休暇履歴情報をエクスポートする
「楽楽勤怠」上に記録された休暇履歴の情報は、Excel形式ファイル、またはCSV形式ファイルでエクスポートすることができます。
操作する画面によって出力される内容は異なります。
※エクスポートしたファイルは個人情報を含みますので、お取扱いには十分ご注意ください。
- エクスポートしたい休暇情報を表示し、［エクスポート］アイコン（ExcelまたはCSV形式）をクリックします。
- 確認メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
- ファイル作成メッセージが表示されるので、［OK］ボタンをクリックします。
- エクスポートが完了したら、［お知らせ］に通知が届きます。
- ［お知らせ］を確認し、ファイルをダウンロードします。
≪完了≫
「残日数」からのエクスポート項目
「残日数」画面からは、指定した日付時点での指定休暇種別の残日数情報をエクスポートできます。
| ヘッダー | 詳細 |
| 社員番号 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 社員名 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 部門 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 役職 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 残日数 | 絞り込み条件で指定している日付時点での残日数が出力されます。 |
| 残時間 |
絞り込み条件で指定している日付時点での残時間が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
| 時間単位で取得可能な残日数 |
絞り込み条件で指定している日付時点での時間単位で取得可能な残日数が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
「期間集計」からのエクスポート項目
「期間集計」画面からは、指定した期間内の指定休暇種別の履歴情報をエクスポートできます。
エクスポートする対象として、「期間集計」と「期間明細」を選択することができ、それぞれ以下のような情報がエクスポートできます。
なお、「期間集計」画面から一度にエクスポートできる期間は、最大2年間です。
「期間集計」のエクスポート項目
指定した期間内の付与日数・取得日数・消滅日数の集計と取得率を計算した結果をエクスポートします。
| ヘッダー | 詳細 |
| 社員番号 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 社員名 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 部門 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 役職 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 取得率 | 絞り込み条件で指定した期間で集計した結果が出力されます。 |
| 付与日数 | 絞り込み条件で指定した期間で集計した結果が出力されます。 |
| 取得日数 | 絞り込み条件で指定した期間で集計した結果が出力されます。 |
| 消滅日数 | 絞り込み条件で指定した期間で集計した結果が出力されます。 |
「期間明細」のエクスポート項目
指定した期間内の付与日数、取得日数、消滅日数、残日数の明細をエクスポートします。
| ヘッダー | 詳細 |
| 社員番号 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 社員名 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 部門 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 役職 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 日付 | 指定期間内に付与や取得の履歴がある場合に、その日付が出力されます。 |
| 付与日数 | 「日付」の日に付与される日数が出力されます。 |
| 付与時間 |
「日付」の日に付与される時間数が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
| 有効期限 | 「日付」の日に付与される休暇を利用できる期限が出力されます。 |
| 取得日数 | 「日付」の日に取得した日数が出力されます。 |
| 取得時間 |
「日付」の日に取得した時間数が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
| 消滅日数 | 「日付」の日に消滅する日数が出力されます。 |
| 消滅時間 |
「日付」の日に消滅する時間数が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
| 残日数 | 「日付」時点での残日数が出力されます。 |
| 残時間 |
「日付」時点での残時間が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
| 時間単位で取得可能な残日数 |
「日付」時点での時間単位で取得可能な残日数が出力されます。 時間単位での取得を許可している場合に出力されます。 |
「自動付与」からのエクスポート項目
「自動付与確認」画面からは、指定した日付・休暇種別の付与予定／結果や、出勤率とその計算のもとになった出勤日数の予定／実績もエクスポートできます。
| ヘッダー | 詳細 |
| 社員番号 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 社員名 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 部門 |
ファイルを出力した時点の情報です。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 役職 |
ファイルを出力した時点の情報とです。 ※絞り込み条件で指定している日付時点とは異なる場合があります。 |
| 出勤率 |
「出勤日数（実績）÷出勤日数（予定）×100」の値です。 単位：％ |
| 最低出勤率 |
各労働パターンの休暇条件で設定されている「出勤率の条件」が表示されます。 単位：％ |
| 出勤日数（実績） |
対象期間内の勤務日数（実績）が出力されます。 絞り込み条件で指定した日付からみて過去1年間（指定日付の1年前～指定日付の前日）が対象になります。 ただし、この期間内に、休暇付与がある場合には、"前回の付与日～指定日付の前日"の期間が対象になります。 |
| 出勤日数（予定） |
対象期間内の勤務日数（予定）が出力されます。 絞り込み条件で指定した日付からみて過去1年間（指定日付の1年前～指定日付の前日）が対象になります。 ただし、この期間内に、休暇付与がある場合には、"前回の付与日～指定日付の前日"の期間が対象になります。 |
| 付与日数（実績） | 絞り込み条件で指定した日付に付与される休暇日数（実績）が出力されます。 |
| 付与日数（予定） | 絞り込み条件で指定した日付に付与される休暇日数（予定）が出力されます。 |
| 有効期限 | 絞り込み条件で指定した日付に付与される休暇を利用できる期限が出力されます。 |
「年次有給休暇管理簿」への活用
指定した期間の「有給休暇の履歴情報」をエクスポートすることで、「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報を取得することができます。
参考 ＜年次有給休暇管理簿について＞ ―2019年4月施行／2020年4月改正ー
使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2及び第56条第3項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存しなければならない。
エクスポートしたファイルと「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報について
「期間明細」で出力した項目は下記のように対比させることができます。
「年次有給休暇管理簿」に記載すべき情報は、「楽楽勤怠」上で確認することもできますし、
エクスポートしてファイリングしたり、他の帳簿に情報として盛り込んだりすることもできます。
自社の管理方法に応じて、データをご活用ください。
| 必要項目 | 内容 |
対応する「期間明細」項目 |
| 基準日 |
10日以上年次有給休暇を付与した日。 この日から1年以内に、5日の年次有給休暇を取得させなければなりません。 |
付与日数が記載されている行の日付 |
| 時季 | 年次有給休暇を取得した日付。 | 取得日数が記載されている行の日付 |
| 日数 | 年次有給休暇の取得日数。 | 取得日数 |
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