エクセル経費精算のデメリットとは？課題と解決策を解説

エクセルで経費精算を行う際に生じる6つのデメリット

エクセルによる経費精算は、専用システムを導入せずに始められる手軽さがある一方、運用を続けるうちにさまざまな課題が表面化しやすいといわれています。ここでは、代表的な6つのデメリットについて、具体的な内容と発生原因を整理しながら解説します。

入力ミス・二重入力によるヒューマンエラーが生じる

エクセルでの経費精算では、手入力を前提とした運用になるため、ヒューマンエラーが発生しやすい傾向があります。具体的には、以下のようなミスが挙げられます。

• 関数の参照範囲を誤り、金額が正しく反映されない
• 同じ内容を複数のシートに転記する際に数値がずれる
• 勘定科目や税区分の選択を誤る
• 交通費の計算を手入力で行い、桁数を誤る

こうしたミスは一つひとつは小さくても、積み重なると月末月初の確認作業の負担を大きくする要因になるでしょう。

集計・チェック作業に時間がかかる

複数の従業員から提出されたエクセルファイルを一つずつ開いて内容を確認し、集計する作業には相応の時間がかかります。具体的には、次のような工程が発生します。

• 従業員ごとに提出されたファイルを個別に開いて確認する
• 金額や領収書の内容を一件ずつ突合する
• 部門別・費目別に手作業で数値を集計する
• 集計結果を会計ソフトへ転記する

データの集計・分析のしにくさが生じる

エクセルでの経費精算は、申請データが従業員ごと・部署ごとのファイルに分散しやすく、横断的な集計や分析がしづらいという課題があります。具体的には、以下のような問題が挙げられます。

• 部門別・費目別の費用傾向をすぐに把握できない
• 複数ファイルを開いて手作業で数値を合算する必要がある
• 経営判断に必要な情報をタイムリーに取り出しにくい
• フォーマットが担当者ごとに微妙に異なり、単純に合算できない場合がある

こうした分析のしにくさは、日々の業務負荷だけでなく、コスト削減や業務改善の意思決定を遅らせる要因にもなり得ます。

ファイル管理の属人化・バージョン違いのトラブルが生じる

エクセルの経費精算フォーマットは、担当者ごとに独自の関数やマクロを組み込んで運用されているケースも少なくありません。その結果、以下のような問題が生じることがあります。

• 担当者が異動・退職すると、関数やマクロの内容が分からなくなる
• ファイルのバージョンが複数存在し、どれが最新か判別しづらい
• 修正を加えた際に、意図せず数式が壊れてしまう
• 引き継ぎに時間がかかり、業務が一時的に滞る

属人化が進むと、担当者一人に業務が集中し、急な休みや退職時に大きなリスクとなる可能性があります。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した証憑管理が難しい

電子帳簿保存法では、電子取引データについて、改ざん防止のための措置や、日付・金額・取引先で検索できる状態での保存などが求められています。また、インボイス制度への対応にあたっては、適格請求書の要件を満たした証憑を適切に管理する必要があります。

これらの要件をエクセル単体で満たすには、運用ルールの整備に加え、管理面での手間の増加にも注意が必要です。

参照元：国税庁「電子帳簿保存法関係」

承認者不在で申請が滞る

エクセルでの経費精算では、申請書を印刷して押印による承認を行ったり、メールで確認を依頼したりする運用になっているケースも見られます。こうした運用では、以下のような限界が生じやすくなります。

• 承認者が出張や休暇で不在の場合、申請が止まってしまう
• メールの見落としにより、確認が後回しになる
• 承認状況をリアルタイムで把握できない
• 差し戻しの理由が申請者に伝わりにくい

承認フローが可視化されていないことで、申請から精算完了までの日数が長期化しやすい点も課題として挙げられます。

エクセル経費精算に潜む情報漏洩・内部統制上のリスク

エクセルでの経費精算は、ファイルの取り扱い方によって、情報漏洩や内部統制上のリスクにつながるおそれがあります。ここでは、代表的なリスクの種類と発生要因を整理します。

エクセルファイルは、メールに添付したり、共有フォルダに置いたりする形で受け渡しされることが一般的です。その際、宛先を誤って送信してしまったり、共有フォルダのアクセス権限が従業員ごとに細かく設定されていなかったりすると、本来閲覧すべきでない人物が個人情報や取引先情報を目にしてしまうことがあります。

また、エクセルは誰がいつどのような変更を加えたかという履歴が残りにくいため、金額の改ざんや水増し申請が行われても発見が遅れるおそれがあります。修正履歴の機能を活用すれば一定の記録は残せるものの、意図的に削除されてしまえば追跡は困難です。

