複数事業の成長に「手作業」の管理が追いつかない状況

まずは、貴社の事業内容とバックオフィスの体制についてお聞かせください。

平岡：当社は、レンタルボックス（コンテナ倉庫）やコインパーキング、不動産管理など、多様なアセットマネジメント事業を展開しています。

全体のバックオフィス体制としては、本部のファイナンス事業部がグループ全体の経理を一手に担い、各事業の現場と密に連携する形をとっています。私はその中でファイナンス事業部のマネージャーとして経理全般を統括しており、社内の「楽楽精算」の運用管理や、営業部と経理を繋ぐ「楽楽販売」を活用した売上管理など、本部側の視点からバックオフィス全体の仕組み化を推進しています。

新井：現場側の体制としては、各事業部門に私たちのようなカスタマーサービスの実務担当が配置されており、本部のファイナンス事業部と緊密にデータを共有しながら業務を進めています。私はカスタマーサービス部の部長として、主力事業であるレンタルボックス事業のカスタマーサービス(顧客対応)部門を統括しています。

日常的にどのようにシステムを活用されていますか。

新井：日常の実務では「楽楽精算」を使って現場の経費立て替えや、届いた請求書を経理に送る業務などを行っています。
また、会社全体で「楽楽販売」と「楽楽明細」を連携させた、請求書や領収書発行の自動化を取り入れています。たとえ現場担当者が不在になる時期があっても、この自動化の仕組みがすでに確立されているおかげで、本部と現場の双方が滞りなく、ストレスなく自走できる体制を維持できています。

最初に導入されたシステムは「楽楽精算」とのことですが、当時の経費精算業務にはどのような課題があったのでしょうか？

平岡：実は、「楽楽精算」を導入する前に、価格の安さを理由に他社のシステムを選んで、しばらく使っていた時期がありました。ただ、実際に使い始めると画面が直感的に分かりにくく、現場での定着が進まずに経費精算にまつわるアナログな業務がそのまま残ってしまいました。使う現場のメンバーが直感的に操作できないシステムは、結局のところ形骸化してしまうのだと痛感しましたね。この状態が、経理と現場双方にとって大きな負担になっていました。

価格の安さより「使いやすさ」を最優先。定着を支えた専任体制の構築

他社システムからの乗り換え先として「楽楽精算」を選ばれた理由を教えてください。

平岡：他社のシステムで挫折した経験から、乗り換えるにあたって私たちが最も優先したのは、「誰もがストレスなく直感的に使えること」でした。その点、「楽楽精算」は直感的に操作しやすく、画面を見ただけで次のステップがすぐに分かります。加えて、自社専用のルールや承認ルートに合わせて、専門知識がなくともプログラミング無しで柔軟に設定を変更できるカスタマイズ性の高さが、私たちの求めていたものと完全に一致していました。

初期設定や現場への浸透はどのように進められたのでしょうか。

平岡：「楽楽精算」は非常に柔軟に設定できる分、初期設定時に自社の業務フローをシステムへ深く落とし込む必要があります。当時は通常の業務と並行して構築作業を行わなければならなかったため、初期設定に集中できる専任の担当者を他部署から1名アサインしました。

新井：運用開始にあたっては、現場の営業担当者や事務スタッフへ使ってもらうためにさまざまな工夫をしました。構築を主導した専任担当者が現場に寄り添い、利用するメンバーの目線に立って細部までこだわり抜いた設定を行ってくれたため、大きな混乱なくスムーズに定着させることができました。仕組みを専任担当者と一緒に全社で作り上げていったプロセスそのものが、自走できた大きな要因ですね。

「楽楽精算」の導入による成果について教えてください。

平岡：最も大きな成果は、バックオフィスから経費精算の「確認や捜索にかかる無駄な時間」 が完全に消え去ったことです。かつては申請内容の確認や書類の捜索に追われていましたが、今はシステムで検索すれば一瞬。経理にとって何の付加価値も生まない「書類を探す時間」をゼロにできた効果は計り知れません。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正に対しても「『楽楽精算』に沿って業務を進めれば絶対に大丈夫」という確固たる安心感を手に入れられました。

新井：現場でも、過去の領収書をファイルの中から探す時間がなくなり、検索して再送信するだけになりました。また、バーコードを読み取るだけで経費精算が進む機能は、現場に「これなら使いたい」と思わせる抜群の楽しさとスピード感があり、一気に定着が進みましたね。

「楽楽明細」と「楽楽販売」の連携が実現した、アナログな郵送業務の撤廃と現場の負担軽減

続いて、「楽楽明細」および「楽楽販売」を導入されたきっかけについて教えてください。

新井：経費精算が効率化される一方で、私の統括するレンタルボックス（コンテナ倉庫）事業では「紙の請求書郵送業務の限界」という別の大きな課題に直面していました。当時は毎月50件以上もの請求書を印刷・三つ折りし、封筒に入れて切手を貼るという作業にスタッフ全員が時間と体力を奪われていたんです。事業が拡大する中で「手作業のままでは、郵送件数が増え続ける一方だ」と限界を感じ、「楽楽明細」による電子化を決定しました。

