M&Aで拡大するグループ各社の経費精算DX実現事例

「印刷・糊付け」などの作業が負担。申請の後回しが慢性化

「楽楽精算」を導入することになったきっかけを教えてください。

当社は不動産管理事業を展開しており、現場社員による備品購入や業者との会食など、立替経費の精算が多く発生します。
導入前はExcelに入力して印刷し、領収書を糊付けする運用でした。日々の業務が忙しい中、こうした事務作業の負担は大きく、申請作業が後回しにされがちでした。その結果、提出の遅れが常態化し、処理全体の遅延につながっていたのです。

経理部門側にはどのような課題がありましたか？

経理側では、提出された申請内容だけでは「どの勘定科目に該当するのか」が判断できず、その都度申請者に確認していました。
例えば、ビルメンテナンスの現場で急遽パッキンなどを購入した際、申請書に品名だけ書かれていても、それが一般的な「消耗品費」なのか、特定の工事案件の「原価」として処理すべきものなのか判断できません。
M&Aによってグループ規模が拡大する中で、こうした確認作業や、事業会社ごとに異なる会計ソフトへの手入力によるミスも頻発していたため、グループ全体でのDX推進が必要不可欠となっていました。

「会計ソフトを選ばない」連携力が決め手。M&Aによるグループ拡大を支える拡張性を評価

数あるシステムの中で、「楽楽精算」を選ばれた理由は何ですか？

最大の決め手は、M&Aによってグループ企業が増えた際にも柔軟に対応できる「拡張性」と「会計システムとの連携力」です。
弊社にグループ入りする企業は、それぞれ異なる会計ソフトを使用しているケースが大半です。「特定の会計ソフトでなければ連携できない」というシステムでは、当社のM&A戦略に対応できません。
「楽楽精算」はCSV連携の設定が柔軟で、連携先の会計ソフトに合わせて出力レイアウトを自在にカスタマイズすることができます。 どのような会計ソフトを使っていても、その仕様に合わせてデータをスムーズに連携できるため、グループ全体で統一して導入できる点が非常に魅力的でした。

スマホ申請で「1回あたり数分」に短縮。週次払いの実現で高額な立替負担も解消

導入後の効果について教えてください。

場所を問わずにスマートフォンで申請できるようになったため、移動中や現場での隙間時間を活用して、1回あたり数分で処理が完結するようになりました。「事務作業のためにまとまった時間を割く」という心理的なハードルがなくなり、現場社員の負担は劇的に減りました。

経理業務や精算サイクルにはどのような変化がありましたか？

申請時に申請者が用途を選ぶことで自動的に勘定科目が紐づくため、経理側での確認工数が大幅に削減されました。承認プロセスも迅速化し、これまでは月2回だった精算・支払いを「週次」で行えるようになりました。
営業担当者などは、多い月には10万円を超える立替が発生することもありましたが、週次払いになったことで金銭的な負担が減り、心理的にも非常に楽になったと好評です。

トラブル時もスピーディに解決。原因の切り分けまで伴走してくれる安心感

ラクスのサポート体制についてはいかがでしたか？

導入後に既存の会計システムとの連携がうまくいかないトラブルがあったのですが、その際の対応が非常に印象に残っています。
問い合わせるとすぐにカスタマーサクセスチームから連絡があり、迅速に対応いただきました。単にシステムの使い方だけでなく、「会計ソフト側の要因なのか、データ出力設定の要因なのか」といったトラブルの原因切り分けまで丁寧に考察していただき、スムーズに解決できました。この「レスポンスの早さ」と「寄り添っていただける丁寧さ」は、運用を続ける上で非常に心強く感じています。

M&Aした地域企業へDXを展開し、グループ全体の生産性を底上げする

今後の展望をお聞かせください。

当社がM&Aを行う対象は地域の中小企業が中心であり、バックオフィス業務がアナログなままの企業も少なくありません。
今回の成功事例をモデルケースとして、新たにグループ入りした企業にも「楽楽精算」を展開し、グループ全体の業務標準化と生産性向上を進めていく予定です。今後は請求書発行業務の電子化やAI機能の活用なども視野に入れ、地域全体のDXに貢献できる体制づくりを目指していきます。