「楽楽精算」をきっかけに、「楽楽クラウド」を段階的に導入

これまでのシステム導入の経緯について教えてください。

久保：当社では、経費精算システム「楽楽精算」、販売管理システム「楽楽販売」、電子請求書発行システム「楽楽明細」の3つの「楽楽クラウド」のサービスを利用しています。

なかでも「楽楽精算」は2016年の導入以来、約10年にわたって活用しています。使い勝手の良さから社内にも運用が定着しており、その実績を踏まえて、「楽楽販売」「楽楽明細」といった他サービスの導入にもつながりました。

「楽楽明細」と「楽楽販売」のシームレスな連携で効率化

「楽楽明細」を導入した理由を教えてください。

久保：導入以前は、月に約600件の請求書を紙で発行していました。
毎月、印刷・封入・発送といった作業のために出社して対応する必要があり、月末月初の締め作業の時期は深夜まで残業することも珍しくない状況でした。こうした中、コロナ禍により出社が制限されたことをきっかけに、請求書発行業務の電子化が急務となったのです。

導入にあたっては、コストパフォーマンスの高さに加え、予約発行や同封物の送信といった「機能性」、そして既存システムとの「連携のしやすさ」を重視し、他社サービスとの比較検討を行いました。

その中で、最終的な決め手となったのが、すでに稼働していた「楽楽販売」との連携によって、請求書の発行から送付までを一貫して自動化・効率化できる点です。

実際に、連携設定は非常に簡単に行うことができ、現場に大きな負担をかけることなくスムーズに導入を完了することができました。

月初の締め作業を大幅に短縮し、働きやすい環境を実現

導入後、どのような効果がありましたか？

久保：最も大きな変化は、月初の締め作業の工数を大幅に削減できたことです。以前は3日間ほど深夜まで残業していましたが、現在は19時頃には業務が完了するようになっています。業務時間の短縮により、日々の業務にゆとりとメリハリが生まれました。

また、これまで出社が必須だった請求書の発送業務などもリモートワークで対応可能となり、業務負荷の平準化（属人化の解消）にもつながっています。これにより、子育て中の社員でも安心して柔軟に働ける環境が整いました。

会計システムとの連携で、工数削減と内部統制強化を両立

「楽楽精算」「楽楽販売」の活用による効果を教えてください。

久保：特に大きな効果を感じているのが、会計システム「勘定奉行」とのデータ連携です。「楽楽精算」の費用計上データと「楽楽販売」の売上データをCSVで出力し、会計システムにそのまま取り込む運用を行っています。

これにより、手入力を一切介さずにデータ連携が可能になりました。入力作業の手間が省けただけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの完全な防止にもつながっています。

また、データの一貫性がシステム上で担保されたことで、内部統制（ガバナンス）の観点でも大きなメリットになっています。「楽楽販売」に正確な売上データが蓄積されていることにより、監査対応の際に必要な資料の作成も、スピーディーかつ効率的に行えるようになりました。

使いやすさとサポート体制が定着を後押し

導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

久保：「楽楽クラウド」の一連のサービスは、業務に定着しやすい点が魅力だと感じています。操作に迷うことがなく、直感的に使えるため、現場でもストレスなく活用できています。

また、サポート体制が非常に充実していることも安心材料です。わからないことがあってもサポートサイトの「サクセスナビ」ですぐに解消できますし、カスタマーサクセスからアップデート情報がタイムリーに届くため、追加された新機能もすぐにキャッチアップできます。

バックオフィス業務のデジタル化や効率化を進めたいものの、「現場がシステムを使いこなせるか不安だ」と懸念している企業にこそ、安心してお勧めできるサービスです。