請求書の電子化とは？保存要件・メリットからシステム選定まで解説

更新日：2026年6月26日

請求書の電子化とは？基本知識と進む背景

請求書の電子化とは、これまで一般的に紙媒体で作成し、郵送や手渡しなどでやりとりしていた請求書を、電子データに変換して発行または受領することを指します。近年のビジネスシーンでは、インターネット環境の整備やセキュリティ技術の向上を背景に、さまざまな帳票書類を電子化する動きが加速しています。

2026年6月時点において、請求書を発行する側の企業に対して、請求書の電子化を強制する直接的な法律上の義務は設けられていません。したがって、自社が発行する請求書については、従来通りの紙媒体を選択しても、システムを活用した電子データでの送付を選択しても問題はありません。これは、請求書だけでなく、見積書や発注書といったほかの書類においても同様の扱いです。

しかしながら、請求書を受け取る受領側の視点に立つと、状況は大きく異なります。受領した電子データの保存方法については、法律によって厳格なルールが定められているため、多くの企業で請求書の電子化への対応が急務となっているのが実情です。電子化が急速に進む背景には、法改正や社会情勢の変化といった、無視できない複数の要因が存在しています。

背景1：電子帳簿保存法の改正（2024年完全義務化）

請求書の電子化を大きく後押ししている要因の一つが、電子帳簿保存法の改正です。社会全体のデジタル化や業務効率化を推進する目的から、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するための要件が段階的に整備されてきました。

特に大きな転換期となったのが、猶予期間を経て2024年1月に完全義務化された電子取引データ保存のルールです。この法改正にともない、電子メールへの添付やWEBサイトからのダウンロードなど、電子データとして受領した請求書は、紙に出力して保存することが原則として認められなくなりました。受け取ったデータのまま、法律の要件を満たした状態で適切に管理し、保存することが義務づけられています。

一方で、この改正では手続きの簡略化や事前承認制度の廃止など、要件の緩和も同時に行われました。これにより、発行側・受領側ともに電子化へ移行するハードルが下がったため、業務のデジタル化へ踏み切る企業がさらに増加していると考えられます。

背景2：郵便料金値上げにともなうコスト削減要請

法律面だけでなく、企業の経費削減という実務的な側面からも請求書の電子化が進められています。その大きなきっかけとなっているのが、2024年10月に実施された郵便料金の値上げです。

紙の請求書を発行して郵送する運用を続けている企業では、値上げにともなって発送費用が直接的に上昇し、バックオフィスのコスト負担が増加することが共通の課題となっています。

このような状況下で、郵送費や印刷代、封筒代といった実費を削減するための有効な手段として、請求書の電子化が注目されています。電子請求書を発行するシステムを導入してWEBやメールでの送付へ切り替えれば、郵便料金の影響を受けずにコストを最小限に抑えることが期待できるためです。

背景3：インボイス制度にともなう経理業務の負担増加

2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書保存方式）も、経理業務の現場における大きな変化の要因となっています。インボイス制度のもとでは、買手側の企業が仕入税額控除を適用するために、国税庁の要件を満たした適格請求書を正しく受領し、保存しなければなりません。

この制度の導入により、経理担当者は受け取った請求書に登録番号が正しく記載されているか、税率ごとの計算が正確かといった確認作業を個別に行う必要が生じ、確認業務の負担が増加しています。

こうした複雑なチェック業務を手作業で進めるのは限界があるため、記載ミスを防ぎ、管理業務を効率化するための解決策として、請求書の電子化や専用システムの導入を図る企業も少なくありません。制度に準拠したデータ管理を自動化することで、現場の負担軽減とミスの防止を同時に目指す動きが定着しつつあると考えられます。

請求書を電子化する際に重要な「電子帳簿保存法」の3大要件

請求書を電子化して保存するにあたっては、電子帳簿保存法が定める要件を正しく遵守しなければなりません。この法律は、国税関係の帳簿や書類を電子データで適切に管理するためのルールを定めたものです。

特に実務において重要となる3つの主要な保存要件について、詳しく解説します。

真実性の確保（タイムスタンプ付与・改ざん防止）

真実性の確保とは、保存された電子データが後から改ざんされていないことを証明するための要件です。請求書を電子化する場合、紙媒体と違ってデータの書き換えが容易に行えてしまうリスクがあるため、国税庁のルールに基づいた対策が必要になります。

