経費精算でクレジットカードの明細は使えない？立替時の注意点も解説

クレジットカードでの経費精算では領収書が必須？

原則として、どのような支払方法でも経費精算には領収書が必須となるため、クレジットカードを使った経費精算においても基本的には領収書が必要です。

ただし、決済時に領収書が発行されない場合は、利用明細書やレシートなどの利用伝票を領収書の代わりに証明書として使用できます。利用伝票はカード決済をすると発行される書類です。

領収書の代わりとして使用する場合は、以下の必要項目が記載されていることを確認しておきましょう。

クレジットカードで経費精算する際の注意点

クレジットカードで経費精算する際は、以下の点に注意しましょう。

• 「クレジットカード払い」といった記載があるか確認する
• 経費申請時に提出した書類は一定期間の保管が必要
• 分割払いの手数料は「支払手数料」として計上する
• 二重計上しないように気をつける
• プライベートの支払いに使用されていないかチェックする

それぞれ解説します。

「クレジットカード払い」といった記載があるか確認する

経費精算時に提出する領収書・利用明細書・レシートなどの証明書類には、クレジットカード決済であることが明記されている必要があります。経理担当者は、従業員から証明書類を受け取った際に、「クレジットカード払い」の記載があるか確認しましょう。

領収書にクレジットカード払いの記載がない場合、購入した商品やサービスの金額が5万円以上になる際は収入印紙の貼付が必要です。

経費申請時に提出した書類は一定期間の保管が必要

経費申請時に提出した証明書類は、一定の期間にわたり会社で保管しなければなりません。保管期間は原則として法人で7年間、個人事業主で5年間となっています。

ただし、法人で欠損金の繰越控除を行う場合、10年間の保管が必要です。また、個人事業主で青色申告を行う場合は、7年間の保存が求められます。

重要な書類を紛失しないよう適切に保存しましょう。

分割払いの手数料は「支払手数料」として計上する

クレジットカードの分割払いを利用すると、分割払いの手数料が発生します。この場合、分割払いの手数料も経費として計上可能です。

仕訳の勘定科目は「支払手数料」として記帳しましょう。また、手数料は消費税の税区分では非課税として扱われます。

二重計上しないように気をつける

クレジットカードを使って支払った経費を精算する際は、二重計上しないようにしましょう。

クレジットカード払いをした際に、複数の書類が発行される場合があります。とくに手作業で経費精算の作業をしているケースでは、同じ支出であるにもかかわらず別のものとして処理してしまう可能性があるため、注意が必要です。

二重計上すると会社の信頼性が揺らいだり、税務調査で指摘されてペナルティが発生したりすることがあります。リスクを軽減するために、同一の支払いに関する書類はひとつにまとめておくことや、システムを使って一元管理することなどを検討しましょう。

プライベートの支払いに使用されていないかチェックする

従業員のプライベートに関する支払いではないかをチェックすることも必要です。

自分のために品物を購入したり、サービスを利用したりした際にかかった金額を従業員が不正に経費申請しているケースも起こりえます。また、従業員自身のクレジットカードで経費に関する決済をしていると、意図的ではなくても誤って自分のために使った項目まで申請してしまうことがあるかもしれません。

申請者のミスや不正を防ぐためにも、経理担当者が1つ1つの支払内容を確認する必要があるのです。

従業員が個人のクレジットカードで立て替えた場合の仕訳例

オフィスのコピー用紙がなくなったため、従業員が急遽自身のクレジットカードで2,700円を支払って購入したケースを例に仕訳方法を解説します。今回は、立替金が発生した際・立替金を精算する際に分けて確認していきましょう。

立替金が発生した際

従業員が自身のクレジットカードでコピー用紙を購入した時点で、立替金が発生します。仕訳例は、以下のとおりです。

今回はコピー用紙を購入しているため「借方」に「消耗品費」を計上し、「貸方」に「立替金」を計上しています。

立替金を精算する際

立替の経費申請が承認されたら、一時的にクレジットカードで支払っている従業員に対して現金授受や振込などで精算します。会社の普通預金から出金し、立て替えた従業員の口座に振り込んで立替金を精算する際の仕訳例は、以下のとおりです。

