に申請できる

楽楽精算にはスマートフォンアプリがあるため、手軽に申請できます。

外出先や出張先で領収書を撮影し、アプリから簡単に申請が可能です。撮影した写真から申請事項を読み取る機能が搭載されており、入力内容が少なくて済む点も魅力です。

いつでもどこでも経費の申請ができるため、従業員は経費精算を後回しにすることが減り、申請をし忘れるリスクも軽減されます。経理担当者も、経費の内容を迅速に確認できるようになり、月末などに申請が集中することによる負担も少なくなるでしょう。

経理担当者の負担を減らせる

楽楽精算には、あらかじめ設定した自社の申請ルールに基づき、申請が正確に行われるよう補助する機能が搭載されています。このため、経理担当者のチェック負担を大幅に軽減できます。

申請内容がルールに沿っていなかったり、入力項目が不足していたりするとアラートが表示され、申請が完了しません。申請ルールに沿った内容でなければ申請できないため、申請の正確性が向上し、経理担当者の確認の手間を減らせます。

二重申請の可能性がある領収書を検知する機能もあるため、不正の防止にも有効です。

経費精算が短期間で完了する

楽楽精算を活用することで、経費精算の一連の流れが短期間で完了します。

スマートフォンのアプリでは、従業員の経費申請だけでなく、上司などによる承認も可能です。承認者が外出していてもアプリから承認できることから、経費申請のフローが滞りなく進みます。

経理担当者は承認された申請をすぐに確認できるため、経費精算全体にかかる日数を短縮できます。

まとめ

スマートフォンで撮影した領収書の写真は、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば経費精算に使えます。写真による領収書の保存は電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に該当し、可視性の要件と真実性の要件を満たさなければなりません。

これらの要件を適切に満たしている場合、領収書の原本は破棄できます。紙の領収書を取り扱う必要がなくなることで、紛失防止や管理の効率化につながります。さらに、必要なときにデータを検索して迅速に探し出すことも可能です。

電子帳簿保存法に沿って領収書の写真データを保存するには、経費精算システム「楽楽精算」を使うと便利です。経費精算の効率化や時間短縮が期待でき、経理担当者・申請者・承認者のそれぞれにメリットがあります。ぜひ活用をご検討ください。