「楽楽精算」の柔軟なカスタマイズによる、「弥生会計」との連携事例

複雑な社内ルールと紙の運用。個別対応に追われ、毎月30時間以上の残業が常態化

導入前の経費精算業務ではどのような課題がありましたか？

最大の課題は、経理担当者の業務負荷が限界に達していたことです。
当時はExcelフォーマットに各自が入力・印刷し、領収書を貼付して提出する紙ベースの運用でした。
弊社には残業時の食事代補助など独自の福利厚生が多く、立替精算の項目やルールが非常に複雑です。申請者からすると申請項目が分かりにくく、問合せや申請不備のための差し戻しが頻発している状態でした。
さらに、提出された精算書を1件ずつ目視で確認し、「弥生会計」へ手入力するため、週に1度行う精算業務に2名で丸2日を要していました。結果として月30時間以上の残業が常態化し、経理担当者以外のメンバーによる協力がなければ業務が回らない状況でした。

決め手は「圧倒的なカスタマイズ性」。独自の役職制度や複雑な手当にも対応可能

数あるシステムの中で、「楽楽精算」を選ばれた理由は何ですか？

実は過去に別の経費精算システムを導入したことがありましたが、操作性や柔軟性に課題があり、短期間で利用を停止した経緯があります。
弊社は、役職と決裁者が異なる独自の組織体制を採用しており、一般的な役職ベースの承認フローでは対応が困難でした。また、手当や福利厚生の種類も多岐にわたります。
その点、「楽楽精算」は承認ルートを柔軟に設定できるだけでなく、申請項目の名称も自社に合わせてカスタマイズ可能です。従業員が迷わず申請できる運用を構築できると感じ、自社の複雑なルールにも対応できると確信したことが導入の決め手となりました。

「弥生会計」への手入力が不要に。業務効率化により残業時間は1/3以下へ

導入後の効果について教えてください。

最も大きな効果は、残業時間の大幅な削減です。
月30時間以上発生していた残業は、現在では多くても10時間前後まで削減されました。
システム上で申請ルールを制御できるようになったことで入力ミスが減少し、確認や差し戻しのやり取りが大幅に削減されました。また、画面も直感的で分かりやすく、新任の承認者でも特別な説明なく運用できています。

「弥生会計」との連携はいかがでしょうか？

非常にスムーズです。直接「弥生会計」に仕訳入力する手間が省け、精算書の内容を「弥生会計」のインポート形式に合わせて出力できるようになりました。現場の負担を増やすことなく正確なデータ管理が実現できています。
さらに、すべてのデータが「楽楽精算」内に保存されることで、過去の申請内容も即座に検索可能となり、書類を探す手間も解消されました。

創出された時間を「売上拡大、利益創出」施策へ。より働きやすい環境づくりを加速

今後の展望をお聞かせください。

「楽楽精算」の導入により、日々の処理業務に追われる状況から脱却し、本来注力すべきコア業務に時間を充てられるようになりました。今後は創出した時間を活用し、売上や利益の向上につながる施策の企画・実行に取り組んでいきたいと考えています。
また、オフィス移転も予定しており、より働きやすい環境づくりを進めていきます。業務効率化と環境整備の両面から、社員がより活躍できる組織を目指していきます。