具体的な対応方法としては、データが作成された時刻と、その後に変更が加えられていないことを証明する「タイムスタンプ」を付与する方法が一般的です。あるいは、データの訂正や削除の履歴をシステム上に自動で記録し、後からその内容を確認できる専用のクラウドシステムを利用する方法も有効と考えられます。

さらに、社内でデータの作成から保存に至るまでの客観的な処理手順を定めた規約（訂正削除の防止に関する社内規程）を作成し、それに沿って適切に管理・運用することも認められています。自社の実務に合わせた方法を選択し、真実性を担保することが大切です。

可視性の確保（取引年月日・金額・取引先による検索機能）

可視性の確保とは、保存された請求データを必要なときに速やかに画面上で確認でき、かつ条件を指定して検索できる状態にしておく要件です。税務調査などの際に担当官がスムーズに書類を確認できるようにするために対応が求められます。

具体的な検索要件としては、以下の3つの項目でデータを絞り込めるようにしておく必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

システムを導入していない場合は、電子データのファイル名にこれらの情報を直接入力してフォルダに格納するといった、手作業による管理方法が必要になります。しかし、毎月の請求書の発行件数や受領件数が多い企業においては、専用システムを導入して自動で検索用のインデックス情報を作成する仕組みを整える方が、実務上の負担が軽減されると考えられます。

保存期間の遵守（法人原則7年間・個人5年間のルール）

電子化した請求書やその控えは、紙媒体での運用時と同様に、法律で定められた一定の期間にわたって適切に保存し続ける必要があります。

基本となる保存期間のルールは以下の通りです。

【請求書の保存期間】

• 法人：原則として7年間（欠損金がある場合は最長10年間）
• 個人事業主（青色申告）：原則5年間
• 個人事業主（白色申告）：原則5年間

出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」、「記帳や帳簿等保存・青色申告」

なお、消費税法における仕入税額控除を適用する場合は、法人・個人事業主のいずれであっても、原則として7年間の帳簿および適格請求書の保存が必須となる点に留意しなければなりません。

長期間にわたって安全にデータを保持するためには、ハードウェアの故障やデータの紛失リスクに備え、バックアップ体制が十分に整った信頼性の高いシステムやクラウドサーバーを選定して運用することが望ましいと考えられます。

出典：国税庁「No.6496　仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

紙で受領した請求書を電子化する「スキャナ保存制度」とは？

請求書の電子化を進めるにあたり、多くの経理担当者様を悩ませるのが「取引先から紙媒体で届く請求書」の存在であると考えられます。自社がどれほどデジタル化を推進していても、取引先の都合によって紙での発行が続けられるケースは少なくありません。このような場合に有効な解決策となるのが、電子帳簿保存法に定められている「スキャナ保存制度」です。

スキャナ保存制度とは、紙媒体で受領した請求書や領収書などの国税関係書類を、スマートフォンやデジタルカメラでの撮影、またはスキャナによる読み取りを行い、電子データとして保存することを認める制度です。以前は事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月の法改正にともなう要件緩和により、現在は手続きが大幅に簡略化され、多くの企業が導入しやすい環境が整っています。

この制度を利用し、国税庁が定める一定の要件（タイムスタンプの付与や解像度・階調の基準など）を満たして適切にデータ化を行えば、元となった紙の請求書は破棄することが認められています。つまり、取引先から届く書類が紙と電子データで混在していても、最終的にはすべてシステム上の電子データとして一元管理することが可能になります。

紙で受領した請求書をスキャナ保存制度によって電子化することには、実務において以下のようなメリットが期待できます。

• 原本の保管スペース削減：法律で定められた長期間にわたる紙のファイリングや、倉庫などへの保管・管理コストを完全に削減できます。
• 紛失・誤廃棄リスクの防止：書類をデジタルデータとしてクラウドシステム等で管理するため、経理の現場における紛失や、誤って破棄してしまうトラブルを防げます。
• 検索の高速化と業務効率化：過去の請求書を確認したいとき、日付や取引先名を入れるだけで瞬時に画面上に呼び出せるため、書類を探す手間が大幅に省けます。