こうした情報漏洩や内部統制上のリスクは、日々の運用の中で見過ごされがちです。しかし、取引先情報や従業員の個人情報を扱う経費精算業務においては、特に注意しておきたい観点といえるでしょう。

エクセルの工夫だけでは解決できない理由

これまで挙げたデメリットに対して、入力規則の設定や関数の活用、テンプレートの統一といった工夫で対応している企業も少なくありません。ただし、こうした工夫だけでは対応しきれない部分もあります。

入力規則やプルダウンリストを設定すれば、選択式にすることである程度の入力ミスは防げます。また、フォーマットを統一しておけば、担当者ごとの表記の揺れも一定程度は抑えられるでしょう。

しかし、これらはあくまで個々の問題に対する対症療法的なアプローチに過ぎないといえます。担当者が独自に作り込んだ関数やマクロは、本人以外には理解しづらいブラックボックスになりやすく、属人化の根本的な解消にはつながりません。また、複数のファイルに分散したデータをリアルタイムで集計したり、変更履歴を自動的に記録して不正申請を防いだりすることも、エクセルの機能だけでは対応が難しい領域です。

電子帳簿保存法やインボイス制度が求める証憑管理の要件についても、エクセル上でルールを整備するだけでは、改ざん防止や検索性の確保まで十分にカバーしきれない場合があります。こうした点から、エクセルでの工夫には一定の効果がある一方、属人化・リアルタイム性・内部統制といった課題については、別の仕組みでの解決を検討する必要があるでしょう。

エクセルと経費精算システムの比較

エクセルと経費精算システムには、それぞれ異なる特長があります。ここでは、コストや入力の手間、法対応、内部統制などの観点から比較します。

エクセルは、追加のコストをかけずに始められる点が魅力です。従業員数が少なく、申請件数もそれほど多くない場合は、エクセルでの運用でも大きな支障が出にくいこともあるでしょう。

一方、経費精算システムは、初期費用や月額費用が発生するものの、入力や集計にかかる手間を軽減できるほか、会計ソフトや交通系ICカードとの連携、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、内部統制の強化といった面でも一定の効果が期待できます。とくに、従業員数や申請件数が増えてきた企業や、証憑管理・不正防止の観点で不安を抱えている企業にとっては、システム化によって得られるメリットが大きいです。

どちらを選ぶべきかは、自社の規模や運用体制、抱えている課題によって異なります。次章では、経費精算システムへの移行を検討すべきタイミングについて解説します。

経費精算システムへの移行を検討すべきタイミング

エクセルでの経費精算をいつまで続けるべきか、経理担当者として判断に迷う方も多いのではないでしょうか。ここでは、経費精算システムへの移行を検討する際の目安を紹介します。以下の項目に複数当てはまる場合は、システム化を検討する時期にきている可能性があります。

• 従業員数が増え、月間の申請件数が増加している
• 入力ミスや差し戻しが頻繁に発生している
• 集計や確認作業に想定以上の時間がかかっている
• 担当者が変わるたびに、運用方法の引き継ぎに苦労している
• 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応に不安を感じている
• テレワークが増え、出社しなければ承認や確認ができない状況が生じている
• 部門やプロジェクトごとの費用を横断的に分析したいが、データが分散していてできない

とくに、従業員数や申請件数の増加は、エクセル運用の限界が表面化しやすいタイミングです。手作業での対応に限界を感じ始めたら、経費精算システムの導入によって、入力・集計・承認といった一連の業務を効率化できないか、検討してみる価値があるでしょう。

また、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は、企業規模にかかわらず必要です。証憑管理に不安を感じている場合は、申請件数の多さにかかわらず、早めに移行を検討することも一つの選択肢と考えられます。

「楽楽精算」なら経費精算のデメリットをまるごと解消

ここまで、エクセルでの経費精算に生じやすいデメリットや、工夫だけでは解決が難しい理由について解説してきました。こうした課題を解決するためにおすすめなのが、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」です。

申請から承認・仕訳までを自動化

「楽楽精算」には、入力や集計の手間を軽減するための機能が搭載されています。

• AI-OCR機能により、領収書をスマートフォンで撮影するだけで金額や日付などを自動で読み取れる
• 交通系ICカードをかざすだけで、利用履歴から交通費を自動で計算できる
• 自動仕訳機能により、申請内容に応じて勘定科目や税区分が自動で振り分けられ、会計ソフトとの連携によりそのまま仕訳データを取り込める
• 承認状況をシステム上で確認でき、承認者が不在の場合でも代理承認などの設定ができる

こうした機能により、手入力によるヒューマンエラーや、集計・突合にかかる時間を削減できるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した証憑管理を実現

