見積もり時の原価率との差を可視化！
収支が悪化した案件を早期に把握

「楽楽販売」を検討したきっかけは？

現場に割く時間を増やすため、Excel中心の業務から脱却したかった

当社は現場対応を強みとしているため、できるだけ事務作業を減らし、現場に足を運ぶ時間を増やしたいと考えていました。しかし当時は、見積書・受注報告書・請求書の作成をすべてExcelで管理しており、事務作業に多くの時間を取られていました。
見積書を作成し、受注後に受注報告書へ転記し、請求時にも請求書へ再度入力するという流れで、二重・三重の作業が発生していた状況です。
担当者が少人数のうちは運用でカバーできていましたが、管理物件や委託数が増える中で、同時編集ができない不便さや転記ミスによってトラブルも発生し、管理上のリスクも顕在化していました。
事務作業に追われる状況を変えるため、Excel管理を見直し、クラウド化によって業務を一元管理できる仕組みを検討し始めたことがきっかけです。

自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点がニーズに合っていた

ビルメンテナンス業に特化した管理システムが見つからなかったことから、当初は専用システムの自社開発も検討しました。しかし、多額のコストがかかることや、開発が思うように進まなかった他社事例も耳にしていたため、リスクの大きさを感じていました。
その中で「楽楽販売」は、使いながら項目や運用を調整できる柔軟性があり、ビルメンテナンス業に特有の定期契約と臨時工事が混在する当社の業務にも対応できると判断しました。

「楽楽販売」導入の決め手は？

設定の柔軟性とUI（見た目）の分かりやすさ、導入後の手厚いサポート

決め手は、設定の柔軟性とUI（見た目）の分かりやすさです。
ビルメンテナンス業界には特化したシステムが少なく、自社の業務に合うものがなかなか見つかりませんでした。
その点、「楽楽販売」は自分たちの運用に合わせてカスタマイズできる汎用性がありました。当時は社内にシステムに詳しい者がおらず素人同然の状態でしたが、画面が見やすく直感的に操作できたため、「これなら自分たちでも作れそうだな」と感じたことが大きかったですね。
また、サポートの丁寧さも安心材料になりました。営業段階から非常に説明が分かりやすく、導入後もサポート担当の方に相談しながら作り上げていける点は、他社製品と比較した際の大きな魅力でした。

「楽楽販売」でよかったこと

「時間を生み出すための道具」から、付加価値を高めるための活用へ

導入当初は、とにかく事務作業を減らしたいという思いが強かったですね。見積もりや請求業務に時間がかかっていたので、その時間をどうにか削減したいと考えていました。
「楽楽販売」は、私たちにとって「時間を生み出すための道具」という位置づけでした。実際に業務が効率化されて、まずはその目的は達成できたと感じています。
ただ、使い続けるうちに「これ集計できるんじゃないか」「もっと分析に使えるのではないか」という発想が出てきました。今では、単なる業務効率化ツールではなく、データを深掘りして分析に活用し、経営判断につなげるためのツールになってきていると感じています。