貸方に計上していた「立替金」を精算するため、今回は借方への計上が必要です。また、普通預金から出金しているため、貸方に「普通預金」を計上しています。

経費精算に法人用クレジットカードを使うメリット

法人カード（法人用クレジットカード）とは、法人の経費支払い専用のクレジットカードを指します。経費精算に法人用クレジットカードを使うメリットは、主に以下のとおりです。

• 立替払いに伴う作業を軽減できる
• 計上漏れや不正のリスクを軽減できる
• 特典を受けられる場合がある
• 追加カードを発行して従業員に割り当てられる

各メリットについて、解説します。

立替払いに伴う作業を軽減できる

経費精算に法人カードを使用することで、立替払い時に発生する作業を軽減できる点がメリットです。

従業員のクレジットカードで経費が支払われた場合、経理担当者は後日従業員に対して現金の授受や振込などの作業をしなければなりません。一方、法人カードを使って経費が支払われた場合、利用代金は後日法人専用口座から引き落とされるため、精算作業などにかかる手間を省けます。

計上漏れや不正のリスクを軽減できる

計上漏れのリスクを軽減できる点も、法人カードで経費精算するメリットです。

法人カードを使うと、毎月利用明細が発行されます。経理担当者は利用明細を確認することで「いつ」「どこで」「いくら」使ったかを把握できるため、経費の計上漏れや同一項目の二重計上を防げるでしょう。

また、支払内容も把握できるため、従業員による法人カードの私的な使用を抑止することにもつながります。

特典を受けられる場合がある

法人カードを利用するごとに特典を受けられる場合がある点も、メリットです。

法人カードの種類によって、支出額に応じてポイントが貯まることがあります。貯まったポイントは次回の支払いに充てられるため、法人カードを導入することが実質的な経費削減につながるでしょう。

また、旅行傷害保険やショッピングガード保険などの保険が付帯されていることもあるため、追加コストをかけずにさまざまなリスクに備えられる可能性があります。

追加カードを発行して従業員に割り当てられる

追加カードを発行し、従業員ごとに割り当てて管理できる点も法人カードを導入するメリットのひとつとして挙げられます。

追加カードとは、メインの法人カードに付帯して発行されるカードのことです。利用代金は、メインカードの利用分とまとめて銀行口座から引き落とされます。

管理者は、メインカードと追加カードの利用明細をあわせて確認できるため、支出状況を一元管理しやすくなるでしょう。また、追加カードごとに利用者名が登録されるため、誰が使った支出なのかを把握できます。

なお、追加カードの発行可能枚数に上限があったり、発行ごとに手数料がかかったりすることもあるため、事前に確認しておきましょう。

法人カードの導入にあたって押さえておくべきポイント

法人カードを導入する際は、従業員が自身のクレジットカードを使って立て替える場合と同様に、私的利用による経費精算を防ぐよう配慮しましょう。

法人カードや追加カードを割り当てられた従業員は、カードを使って買い物をしたりサービスを利用したりできます。そのため、従業員が不正に利用すること、経費として計上できない支出に誤って使用することもあるでしょう。

そこで、「使用には上司の許可を必要とする」「使用できる範囲を限定する」など、あらかじめ利用に関するルールを設けておくことが重要です。

法人カードを使って経費精算する流れ

法人カードを使って経費精算する場合の一般的な流れは、以下のとおりです。

• 法人カードで支払った後に経費申請する
• 経理担当者が申請内容を確認する
• 仕訳や会計処理をする

それぞれ解説します。

法人カードで支払った後に経費申請する

従業員が会社にとって必要なものを購入したら、経費精算書を作成して上司や経理担当者に提出することが一般的です。

法人カードを使用した場合、管理者は明細で支払内容を把握できます。ただし、支払内容を正確に把握して適切に会計処理するためには、領収書などの証拠書類もあわせて必要です。

また、消費税の仕入税額控除を適用するには、原則としてインボイス（適格請求書）を保存しなければなりません。そのため、購入時や利用時に受け取った領収書や請求書は、経費精算書に添付して提出するようルールを決めておきましょう。

