休暇設定

休暇履歴情報をエクスポートする

「楽楽勤怠」上に記録された休暇履歴の情報は、Excel形式ファイル、またはCSV形式ファイルでエクスポートすることができます。

操作する画面によって出力される内容は異なります。

※エクスポートしたファイルは個人情報を含みますので、お取扱いには十分ご注意ください。

1. エクスポートしたい休暇情報を表示し、［エクスポート］アイコン（ExcelまたはCSV形式）をクリックします。
   
   
   
2. 確認メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
   
   
   
3. ファイル作成メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
   
   
   
4. エクスポートが完了したら、［お知らせ］に通知が届きます。
   
   
   
5. ［お知らせ］を確認し、ファイルをダウンロードします。
   
   ≪完了≫

「残日数」からのエクスポート項目

「残日数」画面からは、指定した日付時点での指定休暇種別の残日数情報をエクスポートできます。

「期間集計」からのエクスポート項目

「期間集計」画面からは、指定した期間内の指定休暇種別の履歴情報をエクスポートできます。

エクスポートする対象として、「期間集計」と「期間明細」を選択することができ、それぞれ以下のような情報がエクスポートできます。

なお、「期間集計」画面から一度にエクスポートできる期間は、最大2年間です。

「期間集計」のエクスポート項目

指定した期間内の付与日数・取得日数・消滅日数の集計と取得率を計算した結果をエクスポートします。

「期間明細」のエクスポート項目

指定した期間内の付与日数、取得日数、消滅日数、残日数の明細をエクスポートします。

「自動付与」からのエクスポート項目

「自動付与確認」画面からは、指定した日付・休暇種別の付与予定／結果や、出勤率とその計算のもとになった出勤日数の予定／実績もエクスポートできます。

「年次有給休暇管理簿」への活用

指定した期間の「有給休暇の履歴情報」をエクスポートすることで、「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報を取得することができます。

参考 ＜年次有給休暇管理簿について＞　―2019年4月施行／2020年4月改正ー

使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2及び第56条第3項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存しなければならない。

エクスポートしたファイルと「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報について

「期間明細」で出力した項目は下記のように対比させることができます。

「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報は、「楽楽勤怠」上で確認することもできますし、
エクスポートしてファイリングしたり、他の帳簿に情報として盛り込んだりすることもできます。

自社の管理方法に応じて、データをご活用ください。

（記事ID：1039）

各「労働パターン」における「休暇条件」の"付与条件"設定で、"付与の計算設定"を「手動計算」としている場合には、付与する日数や有効期限などの詳細は、［休暇履歴管理］で管理することになります。

休暇を個別に付与/取得する

対象社員を選択して、各社員の休暇履歴の「詳細」パネルから個別に付与/取得を行うことができます。

1. 「残日数」または「期間集計」画面で対象社員を選択して、［詳細を見る］ボタンをクリックします。
   
   
   
2. どの休暇に対する付与を行うか、［絞り込み条件］で"休暇種別"を選択し、［絞り込み］ボタンをクリックします。
   
   
   
3. 対象の休暇種別が指定されている状態で、休暇履歴の［追加］アイコンをクリックします。
   
   
   
4. 付与日数や有効期限などの条件を指定して保存します。
   

≪完了≫

休暇の付与を行う場合に指定する項目

休暇の取得を行う場合に指定する項目

休暇を一括（インポート）で付与/取得する

社員番号や、その社員に付与する休暇の日数などを記載したCSV形式のファイルを作成し、これをインポートすることで、複数名の社員に対して一括で休暇を付与/取得することができます。

1. 休暇情報を記載したCSV形式のファイルを作成します。
   ※作成したCSVファイルをExcelで確認・編集する場合は、直接開かずに、テキストファイルとして取り込んでから操作してください。
   CSVファイルをExcelで直接開くと、数字（社員コードなど）の先頭の0が消えるなど、意図しないデータに変換されることがあります。
   その場合、データに誤りが生じるなど、正しくインポートされない原因となりますので、ご注意ください。
   
   
2. 「残日数」画面で、［CSVインポート］アイコンをクリックします。 
   
   
   
3. CSVインポート画面にて、「休暇種別」「インポートタイプ」「文字コード」を指定します。
   ※インポートファイルの文字コードとして、「シフトJIS」（初期値）か「UTF-8」が選択できます。
   
   
   
4. ［ファイルを選択］ボタンをクリックして作成したCSVファイルを指定し、［インポート］ボタンをクリックします。
   ※ボタンの表記は、使用しているOS環境およびブラウザの種類やバージョンによって異なります。
   

