手書きの申請書と手計算の日当――月600件超の旅費精算に追われる日々

――まずは皆様の普段の業務内容を教えてください。

尾形：私は総務業務全般を担当しており、10年ほど前の「楽楽精算」の導入に携わりました。現在は、申請内容の確認や社員マスタの管理を行っています。

上原：経理部の東京地区で支払業務のチェックを担当しているほか、導入時のマスタ設定にあわせて税務・法改正対応も見てきました。

林：私は東京で社外への支払いや債権管理を取りまとめています。当社では拠点ごとに経理組織が分かれており、東京と、工場のある長野県上田市でそれぞれ8名程度の体制で経理業務を担当しています。

伊藤：私は上田地区で経費・仕入の支払いを取りまとめています。

――「楽楽精算」導入前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

尾形：もともとは旅費精算を何とかしたいという思いがありました。当時、旅費精算の際は紙の申請書に領収書を貼付し、手入力・手計算で処理していたため、ペーパーレス化と入力・確認の工数削減が大きな課題だったんです。

東京の本社では月450件、工場のある上田地区では月150件ほどの旅費精算をそれぞれ処理しており、月末になると申請が集中しがちでした。しかも、日当の計算が複雑で、時間によって金額が変動する仕組みや加算日当があり…。手計算では間違いが生じやすく、チェックする側も一瞬気を抜くと見落としてしまうような状態でした。

上原：本社の営業部門に加え、地方営業所の旅費も本社側で支払っており、営業担当者の出張が多いほど申請件数が膨らむ構造でした。

比較検討の末「楽楽精算」を選定。社内の反発も乗り越え定着へ

――「楽楽精算」を導入したきっかけ、決め手を教えてください。

尾形：経費精算システムについて情報収集している中で、ちょうど展示会で「楽楽精算」の話を聞く機会がありました。そこから3〜4社を比較し、最終的に「楽楽精算」の導入に至りました。

決め手になったのは、コスト面に加えて必要な機能が一通り揃っていた点、複雑な日当計算といった当社のルールに柔軟に対応できるカスタマイズ性の高さです。他社ではもっと単純な計算しか組めなかったと記憶しています。

――導入時、社内の反応はいかがでしたか。

尾形：紙から電子化されることへの歓迎ムードはありましたが、これまで現金で支給していたものが振込に変わることには、一部で抵抗もあったと思います。

伊藤：工場側では総務部門が入力を代行していたので、現場の担当者が自分で入力することに慣れず、戸惑いが生じていた場面もありました。

――社内への浸透に向けて、何か工夫されたことはありますか。

伊藤：社員向けの説明会を開いたり、マニュアルを整備したりといった工夫はしましたね。

林：直接話さないとなかなか納得してくれない方もいたので、そうした方には一対一で丁寧に説明していったのが良かったと思います。地道に進めていったことで、今ではすっかり当たり前の運用として定着しています。

――本社から工場や全国拠点への展開はどのように進みましたか。

伊藤：上田地区では総務部門が経費精算を代行していたのですが、手入力での対応に限界が来ており…。本社の上層部からの「全社的に現金管理をなくしたい」という後押しもあり、東京で運用していた「楽楽精算」の仕組みを工場にも展開する運びになりました。

林：請求書払いについても、2025年から全社で「楽楽精算」に統一しました。当初は戸惑う場面もありました。ただ、過去の請求書のPDFをシステム上で確認できるようになったので、迷ったときは申請者が自分で見比べられますし、経理に問い合わせが来ても「前回起票したものがあるので確認してみてください」と案内できるようになり、経理側の負担もむしろ軽くなったと感じています。

日当の自動計算とワンクリック承認で現場・経理双方の工数を削減

――「楽楽精算」の導入後、どのような効果がありましたか。

尾形：一番助かっているのは日当計算の自動化です。紙の時代は総務で役職ごとに分かれた日当額を暗記するくらい何度もチェックしていましたが、今は選択肢さえ間違えなければ計算ミスが起きないので、確認作業の負担がまったく違います。