このように、スキャナ保存制度を社内の業務フローに組み込むことで、紙の請求書に対する個別対応の負担を最小限に抑え、バックオフィス全体のペーパーレス化を一気に加速させることが期待できます。

参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存【令和6年1月以降用】」

請求書を電子化するメリット・デメリット【発行側・受領側】

請求書を電子化するにあたっては、自社（発行側）だけでなく、書類を受け取る取引先（受領側）の視点も含めて、どのようなメリットやデメリットがあるのかを正しく把握しておくことが大切です。双方の状況を理解しておくことで、スムーズな移行計画を立てやすくなると考えられます。

まずは、発行側と受領側におけるそれぞれの主なメリット・デメリットを一目で確認できるよう、以下の表にまとめました。

立場	メリット	デメリット
発行側（自社）	・印刷や封入、郵送の手間がなくなる ・郵便料金や紙代などの経費を削減できる	・取引先の承諾を得る必要がある ・初期に業務フローの変更負担がある ・紙の郵送を希望する先への個別対応が残る
受領側（取引先）	・オンライン上で速やかに書類を受け取れる ・物理的な保管スペースが不要になる ・紛失のリスクをなくせる	・受領したデータの管理方法を変える必要がある ・法対応のためのシステム導入検討が必要になる ・新しい操作やルールの従業員教育が必要になる

以下にて、それぞれの詳細について詳しく解説していきます。

発行側（自社）の視点

メリット

自社が請求書を電子化する最大のメリットは、作成から送付までにともなう事務作業の手間とコストを劇的に削減できる点にあります。

従来の紙ベースの運用では、印刷、三つ折り、封入、郵便局への投函といった多くの手作業が発生し、経理担当者の大きな負担となっていました。これらがすべてシステム上で完結するため、業務効率の大幅な向上が期待できます。

さらに、2024年の郵便料金値上げ以降、大きな課題となっている郵送費や、紙代、印刷代といった経費を一掃できることも非常に大きな魅力と考えられます。

デメリット

一方で、すべての取引先がすぐに電子化を受け入れてくれるとは限らない点がデメリットとして挙げられます。

中には、自社の社内規定などにより、どうしても紙媒体での請求書を希望する取引先が残ることも予想されます。その場合、電子化に対応できない一部の企業に対して、個別に郵送やFAX送付で対応しなければならず、かえって管理が二重になってしまう懸念が生じます。

また、電子請求書システムを導入する初期段階においては、これまでの業務フローを変更する必要があるため、現場に定着するまでは一時的に業務の負担が増える可能性があると考えられます。

受領側（取引先）の視点

メリット

請求書を電子データで受け取る取引先にとっては、郵送によるタイムラグがなくなるため、手元に書類が届くスピードが速くなるというメリットがあります。これにより、月内の支払い締め処理や承認の業務フローを迅速に進めることが可能になると考えられます。

また、物理的な紙の書類をファイリングして保管する必要がなくなるため、オフィスの保管スペースを圧迫しません。過去のデータを参照したいときもシステム上で検索できるほか、原本を紛失してしまうリスクを最小限に抑えられることも大きな利点です。

デメリット

請求書を電子化されたデータで受け取る場合、受領側は電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」の要件に則って適切にデータを保存しなければならないという義務が生じます。そのため、これまでの紙による管理方法から、法律の要件を満たすための新しい請求管理フローへの移行を余儀なくされる点がデメリットと言えます。

場合によっては、自社でもデータ保存に対応するための専用システムを導入するかどうか、検討を迫られることもあるでしょう。それにともない、従業員に対して新しいシステムの操作方法や社内ルールの周知徹底を行う必要があり、一時的な社員教育の負担が発生することが想定されます。

電子化した請求書の送付方法とセキュリティリスク比較

請求書を電子化する場合、作成した電子データをどのような方法で取引先へ送付するかという点も、あらかじめ慎重に検討しておく必要があります。電子データの送付方法は主に3つのパターンに分けられますが、それぞれの方法によって手軽さや効率性、そしてセキュリティ面のリスクが異なる点がポイントです。

