「楽楽精算」と法人カード連携による効率化事例

拠点ごとに異なる運用と、膨大な「立替払い」。毎週2時間を費やす紙のファイリング作業が大きな負担に

導入前の経費精算業務ではどのような課題がありましたか？

当時は経費申請から承認までを紙で運用しており、紙の処理に経理業務が大きく圧迫されていました。
また、札幌と苫小牧の2拠点で経費の処理方法が異なっていたことに加え、現場での事務用品の購入や会議用のお弁当代といった支払いは個人の「立替払い」がメインだったため、毎月の精算件数が膨大でした。現場から集まった大量のレシートや精算書を日付順に並び替え、バインダーへ1枚ずつファイリングしていく作業だけでも毎週2時間ほどを費やしており、この書類整理の負担をいかに減らすかが会社としての大きな課題でした。

申請から承認までをすべて電子化。現場の使いやすさと経理の効率化を両立できる点が大きな魅力

数あるシステムの中で、「楽楽精算」を選ばれた理由は何ですか？

重視したのは「現場の社員にとって操作が簡単であること」と「経理担当者の業務をどれだけ効率化できるか」という点でした。
弊社ではこれまで、経費処理の申請はもちろん、それに伴う稟議書の申請なども紙で行っており、書類の作成から社内の承認を得るまでに多大な時間がかかっていました。「楽楽精算」であれば、申請から承認までのフローをすべて「電子化」できる点に非常に魅力を感じました。
加えて、操作が分かりやすく現場の社員も直感的に使えるため、「これなら自社の業務効率化を無理なく進められそうだ」と感じられたことが、導入の大きな決め手となりました。

毎月2,000枚の経費精算書類がゼロに！「北洋銀行法人カード」との連携で立替払いと確認の手間も減少

「楽楽精算」の導入によって、業務はどのように改善されましたか？

各拠点の経費精算を本社へ集約し、週1回の精算日に一括処理するルールへ統一しました。スマートフォンを活用したシステム化により、現場の申請手続きそのものが簡略化され、申請者・経理双方の処理工数を大幅に削減することができています。 また、これまで毎月2,000枚近く発生していた経費精算の紙書類を、ゼロへと削減することができました。
現場からも「スマホから申請できて便利」と好評です。効率化によって生まれた時間は、これまで十分な時間を確保できていなかった集計業務などへ充てられるようになっています。

今回の導入を機に作成された「北洋銀行法人カード」との連携効果はいかがでしょうか？

事務用品の購入や会議のお弁当代など、多額の支払いを法人カードへ集約し、社内のキャッシュレス化を促進したことで、個人の立替払いがなくなりました。
最大のメリットは、カードの利用明細が速やかに「楽楽精算」へ自動で取り込まれる点です。カードを使うだけで利用実績が自動でシステムに反映されるため、「領収書とカード明細の手作業による突合」は不要ですし、現場の入力ミスや申請漏れ、経理側の確認漏れも防ぐことができます。キャッシュレス化によって月々のカード請求が来た際の確認・処理も非常に早くなり、現場・経理双方のスピードと正確性が圧倒的に向上しています。

申請から承認までシステムで完結。紙のやり取りを無くし、バックオフィスのさらなるデジタル化を目指す

今後の展望と、これからシステム導入を検討されている企業様へのメッセージをお願いします。

申請から承認までがシステム上で完結し、手入力や紙でのやり取りが一切なくなるため、現在も経費精算を紙で管理されている企業様にはぜひおすすめしたいです。ラクスのサポートは非常に丁寧で、自社の運用に合わせた設定方法を都度提案してくれたため、初めてのシステム導入でも安心でした。今後もバックオフィスのデジタル化による業務効率化をさらに推し進め、より生産性の高い経理部門を目指していきたいです。