伊藤：以前は電卓でひとつずつ計算しており、約100件分のダブルチェックだけで半日近くかかっていました。今はその工数がほとんどかかりません。申請段階で内容が見えるので、間違いがあればその場で差し戻せますし、会計システムとの連携で仕訳入力の手間もなくなっています。

林：承認の催促もワンクリックのメール機能で済むようになり、文面を考える手間がなくなりました。承認状況もリアルタイムで見えるので、「いつ支払がされるのか」といった問い合わせもなくなりました。

上原：AI-OCRによる請求書や領収書の自動読み取りも便利になったと感じています。アップデートを重ねるごとに精度が向上していて、以前よりさらに使いやすくなった印象です。

月1,700件の印刷・ファイリング業務を、「楽楽電子保存」で解消

――「楽楽電子保存」の導入経緯を教えてください。

上原：きっかけとしては電子帳簿保存法の施行に伴う運用の見直しでした。当社で毎月処理する帳票数は精算関連だけでなく購買・開発部門も含めて1,700件近くにのぼります。メールで届いた書類もいちいち印刷してファイルに綴じるような運用だったので、保管スペースや印刷コストの負担が大きな課題でした。

尾形：もともと帳票を電子化する仕組みがなかったので、ペーパーレス化もあわせて進められるよい機会だと考えました。

上原：他社製品とも比較しましたが、すでに「楽楽精算」を使い慣れていたこともあり、導入や運用のイメージがしやすい「楽楽電子保存」に決めました。

――導入後の使い勝手はいかがですか。

尾形：「楽楽電子保存」は電帳法対応の書類に限らず、社内で「電子で残しておきたい」という書類の保管先としても活用されています。メモ機能で他の帳票と紐づけて管理できる点も好評です。

「楽楽精算」「楽楽電子保存」の連携強化やAI活用にも期待

――今後の連携アップデートや機能面への期待はありますか。

林：受け取った請求書は「楽楽電子保存」へスムーズに連携される一方、当社から発信する書類は「楽楽精算」と「楽楽電子保存」に分かれて管理されていて、運用が煩雑になっていたんです。今後、証憑を一元管理できるようアップデートされると聞いて、待っていました！という気持ちです（笑）。

上原：事前申請と実際の精算内容に差異が生じた場合、今はコメント欄にメモするしか方法がないので、申請時からどう修正されたかのビフォーアフターが明確に分かる機能があると助かります。

尾形：予実管理についても改善を期待している点があります。現状は「予算100万に対して実績50万」といった数字しか見えないため、その内訳をクリックして確認できると、より使いやすくなると思います。

伊藤：システムへの入力そのものを負担に感じている部署も多いため、AIがどの程度の精度で入力を代行してくれるのか、期待しているところです。

――これから導入を検討する企業へメッセージをお願いします。

伊藤：申請と同時に状況を確認できる点、ペーパーレス化された点、会計システムと連携できる点、そして入力画面を自社に合わせて自由に調整できる点。どれをとっても、導入してよかったと感じています。

林：最初からすべての機能を使う必要がないのも「楽楽クラウド」の魅力だと思います。当社も旅費精算から始めて、状況を見ながら請求書払いへと範囲を広げてきました。まずは部分的にスタートしてみる、という方法もぜひ検討してみてほしいですね。

尾形：いきなり全社展開しようとすると難しいものですが、旅費精算からのスモールスタートだったからこそ、実績を積みながら拠点や対応領域を増やすことができました。紙の時代と比べると、確認作業は劇的に減ったと実感しています。

上原：導入時は、マスタ設定を自社で一から進めなければならないと身構えていましたが、サポート体制が手厚く、ラクスの担当者と協力しながら構築できました。その点は、これから検討される企業の皆様にもぜひお伝えしたいです。