月3,000件程の受注データを納品・請求まで一気通貫！
手書きミスゼロと営業の売上・進捗の可視化を実現
事業内容
株式会社札幌ニチエー様は、工業用薬品および水道用薬剤の製造・卸・販売を展開されている企業様です。メーカーからの仕入れ販売に加え、自社工場での加工・製造も行っており、タンクローリーで北海道内の上下水道処理場や工場等へ製品を配送し、社会インフラを支えています。
「楽楽販売」を導入している業務の領域
株式会社札幌ニチエー様では、受注／売上管理、発注管理、請求管理、収支管理、顧客管理、履歴管理、製品在庫管理、配車管理、製品出荷スケジュール管理と、販売管理だけにとどまらずその周辺業務まで非常に幅広い領域で「楽楽販売」を活用されています。本社と工場をつなぐ情報共有の基盤として、日々のデータ連携や各種帳票・送り状の発行に役立てられています。
「楽楽販売」を検討したきっかけは？
複数システムの乱立と非互換性により、二重三重の手入力が発生していた
長年使用していた販売管理システムや、独自のシステム、送り状発行システムなど、用途や顧客ごとに異なるシステムを利用していました。これらのシステムは互いに互換性がなく、CSVデータの出力もできなかったため、同じ情報を各システムに手作業で入力しなければならず、使い勝手の悪さが課題となっていました。
膨大な手書き作業とヒューマンエラーから脱却したかった
1日100件以上（月約3,000件）にものぼる受注業務において、電話やFAXで受けた注文情報を本社から工場へ伝達する際、手書きによるFAX送信や口頭連絡に頼っていました。そのため、書き移す際の思い込みによる間違いや、聞き間違い、手書き文字の崩れによる読み間違いなど、ヒューマンエラーが多発し、確認や修正に多くの時間を費やしていました。
「楽楽販売」導入の決め手は？
自社の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズ性
複数社のシステムを比較検討した結果、「楽楽販売」の柔軟なカスタマイズ性を高く評価しました。他社のシステムでは自社の業務をシステムに合わせる必要があり、項目数に制限があったり、文字色を変えて視認性を高めるといった工夫ができませんでした。一方「楽楽販売」であれば、自社が求める運用・細かな要件に合わせて構築できる点や、工場の在庫管理など販売管理以外の領域にも応用できる点が決め手となりました。また、実際に運用する事務部門の方々からの推挙があったことや、初期費用が安価だったことが後押しとなりました。
「楽楽販売」の導入効果は？
受注管理を一元化し、本社と工場が同じ情報をリアルタイムで共有
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導入前の課題
1日100件以上の受注を電話・FAXで受け、手書きの帳票で工場へ連絡しており、記入ミスや深夜までの残業が発生していた
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「楽楽販売」での解決
受注情報を「楽楽販売」へ直接入力し、工場側の資材発注・製造依頼・出荷情報と連動させ、本社と工場でリアルタイムに情報を共有できる体制を構築
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得られた効果
受注の受付から工場への製造・出荷指示までが1つのシステム上でつながり、手書きによる誤記や口頭伝達に起因する認識のミスが解消し深夜残業もなくなった！
ご担当者様の声
以前は、1日100件以上（月約3,000件）にのぼる注文を電話やFAXで受領し、事務担当者が手書きで帳票に書き写した上で、工場へFAX送信と口頭連絡を行っていました。
類似した薬品名が多いため、工場へ連絡する帳票に手書きする際、少しの文字の違いや思い込みで全く別の製品を記載してしまう致命的なミスや、文字が崩れて読めないといった問題がありました。
その確認や修正のやり取りに追われ、23時まで残業が生じるケースも発生していました。
「楽楽販売」を導入してからは、製品マスタから薬品名を選ぶだけで入力できるようになり、そうしたミスが完全になくなりました。また、入力された受注情報は、そのまま工場側の資材発注・製造依頼・出荷情報として連動し、本社と工場で同一画面を参照しながらリアルタイムに情報共有を行える体制になりました。
手書きによる誤記や口頭伝達に起因する認識のミスが解消され、手書きがなくなったことで、毎日夜遅くまで対応していた事務担当者も、今では定時で業務を終えられるようになり、非常に助かっています。
受注データを納品・請求まで一気通貫で活用し、月3,000件の帳票作成の工数とミスを削減
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導入前の課題
受注後の納品にかかる業務では、販売管理システムへ入力済みの情報を各配送業者のシステムへ転記する必要があり、送り状・荷札の作成に半日から1日を要することもあった