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した証憑管理の仕組みをあらかじめ備えています。

これにより、法対応のためにルールを一から整備する必要がなく、証憑管理にかかる不安や手間を軽減できます。

充実したサポート体制

システムの乗り換えにあたっては、コストや社内への浸透、IT知識の不足といった不安を感じる方もいるでしょう。「楽楽精算」では、こうした不安に対応するためのサポート体制が整っています。

• 導入時の初期設定や運用ルールの整備を専任の担当者がサポート
• 操作方法を確認できるマニュアルや動画コンテンツが掲載されているサポートサイト
• 導入後もWEB・電話・メールでいつでも相談可能

こうしたサポート体制により、システムの操作に不慣れな従業員がいる場合でも、社内への浸透を進めやすくなるでしょう。

「楽楽精算」で経費精算の効率化を実現した企業の声

ここでは、「楽楽精算」を導入し、経費精算業務の効率化を実現した内外トランスライン株式会社様の事例をご紹介します。同社は国際総合フレイトフォワーダー事業を展開する企業で、2024年9月に「楽楽精算」を導入されました。

導入前は、エクセルで作成した経費申請用紙を申請者が印刷し、総務部が内容を確認しながら会計ソフトへ手入力したうえで、経理部が承認するという複数の部署をまたぐ複雑なフローになっていました。あわせて、精算を現金の手渡しで行っていたため、現金管理や紙の保管に伴う負担も課題となっていたようです。

「楽楽精算」の導入後は、総務部や経理部による手入力作業がほぼ不要になり、仕訳にかかる時間も大幅に短縮。あわせて振込対応に切り替えたことで、現金管理にともなうミスや負担も減少しています。従業員からは、乗換案内機能による交通費の自動算出や、申請履歴をシステム上で確認できる点が好評とのことです。

なお、導入初期には他部署から一定の反発があったとのことですが、マニュアルや動画の整備、問い合わせへの個別対応を重ねることで、運用が徐々に社内に浸透していったとのこと。システムの導入を検討する際、社内への浸透に不安を感じる方にとっては、参考になる事例です。

導入事例：内外トランスライン株式会社様「『楽楽精算』で複雑な経費精算フローを解消！ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現」

エクセル経費精算に関するよくある質問

エクセルでの経費精算に関するよくある質問とその回答を紹介します。

Q1. エクセルのデメリットを、費用をかけずに補う方法はありますか？

入力規則やプルダウンリストの設定、テンプレートの統一といった工夫により、入力ミスの一部は軽減できると考えられます。ただし、属人化の解消や、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応、内部統制の強化といった課題については、エクセルの工夫だけでは限界があります。根本的な解決を目指す場合は、経費精算システムの導入もあわせて検討することがおすすめです。

Q2. 経費精算システムの導入には、どのくらいの費用がかかりますか？

料金体系はシステムやプラン、利用人数によって異なるため、一概にお伝えすることは難しい状況です。「楽楽精算」の料金について詳しく知りたい場合は、公式サイトの料金ページから資料を請求いただくか、問い合わせのうえご確認ください。

Q3. 経費精算システムを導入すると、社内に浸透するまでどのくらいの期間がかかりますか？

企業の規模や運用体制によって異なりますが、マニュアルや操作動画を整備したり、問い合わせに個別対応したりすることで、浸透がスムーズに進みやすくなります。導入初期は一部の従業員から戸惑いの声が上がることもあるため、事前に社内周知の準備を整えておくことが大切です。

Q4. 小規模な企業でも経費精算システムを導入するメリットはありますか？

従業員数や申請件数が少ない場合でも、入力ミスの防止や証憑管理の効率化といった効果は期待できます。とくに、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に不安を感じている場合は、企業規模にかかわらず早めの導入を検討する価値があるでしょう。

まとめ

エクセルによる経費精算は、追加コストをかけずに始められる一方、入力ミスや集計作業の負担、属人化、証憑管理の難しさ、承認の遅延といったデメリットもある運用方法です。入力規則やテンプレートの統一といった工夫で一定の改善は見込めるものの、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、内部統制の強化までを実現するには限界があります。なかでも従業員数や申請件数の増加、証憑管理への不安などが見られる場合は、経費精算システムへの移行を検討する時期を迎えているといえるでしょう。

エクセル運用の課題を解消し、経費精算業務をより効率的に進めたいとお考えの場合は、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」がお役に立てるかもしれません。「楽楽精算」には、AI-OCR機能や自動仕訳機能、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した証憑管理の仕組みが搭載されており、入力から承認、仕訳までの一連の業務を効率化できます。導入時のサポート体制も整っているので、システム化に不安を感じている場合も、ぜひお気軽にご相談ください。