また、コインパーキング事業でも同様に、拡大に伴いお客様から受け取る売上データや賃料情報の管理が複雑化していました。そこで、翌月のランニング費用の自動計上やCSVデータの自動取り込みなど、複雑化したデータ管理を効率的に行うために、カスタマイズ性の高い「楽楽販売」の導入に踏み切りました。

「楽楽明細」と「楽楽販売」を導入された後の成果はいかがでしたか。

新井：「楽楽販売」に取り込んだ売上データから自動で領収書・請求書データを生成し、それを「楽楽明細」と連携させることで、ボタン一つで一括電子送信できる仕組みができあがりました。その結果、現場を苦しめていた「紙の郵送作業」が跡形もなく消え去ったんです。連携によって、毎月50件以上発生していた紙の印刷や封入、発送作業といったアナログな郵送業務は、完全に「ゼロ」になっています。

平岡：経理側でも、かつては毎月、通帳の入金履歴を一行一行確認しながら、どの入金がどのお客様からのものなのかを特定する消込作業をすべて手作業で行っていましたが、「楽楽販売」のデータ活用によってこの確認作業も一瞬で完了するようになりました。発送業務や確認にかかる時間が削減されたことによる、現場・経理双方の負担軽減効果は計り知れません。

新井：何よりも、現場のスタッフが「楽楽販売」の自動処理機能の便利さに非常に助けられています。翌月発生するランニング費用をシステムが自動で立ててくれたり、CSVデータから瞬時に一括取り込みができたりと、手作業での入力漏れやミスを完全に防いでくれる自動処理が定着したことで、月次決算や請求処理の大幅なスピードアップを実現することができました。これによって、全社的に本来集中すべき重要業務に時間を充てられるようになっています。

「安心感」を支える高い製品力と迅速なサポート

製品だけでなく、サポート体制や担当者の対応など、「ラクス」という企業への率直な印象やご意見、ご期待いただいているポイントをお聞かせください。

平岡：基本的に「楽楽クラウド」はシステム自体が非常に安定しており、マニュアルや画面設計も非常にわかりやすいため、普段の業務でサポート窓口に問い合わせることは滅多にありません。それだけ、ユーザーが迷うことなく、自社で安心して自走し続けられる高い製品力があるということだと感じています。

ただ、画面のアップデートが行われた際に一度だけ、書類の確認手順が変わって少し不便になったと感じたことがありました。その時、かなり細かく要望を記載したメールをお送りしたのですが、すぐに丁寧な折り返しのご連絡をいただき、その後のバージョンアップで素早く改善していただいたんです。「ユーザーが本当に使いやすいように、声を真摯に拾ってスピード感を持って対応してくれる」という姿勢を目の当たりにし、システムそのものはもちろん、ラクスという企業への信頼がさらに深まりました。

業務に最適な形を模索し続け、全社で「圧倒的な効率化」を掴み取る

「楽楽クラウド」への期待や、今後のシステム活用の展望について教えてください。

新井：現在は主に各事業の領収書や請求書、売上データの連携管理が中心ですが、今後は在宅勤務におけるセキュリティ権限の最適化や運用の見直しを進め、社員が安心して自由に働ける環境へと仕組みを進化させたいと考えています。

また、同じように「楽楽クラウド」を使いこなしている他社様と、法改正への細かな実務対応や独自の活用知見を気軽に情報交換できるユーザーコミュニティのような場が活発になると嬉しいですね。システムをただ使うだけでなく、ユーザー同士の繋がりをさらに活性化させ、共にバックオフィス業務を進化させていけるような新しい取り組みに大いに期待しています。

これから「楽楽クラウド」の導入を検討される企業様へ、アドバイスをお願いします。

平岡： コストの安さだけで業務システムを選んでしまうと、現場がついていけずに形骸化してしまうリスクがあります。その点、「楽楽クラウド」は自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできるからこそ、現場にとって本当に使い勝手の良い形をつくることができ、無駄を省いた業務の標準化を実現できるのだと感じています。

導入初期の設定にはパワーが必要ですが、自社の形にこだわり抜いて構築したからこそ得られる、バックオフィスの強固な基盤は一生モノです。

新井：システムを導入して、すぐに魔法のようにすべてが楽になるわけではありません。ですが、導入を「ゴール」と捉えず、現場の声に耳を傾けながら工夫し続ける覚悟さえあれば、それまで費やしていた膨大な手作業の時間と労力から解放されます。 面倒な作業を自動化し、会社全体が本来向き合うべき重要業務に集中するためにも、ぜひ勇気を持って最初の一歩を踏み出してみてください。