≪完了≫

休暇の一括付与/取得を行う場合に指定する項目

CSV形式のインポートファイルは、以下のようなフォーマットで作成します。

（記事ID：1040）

「休暇条件」とは

各「労働パターン」の「休暇条件」には、休暇種別ごとに取得／付与の条件、有効期限などが設定されています。

この設定により、有給休暇の自動付与や、各種休暇の休暇履歴が管理できるようになります。

基本情報

休暇の運用状況を変更できます。

取得条件

休暇を取得する際の各種条件を設定します。

付与条件

休暇の付与を手動で行うか、自動で行うか、自動で行う場合の条件などを設定します。

付与の計算設定での選択内容によって設定する項目が変わります。

付与の計算設定：手動計算

手動計算の場合、以下の項目を設定します。

付与日数や有効期限などの詳細については、［休暇履歴管理］で個別に設定します。

付与方法については、社員に休暇を付与する（手動付与）を参照してください。

子の看護休暇や介護休暇など、人によって付与日数などの条件が変わる場合に使用します。

「自動計算（付与規則）」を選択した場合は、休暇を付与する条件を設定することができ、その条件にもとづき休暇が付与されます。

付与した休暇については、有効期限を定めることができます。

有給休暇など、入社年月などによって休暇付与のルールが決まっている場合に使用します。

「自動計算（日別実績）」を選択した場合は、休暇を付与する条件を設定することができ、その条件にもとづき休暇が付与されます。

付与した休暇については、有効期限を定めることができます。

代休など、勤務実績によって付与のルールが決まっている場合に使用します。

「休暇条件」を確認・変更する

各休暇種別の設定内容を確認・変更する際には、「休暇条件編集」パネルを使用します。

このパネルでは、「基本情報」、「取得条件」、「付与条件」の設定を確認・変更することができます。

1. 変更する労働パターンを選択し、［編集をする］をクリックします。
   
    
2. 画面右上の「労働パターン履歴」のプルダウンメニューから、“適用期間”、または“適用日”を指定します。
   指定した期間、または指定した日付以降に、設定内容の変更が適用されます。
   
    
3. “休暇条件”欄の［編集する］ボタンをクリックします。
4. 変更する休暇を選択し、［編集をする］ボタンをクリックします。
   
   
   
5. 「休暇条件編集」パネルにて、基本情報を確認・変更します。
    
6. 「休暇条件編集」パネルにて、取得条件の［⋁］アイコンをクリックします。
   
   
    
7. 取得条件を確認・変更します。
   
   
    
8. 「休暇条件編集」パネルにて、付与条件の［⋁］アイコンをクリックします。
   
   
    
9. 付与条件を確認・変更します。
   「自動計算（付与規則）」を使用して設定する場合、自動計算（付与規則）を使用した休暇自動付与の設定例を参照してください。
   
   
    
10. 同じ1回目の付与でも付与日数やルールが異なるという場合には、［追加］アイコンをクリックして入力枠を追加します。
    
    
     
11. ［保存する］ボタンをクリックします。
    ※確認のみの場合は、［キャンセル（×）］ボタンをクリックします。
    ≪完了≫

（記事ID：1026 ）

振替出勤/振替休日申請の週跨ぎ・月跨ぎ制御

振替出勤/振替休日申請では、週跨ぎ・月跨ぎの制御が可能です。

週跨ぎを制限する場合、振替出勤と振替休日の両日付が、労働パターンで設定されている起算曜日から1週間以内（同一週内）に含まれているか否かをチェックします。

月跨ぎを制限する場合、振替出勤と振替休日の両日付が、出勤簿で表示される同一月度内に含まれているか否かをチェックします。

週跨ぎと月跨ぎの設定の組み合わせにより、同一月度内でも週跨ぎは許可しない、同一週内でも月跨ぎは許可しないといった制御が可能です。

複数の振替出勤/振替休日申請を作成し、異なる条件を設定することも可能ですが、申請書の表示分けはできません。

複数の振替出勤/振替休日申請を作成した場合、すべての振替出勤/振替休日申請が表示されます。

設定する場合、「申請書編集パネル」で「振替日の週跨ぎ」「振替日の月跨ぎ」を選択します。

申請書設定の操作方法は、申請書の設定を変更するを参照してください。

振替日の週跨ぎと振替日の月跨ぎの設定の組み合わせ

「振替日の週跨ぎ」と「振替日の月跨ぎ」で設定する組み合わせによって制限される内容が変わります。

制御した場合の挙動

「許可する（警告あり）」を設定した場合

申請を提出しようとした際に設定した条件に抵触した場合、確認メッセージが表示されます。

確認メッセージ画面で［OK］をクリックすると、申請を提出できます。

内容を修正したい場合は［キャンセル］をクリックします。

確認メッセージ画面で［OK］をクリックして申請を提出した場合、［各種申請］や［申請承認］画面でも警告メッセージが表示されます。

「許可しない」を設定した場合

許可していない条件に抵触した場合、エラーメッセージが表示され、申請提出はできません。