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「楽楽販売」での解決
受注データをそのまま活用し、「楽楽販売」からの送り状印刷と、各配送業者のシステムへのCSV取り込みができるように整備。納品書・請求書も同じ受注データから発行し、確定した請求データは会計システムへ連携できるように
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得られた効果
受注から納品・請求までが同一のデータでつながり、システム間の再入力や転記が不要に！送り状・荷札の発行工数を大幅に削減し、転記不要のため請求業務も正確に処理できるようになった
ご担当者様の声
以前は、既存システム間に互換性がなかったため、販売管理システムへ入力済みの情報を各配送業者のシステムへ手作業で再入力する必要がありました。
1件の注文に何品目も含まれる荷物の送り状・荷札も手入力や手書きで作成していたため、10トン分の荷物ともなると、その入力だけで半日から1日が潰れてしまっていました。納品書や請求書も同じで、月に3,000件近い取引を紙の帳票をもとに手作業で作成していたため、金額や宛先の間違いが起きやすく、その確認にも手間がかかっていました。
今は受注時に入力したデータが、そのまま送り状にも納品書にも請求書にも使えます。送り状は「楽楽販売」からシール紙へ直接印刷できるようになり、CSV出力で各配送業者のシステムへ取り込めるようになったため、その日に発送するものを一覧から選んで出力操作をするだけで終わります。
また、毎月夜遅くまでかかっていた請求業務も、画面上のデータをそのまま出すだけなので転記が介在せず、正確に処理できるようになりました。確定した請求データはCSVで会計システムへ連携できるようになり、二度手間がなくなりました。
売上・収支・進捗を可視化し、営業担当者が自ら数字を確認できる体制へ
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導入前の課題
売上や原価を個別のExcelで集計していたため、最新の数字や収支、担当者別の営業成績や取引先ごとの納品状況の把握に手間がかかっていた
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「楽楽販売」での解決
原価と売上を「楽楽販売」で一元管理し、売上・収支を一覧できる画面を構築
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得られた効果
営業担当者自身が自らの売上実績や取引先への納品進捗をシステム上で即座に確認できるようになり、Excelでの煩雑な集計作業や確認の手間がなくなった！
ご担当者様の声
以前は売上や収支を確認するために、毎回データをExcelへ落とし込んで集計や計算を行っていたため、最新の数字や収支を把握するのに膨大な手間がかかっていました。
また、営業担当者が自身の営業成績を知りたいときもその都度集計が必要だったことに加え、「どの取引先にどの製品が未納品か」といった配送・納品状況についても、手元ですぐ参照できず、その都度確認して回る手間がかかっていました。そこで「楽楽販売」内で原価から売上を自動計算させ、売上・収支が一目でわかる画面を作成しました。
今では営業担当者が画面を見るだけで、自身の売上成績や案件ごとの納品進捗までシステム上で即座に検索・確認ができます。
項目を絞り込んで自在に情報を引き出せるため、以前のように手作業でExcel集計をする手間がなくなり役立っています。
「楽楽販売」でよかったこと
受注管理から在庫の管理まで、複数のシステムを1つに集約
「楽楽販売」導入前は複数のシステムが乱立し、入力の手間と情報の不一致が課題でした。「楽楽販売」を導入して、これまで各部門・各担当者が別々のシステムやExcelで対応していた業務を1つのシステムで確認できる体制を構築できました。
本社と工場間での認識の相違が解消
システムの統一によって社内のコミュニケーションが円滑になった点も良かったと感じています。以前は電話での口頭伝達が主でしたので、同じ言葉でも本社の営業と工場で解釈が異なり、認識のズレや言った・言わないのトラブルが生じることがありました。現在は「楽楽販売」の画面を両部署で共有しながら会話ができるため、「資材がここでしか入ってこないから、この納期になる」といった根拠のある情報伝達が可能になりました。さらに、似たような社名のお客様であっても住所を含めた情報を同じ画面上で確認できるため、誤配送のリスクを未然に防ぐことにも繋がっています。
今後の展望
株式会社札幌ニチエー様は、今後「楽楽販売」を活用し、工場の工程管理や生産管理の領域までシステムを拡張していくことを視野に入れられています。また、いずれは営業担当者によるタブレット利用を進め、顧客先でタブレットを見ながら「現在在庫があるので、すぐに出荷できます」と即答できるような、さらなる顧客サービスの向上を目指されています。
