「楽楽精算」×「弥生会計」の連携による生産性向上事例

月60件の「仮払金」管理と、丸1日以上を費やす「手入力」が大きな負担に

導入検討のきっかけと、当時の課題を教えてください。

社員への経費精算において月間60件ほど対象者に対し、週次で仮払いの申請と振込を行う「仮払金」制度を運用しており、経理業務の大きな負担となっていました。
担当者と申請者で個別に管理はしていましたが、残高の不一致リスクや精算の督促など、現金を扱うことによる精神的・時間的なストレスがありました。また、経費の動きがタイムリーに「見える化」できていない点に課題を感じていました。

経費精算の実務ではどのような課題がありましたか？

特に負担だったのが、会計ソフトへの手入力です。以前はExcelで集計した経費データを、経理担当者2名で分担して「弥生会計」へ入力していました。
当社の運用上、摘要欄には「誰が、いつ、どの店で、誰と会食したか」といった詳細情報の入力が必須で、文字数制限を気にしながらの細かな作業が求められます。1名で担当する2部門分のデータだけでも、入力作業に丸1日以上は費やしていました。「誰かがExcelに入力したものを、別の誰かが会計ソフトに入力し直す」という二度手間に、改善の必要性を強く感じていました。

「楽楽」という名前通りの親しみやすさと、カスタマイズ性が決め手

数あるシステムの中で、「楽楽精算」を選ばれた理由は何ですか？

もともとCMなどで名前を知っており、「楽楽」という分かりやすい名前から操作が簡単そうな印象を持っていました。実際に説明を受ける中で、会計ソフト用のデータや振込データ（FBデータ）を出力できる点に魅力を感じました。摘要欄に細かく情報を入力する既存の運用ルールを極力変えずに、システム上で実現するための「カスタマイズ性」があったことが、導入の大きな決め手になりました。

「弥生会計」との連携で直面した壁。カスタマーサクセスの助言を受けつつ自社に合った運用を模索

導入にあたり、苦労した点はありますか？

最も苦労したのは「弥生会計」とのデータ連携です。補助科目を多用しているため、当初は全角・半角の違いやスペースの有無などでマッチングエラーが多発しました。ラクスのカスタマーサクセスから助言を受けつつ、根気よくマスター設定を調整しました。文字数調整など、一部では手作業での修正が残っていますが、すべてを手入力していた時代と比べれば、交通費精算などが自動化され大幅な時間削減につながっています。

社内への浸透はスムーズに進みましたか？

事前に全社プレゼンを行い、「仮払金制度からの変更理由」や「システム化のメリット」を説明していたため混乱はありませんでした。自社仕様に画面をカスタマイズし、不要な機能を非表示にする工夫も行いました。スマホ操作に慣れている社員が多く、操作の問い合わせも限定的でスムーズに定着しました。

仮払金制度から事後精算制度への変更。手入力からの解放で、精神的な負担も大幅減

導入後の効果について教えてください。

最大の課題だった「仮払金」は楽楽精算上で一部運用は継続していますが、原則事後精算制度へ移行できたことで週次の振込業務が月1回の経費精算に集約され、現金管理の手間とリスクがゼロになりました。また、会計ソフトへの入力もCSVの取り込みに変わり、2名で丸1日以上かけていた手入力がなくなりました。随時申請・承認が行われることで業務が分散し、「膨大な手入力」の労力とプレッシャーから解放された効果は大きかったです。

現場の社員様からの反応はいかがですか？

「以前のやり方にはもう戻りたくない」というのが正直な感想だと思います。
領収書をのり付けしたり、Excelに入力して印刷したりといった作業が不要になりました。出社せずともスマホから申請・承認ができるため、営業担当者からも好評です。経費精算の透明性が向上し、社内全体の効率化につながっていると実感しています。