既存システムを維持して手入力を排した「楽楽精算」の業務効率化事例

38営業店の経費事務を本部へ集約。「手入力によるミスと手戻り」の解消が大きな課題に

「楽楽精算」の導入前に、経費精算業務で抱えていた課題についてお聞かせください。

当金庫では2021年7月より、38営業店の経費事務を本部に集約するプロジェクトをスタートさせました。全店舗の情報を集約し、業務を効率化させるためには、本部・営業店間でスムーズに情報連携できるシステムが必要不可欠でした。

当時大きな課題となっていたのが「手入力によるミスと、確認の手間」です。労働金庫共通の既存システムは、勘定科目を含むすべての情報を手入力する仕様だったため、担当者による科目間違いなどのミスが発生していました。例えば、駐車場代ひとつをとっても、それが業務目的か、懇親会に伴う交際費かの判断が難しく、確認や手戻りに多大な時間を奪われていました。本部側でのチェック体制も限界を迎えており、仕組みから解決することが急務でした。

既存システムとの柔軟なデータ連携と、高いコストパフォーマンスが選定の決め手に

数あるシステムの中から、最終的に「楽楽精算」を選ばれた理由は何だったのでしょうか？

最も重視したのは、「労働金庫業態で統一されている既存システムを維持したまま、スムーズに連携できること」です。本部で行う仕訳や支払データの作成といった処理は、全金庫共通のシステムで行う必要があり、変更できません。そこで、営業店の入力・申請用に「楽楽精算」を導入し、そこから出力したCSVデータを本部の既存システムへ一括投入する運用を考えました。システムを丸ごと刷新できない制約のなかで、「楽楽精算」はCSVデータの出力形式を既存システムに合わせて柔軟にカスタマイズできるため、スムーズな連携が可能でした。

また、予算内で、必要な機能が十分に揃っていたことも大きな要因です。コストパフォーマンスが非常に高く、営業店の負荷軽減と、本部集約化の基盤構築を両立できると判断し、導入を決定しました。

経費費目を約100種類削減し、入力はプルダウン式へ。ミスが減り「業務の標準化」を実現

導入にあたって工夫された点や、具体的な導入効果について教えてください。

担当者が迷わず入力できる仕組みを作るため、「楽楽精算」の導入と同時に勘定科目数の見直しを行いました。約170種類あった経費費目を、実務に即して約50種類へと削減し、「楽楽精算」上での入力は、税率や交際費区分などを視覚的にわかりやすくするため、約100種類のプルダウン選択式へと変更しました。
この効果は絶大で、現場からは「非常に分かりやすくなった」と好評です。税務や財務の専門知識がなくても、画面の指示に従って選ぶだけで正確な処理ができるため、入力ミスや本部からの手戻りが減少しました。担当者の入れ替わりがあっても、教育に時間をかける必要がなくなり、組織全体の「業務の標準化」が実現できたことが最大の成果だと感じています。

業界特有の制約は工夫次第で超えられる。他の労働金庫の参考事例へ。

同じような課題を抱える労働金庫様や企業様へのメッセージをお願いします。

今回の取り組みは、同じく経費精算の効率化に悩む他の労働金庫様からも注目されており、すでに複数の視察を受けています。
視察に来られた他の労働金庫様が特に強い興味を持たれるのが、「共通の既存システムとのデータ連携」という点です。

業界特有のシステム制約があっても、工夫次第で業務効率化は実現できます。その実例を示せたことを、当金庫としても誇りに思います。「全国共通システムを使っているから」「運用が複雑だから」と足踏みされている金庫様や企業様があれば、当金庫の事例をヒントにしていただきたいです。