概要
請求書の処理をしていると、
「担当者に直接届く請求書メールを見落としていた…！」
「請求書が郵送されてきたけれども、気づかなかった／紛失してしまった…」
といったケースはありませんか？
「楽楽請求」では、指定したメールアドレスにPDF形式の請求書を送付されると自動アップロードできる機能があります。
（TOではなく、CCなどに入れていただいても問題ございません）
「楽楽請求」に請求書が自動アップロードされることで、請求書処理の見落としを激減させることができます！
イメージ図
■Before
見落としや紛失が発生し、請求書が見当たらない…管理が難しい…
■After
「楽楽請求」上に自動アップロードされるから管理が簡単！
本機能をご利用いただくメリットとご利用いただけないケース
メリット
- 取引先が特定のメールアドレスに請求書を送るだけでアップロードできるので、貴社／取引先ともに手間なく請求書を授受することができます。
ご利用いただけないケース
- 請求書ファイルがzipファイルで送信される場合や編集・閲覧パスワードがかかっている場合はご利用いただけません。
設定方法（概要）
対応方法は、現状の請求書受取方法によって異なります。
大きく以下の2パターンに分かれますので、貴社の現状に沿った方をご確認ください。
※必要な設定の詳細は、「設定方法（詳細）」内でご案内いたします。
紙の請求書を郵送で受け取っている場合
紙で受け取っている請求書をPDF形式で送付していただくよう、
取引先様とご調整いただきます。
その上で、「楽楽請求」上で請求書受取用メールアドレスを発行し、
そのメールアドレスへ請求書を送付いただくよう依頼ください。
メールで送付いただけるようになれば、自動アップロードが可能となります。
PDFなどでメールで受け取っている場合
送付先メールアドレスを「楽楽請求」から発行する請求書受取用メールアドレスにするよう、取引先様に依頼ください。
※Toでなく、CCで送付いただくといった形でも「楽楽請求」へ自動送信可能です。
設定方法（詳細）
具体的な設定方法について
「紙の請求書を郵送で受け取っている場合」
「PDFなどでメールで受け取っている場合」
それぞれに分けてご案内いたします。
紙の請求書を郵送で受け取っている場合
現在郵送で紙の請求書を受け取っている場合、
自動アップロード機能を使うためには大きく以下2つのステップが必要です。
1.「楽楽請求」の請求書受取口設定
2.取引先へ請求書送付方法変更のお願い
1.「楽楽請求」の請求書受取口設定
「楽楽請求」上で請求書受取口を設定することで、専用メールアドレスが発行されます。
請求書受取口の設定手順については、下記記事を参考にご覧ください。
・請求書受取口設定
「設定」タブ＞「業務補助設定」＞「請求書受取口設定」＞対象の受取口をクリックいただくことで確認できます。
2.取引先へ請求書送付方法変更のお願い
「請求書受取口設定」で設定したメールアドレスに請求書を送っていただくことで「楽楽請求」に請求書がアップロードされます。
※ToではなくCCにアドレスを入れていただくなどの対応でも可能です。
その為、取引先様へは以下2点の依頼が必要となります。
①現在紙で送付いただいている請求書をPDFで送付いただく依頼
②特定のメールアドレスに請求書を送付いただく依頼
取引先様への展開は、メールなどで行っていただくことが一般的です。
メールの文面例について、下記より資料をダウンロードいただけますのでご活用ください。
取引先への展開については、下記マニュアルでもご説明しております。
ご覧いただければ幸いです。
・
STEP2 - 取引先への周知をしよう
PDFなどでメールで受け取っている場合
1.「楽楽請求」の取引先マスタ設定
「楽楽請求」上で請求書受取口を設定することで、専用メールアドレスが発行されます。
請求書受取口の設定手順については、下記記事を参考にご覧ください。
・請求書受取口設定
「設定」タブ＞「業務補助設定」＞「請求書受取口設定」からご確認いただけます。
2.取引先へ請求書送付方法変更のお願い
「請求書受取口設定」で設定したメールアドレスあてに、請求書を送っていただくことで「楽楽請求」に請求書がアップロードされます。
※ToではなくCCにアドレスを入れていただくなどの対応でも可能です。
その為、請求書の送付先変更依頼を行っていただく必要がございます。
取引先様への展開はメールなどで行っていただくことが一般的です。
取引先への展開については、下記マニュアルでもご説明しております。
ご覧いただければ幸いです。
・
STEP2 - 取引先への周知をしよう
取引先が請求書をアップロード（請求書受取用メールアドレス）の請求書の受領漏れを防ぐための推奨運用
取引先から請求書をメールで送付してもらう際は、通常業務でやりとりされているメールアドレスと「楽楽請求」で発行した「請求書受取用メールアドレス」の両方に送付される運用を推奨しています。
「請求書受取用メールアドレス」のみに送付いただくのではなく、
「貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス」と「請求書受取用メールアドレス」の両方に請求書を送付いただくよう、取引先にご依頼ください。
【推奨運用】
| 送付先 |
目的 |
| 請求書受取用メールアドレス
（To／Ccいずれか） |
「楽楽請求」での自動取込 |
| 貴社にて請求書対応をされる方のメールアドレス
（To／Ccいずれか） |
受領確認および
請求書に関する取引先との
確認・連絡のやりとり |
「請求書受取用メールアドレス」は、あくまでも請求書の自動アップロードのみができるメールアドレスです。
そのため、メール本文に請求書に関する情報などが記載されていても「楽楽請求」上では確認できません。
請求書に関するご質問などは、通常のやり取りに使用しているメールアドレスで直接行ってください。
取引先が請求書をアップロード（請求書受取用メールアドレス）の注意事項
- ファイル形式について
- 自動アップロード可能なファイル形式：PDF・JPEG・PNG
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- 自動アップロード不可：パスワード付きファイル・ZIP形式
- 請求書の添付方法
- 請求書1件につき、必ず1つのファイルにまとめて添付してください。
※「1ファイル1請求書とする」でのみ取込ができます。
- メールの容量
- メールと添付ファイルの合計が40MBまで取込ができます。
- 送信時の宛先（To ／ Cc）
- 請求書を送る際は、必ず「請求書受取用メールアドレス」を 宛先（Toまたは Cc）に直接入力してください。
- 注意：メーリングリスト経由などで、宛先（To／Cc）に「請求書受取用メールアドレス」が直接含まれていないメールは、請求書を取り込めません。
- メールアドレスの入力ミスにご注意ください
- 誤った「請求書受取用メールアドレス」宛てに請求書が送付された場合、「楽楽請求」から受信エラー通知メールは送信されません。
- システムが指定するメールアドレスの「xxxxxxxxxx-aaaaaaa@mail.rakurakuseikyu.jp」のうち、お客様固有の識別子である「xxxxxxxxxx-aaaaaaa」の部分に誤りがあると、システムは正常なアドレスとして認識できず、以下の状態となります。
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- 請求書の自動取込は行われません。
- 「楽楽請求」ユーザーおよび取引先にエラー通知も届きません。
【誤りの発生例】
メールアドレスをコピー＆ペーストした際、お使いの環境により、アドレスの先頭に「mailto:」が自動で付加されてしまうケースがあります。
この状態のまま送付された場合も、上記と同様に自動取込は行われず、エラー通知も届きません。
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