経理担当者が申請内容を確認する

申請を受け付けた経理担当者は、記載内容を確認します。法人カードの利用明細や請求書・領収書などと見比べて、「日付・支払先・金額に間違いはないか」「自社のルールに沿った業務に関連する支出なのか」などをチェックしましょう。

仕入税額控除を適用する場合は、添付されているインボイスが要件を満たしているのかを確認することも必要です。

仕訳や会計処理をする

申請に問題がない場合は、支出内容に従って経理担当者が仕訳や経費処理をします。また、法人カードの利用代金が法人口座から引き落とされる際にも、「未払金」を消し込む作業が別途必要です。

なお、法人カードで経費を支払っている場合には、現金を申請者に渡したり申請者の口座に振り込んだりする精算作業は発生しません。

法人カードを使用した際の仕訳例

「従業員が個人のクレジットカードで立て替えた場合の仕訳例」と同様に、2,700円を支払ってコピー用紙を購入したケースを使って、法人カードを使用した際の仕訳例を解説します。仕訳例は、以下のとおりです。

今回、借方に「消耗品費」を計上し、貸方に「未払金」を計上しています。「立替金」ではなく「未払金」を使用しているのは、利用時点では現預金が減らず、後日まとめて支払うためです。

続いて、引落日に以下のように仕訳をします。

借方に「未払金」を計上することで未払金を消し込み、貸方に「普通預金」を計上することにより口座からの支出を反映しています。

法人用クレジットカードに関する経理業務を軽減する方法

経費精算システムと法人カードを連携することが、経理業務をさらに軽減する方法のひとつです。

法人カードを導入すれば、従業員の経費立替に関する業務を減らせます。ただし、利用明細などを確認して会計ソフトに入力するなどの手間はかかるでしょう。

そこで、法人カードと連携可能な経費精算システムを導入すれば、利用明細データを自動で取り込めるため、作業の軽減につながります。また、金額の改ざんや入力ミスなども防げるでしょう。

「楽楽精算」でクレジットカードの経費精算を効率化できる理由

クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」を導入すれば、クレジットカードの経費精算業務を効率化できます。主な理由は、以下のとおりです。

• さまざまなカードに対応している
• 入力や確認の手間を軽減できる
• 不正を防げる

理由について、詳しく解説します。

さまざまなカードに対応している

さまざまなクレジットカードに対応していることが、「楽楽精算」を使って経費精算を効率化できる理由です。「楽楽精算」は、さまざまなクレジットカードやプリペイドカードと連携できます。対応しているカードの一覧については、こちらのページでご確認ください。

多岐にわたるカードに対応している分、自社ですでに法人カードを導入している場合でも使いやすいでしょう。

入力や確認の手間を軽減できる

「楽楽精算」を使って経費精算の入力や確認の手間を省ける点も、業務効率化につながる理由です。

「楽楽精算」なら、連携した法人向けクレジットカードやプリペイドカードの利用明細を自動で取り込めます。取り込んだデータをそのまま経費精算の申請に使うことで、経理担当者が突合作業にかける手間を軽減できるでしょう。

また、「楽楽精算」には自動仕訳機能が備わっている点もポイントです。あらかじめルールを設定しておくことで、手軽に勘定科目や税区分を振り分けられます。ミスや手間の削減に最適です。

不正を防げる

「楽楽精算」とクレジットカードを連携することにより、不正も防げるでしょう。

「楽楽精算」は、連携したクレジットカードから取り込んだ明細を手入力で修正できない仕様になっています。そのため、かかった金額や支払内容などを意図的に調整されるリスクを軽減できるでしょう。

また、人間が入力する部分が減る分、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

まとめ

クレジットカードを使用した経費精算をする際は、二重計上しないことや従業員による私的利用がされていないかをチェックすることなどに気をつけましょう。計上のミスや不正を防ぐ方法のひとつが、法人カードと経費精算システムの連携です。

たとえば、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」をクレジットカードと連携すれば、利用明細をそのまま取り込むことで手入力の削減や不正の防止につながります。さまざまなカードに対応しているため、自社ですでに法人カードを導入している場合にも使いやすいでしょう。

クレジットカードを使った経費精算の手間を軽減したい場合は、ぜひ「楽楽精算」をご検討ください。