週600件超の経費精算を「楽楽精算」で効率化

まずは、貴社の事業内容と安田様のご担当について教えてください。

コープきんき事業連合は、近畿の2府3県の会員生協が集まって設立された連合会です。主に食品関連の共同仕入れを行い、会員生協へ供給しています。私は経営管理部で経理業務全般を担当し、チーフとして部員の指導や作業の点検を行いながら、実務も担っています。

「楽楽精算」導入前は、どのような課題があったのでしょうか。

以前はすべて紙で経費精算をしていました。金額の記載ミスや、摘要と領収書の内容が合っていないといった不備が多く、そのたびに差し戻しの連絡をするのが大変だったと聞いています。しかも、経費精算は週次で行っており、金曜日に処理して月曜日に振り込むという流れでした。そのため、当時の担当者は金曜日に丸一日がかりで経費精算の作業にあたっており、「金曜日は憂鬱だ」とこぼしていたほどだったそうです。

件数もかなり多かったのでしょうか。

国内の交通費精算だけで週570件ほど、出張精算が毎週10〜20件、諸経費の精算が週30〜40件、交際費精算も週10〜20件ほどあります。バイヤーが産地やメーカーへ出張することも多く、どうしても交通費や経費がかさむんです。この件数を当時はすべて手作業で集計し、仕訳をして会計システムに取り込んでいたわけですから、金曜の締めだけでは終わらず、週の前半から下準備に追われて何日もかかっていたと聞いています。

導入にあたって、社内で苦労された点はありますか。

当時の担当者から聞いた話ですが、最初は「経理が楽をしたいだけだろう」と受け取られ、反発を受けて一時は紙運用に戻したそうです。そこで提案の仕方を変え、申請する側にもメリットがあることをきちんと伝えるために説明会をもう一度開いたところ、理解が得られて運用が始まったと聞いています。伝え方ひとつで受け止め方が変わるのだと感じましたね。

導入後の効果はいかがですか。

以前は毎週の経費精算に丸一日かかっていましたが、今では申請内容の確認から会計システムへの連携までの一連の締め作業が、全体で2時間程度で完了するようになりました。現在は実務担当者が下準備を進め、私がチェックする体制です。領収書も、電子で受け取ったものは電子で保存し、紙のものはスキャンして電子化するなど、電子帳簿保存法にも対応できています。

近隣の会員生協から関心を寄せられることもあったそうですね。

「『楽楽精算』をどのように活用しているかぜひ見せてほしい」と、近隣の会員生協の経理担当者が見学に来ました。奈良や滋賀の生協さんは、それがきっかけで導入されたと聞いています。その際には、私たちが経験した反発の話もお伝えして、「経理が楽をしたいという伝え方だと反発を招くかもしれません」とアドバイスしました。あくまで自分の体験談ですが、少しはお役に立てたのかなと思います。

毎月数千通の支払通知を「楽楽明細」でペーパーレス化

「楽楽明細」導入のきっかけを教えてください。

「楽楽明細」を導入する以前にも別の電子請求書発行システムを利用していたことがあったのですが、正直なところ使い勝手があまりよくありませんでした。取引先の受領アドレスを変更したくても自社では変えられず、そのたびに問い合わせが必要で…。サポートセンターもなく、担当者へ電話やメールで連絡するしかないうえ、レスポンスも遅い。改善要望を出しても一向に変わらないため、これはもう変えようと。

他社サービスとの比較検討はされたのでしょうか。

実はほとんど比較はしていないんです。請求書まわりのシステムを見直す中で、すでに使っていた「楽楽精算」と同じシリーズという安心感がありましたし、あわせて検討していた「楽楽販売」ともセットで揃えたい、という考えが先にありました。それで自然と「楽楽明細」に決まった形です。

「楽楽明細」ではどのような点が改善されましたか。

まず、登録先のアドレスを自分たちで自由に変更できるようになりました。サポートも充実しており、何かあればすぐ相談できる点も魅力です。以前のシステムに比べると費用面の負担も軽くなりました。

こうした自由度やサポートは、当社のように送信量が多いと特にありがたいのではないかと思います。当社は取引先への支払通知書を「楽楽明細」で送っているのですが、その件数が月に1,500〜3,000通と非常に多いんです。取引先が多く、商品代金と経費を相殺する分の帳票なども含まれるため、契約中のプランの発行通数を毎月超過しています（笑）。

Excel集計からの脱却――上長主導で作り込んだ「楽楽販売」

「楽楽販売」はどのような背景で導入されたのでしょうか。

導入以前は、取引先ごとの支払金額をシステムから出力したデータをもとにExcelで集計し、そこから支払通知書を作成していました。前月の残高を加味して金額を調整するなど、切り貼りしながら手作業で編集する必要があり、担当者しか手順が分からないような煩雑なマニュアルもできてしまっていて…。こうした属人的な作業をどうにか解消したいと考えていました。

ちょうど販売管理と帳票発行の両方を見直したいという話もあり、それなら「楽楽販売」と「楽楽明細」をつないで同時に入れようという流れになったんです。

構築は大変だったのではないでしょうか。

システム設計が得意な上長が中心となって作り込みました。前月残高を加味して支払通知書を作るような複雑な仕組みだったので、上長もかなり苦労していましたね（笑）。

構築にあたっては、ラクスの担当者に継続的にサポートしてもらいながら進めました。私自身はとてもついていけないレベルでしたが、今ではしっかり運用に乗っています。

導入して大きく変わったのは、これまで手作業で集計していた支払通知書の作成が、システム上で完結するようになったことです。作業時間そのものが短くなったのはもちろん、金額の算出や進捗が担当者以外にも一目で分かるようになり、特定の人にしか分からなかった業務が、チームの誰でも把握できる状態になりました。

シリーズで揃えることで得られたワンストップの業務フロー

複数のサービスを組み合わせて、どのようなメリットを感じていますか。

一番のメリットは、同じシリーズで揃えることによる作業のわかりやすさですね。システムが違うと会計の項目を変えなければならない場面も出てきますが、その手間がありません。「楽楽販売」で作成した支払通知のデータを、そのまま「楽楽明細」で取り込むだけで送信できるので、非常に楽になりました。サポートも一本化されるので、わからないことがあった際に相談しやすい点も良いですね。

今後の展望や、ラクスへのご要望があればお聞かせください。

最近は業務の自動化にも取り組んでおり、他の会員生協の事例を参考にRPAの活用を進めています。経理の業務は専門性が高く、社外に相談しづらい面もあるのですが、当連合では会員生協同士で「どんな運用をしているか」を聞き合える関係があり、とても助けられています。

今後は、そうした横のつながりをもっと広げて、他社がどう工夫しているのかを知る機会を持てたらうれしいですね。同じ立場の担当者と情報交換できる場があれば、ぜひ参加してみたいと思っています。

最後に、これから導入を検討される企業様へメッセージをお願いします。

人数にもよりますが、紙で運用しているのであれば、電子帳簿保存法への対応も含めて、データでのやり取りに切り替えることをおすすめします。最初は現場から反発があるかもしれませんが、使う側のメリットをきちんと伝えることが、定着への近道だと思います。