特に中堅・中小企業のバックオフィスにおいては、業務のスピード向上だけでなく、誤配信による情報漏洩などのリスクをいかに防ぐかが重要な課題になるでしょう。それぞれの送付方法が持つ特徴と、実務における注意点について詳しく解説します。

メールにファイルを添付して送付する方法

PDF形式などで作成した請求書のファイルを、普段の業務で使い慣れている電子メールに添付して取引先へ送付する方法です。この方法は、特別なシステムを新規に導入する必要がなく、インターネット環境さえあればすぐに始められるため、多くの企業にとって最も手軽な電子化の手法と言えます。

しかし、手軽である反面、セキュリティリスクが高いというデメリットが存在します。特に毎月の発行件数が多い企業の場合、手作業で1件ずつメールを作成してファイルを添付していく運用は、宛先の間違いや添付するファイルの取り違えといったヒューマンエラーを誘発しかねません。

一度メールを送信してしまうと、後から取り消すことは原則として不可能です。自社の重要な財務情報や取引先の情報が第三者に漏洩してしまう重大なセキュリティ事故につながるおそれがあるため、業務上のリスク管理という観点からは、手作業によるメール添付の運用は長期的には避けるのが望ましいと考えられます。

WEBサイト上にアップロードして送付する方法

ファイルストレージサービスや専用のプラットフォームを利用し、インターネット上の共有スペースに請求書データをアップロードする方法です。発行側はデータをアップロードした後、そのダウンロード用URLを記載したメールを取引先へ通知し、相手方にアクセスしてもらうことで送付が完了します。

この方法は、メール添付に比べて大容量のデータでも安全に共有しやすいほか、パスワード設定やアクセス制限をかけることで、一定のセキュリティ水準を確保できるというメリットが期待できます。

ただし、利用するストレージサービスによっては、一定の期間が経過すると過去の請求書データが自動的に削除されてしまう仕組みになっているものもあるため注意が必要です。また、アップロードの手間やURLの共有作業自体はやはり担当者の手作業として残るため、発行件数が数百件を超えるような規模の企業においては、効率化の面で限界を迎えやすいと考えられます。

電子請求書発行システムで送付する方法

請求書の作成から送付、さらに過去のデータの保存に至るまで、一連の業務フローを一元管理できる「電子請求書発行システム」を導入する方法です。基幹システムなどから抽出した売上データをシステムに取り込むだけで、取引先ごとの請求書データが自動で作成され、取引先の要望に合わせて自動で送付されます。

この方法の最大のメリットは、人の手による介在を最小限に抑えられるため、宛先の間違いや送付漏れといった誤送付のリスクをほぼ無くすことができる点です。通信経路の暗号化や強固なアクセス権限の設定など、高度なセキュリティ対策が標準で備わっているため、企業の信頼性を保つ上でも有効と考えられます。

さらに、過去に発行した請求書の履歴がシステム内に安全に蓄積され、再発行の要請や内容の確認にもスムーズに対応できます。業務効率化と強固なセキュリティの両立を確実に実現したい企業にとって、専用システムの導入は最も推奨される選択肢であると考えられます。

請求書の送付方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせてチェックしてみてください。

関連記事：「請求書の送り方は？形式ごとの送付方法やマナー、よくある疑問」

請求書の電子化は電子請求書発行システム「楽楽明細」でラクに実現！

ここまで、請求書の電子化に関する基本的な知識や法的な要件、メリット・デメリットについてお伝えしてきました。

請求書の電子化を前向きに検討しているものの、「社内のリソースだけで電子帳簿保存法やインボイス制度の複雑な要件に対応できるか不安がある」「日々の業務が忙しくて新しいシステムの導入を進める余裕がない」とお悩みの経理担当者の方も少なくないのではないでしょうか。

そのようなときには、クラウド型の電子請求書発行システム「楽楽明細」の導入がおすすめです。専門的な法律の知識がなくても、システムを導入するだけで社内の電子化体制をスムーズに整えることが期待できます。

「楽楽明細」には、中堅・中小企業のバックオフィスに選ばれる多くの魅力があります。以下にて詳しく説明します。

直感的に操作ができて使いやすい

「楽楽明細」は、パソコンの操作に不慣れな方でも迷わず直感的に使えるシンプルな画面設計が特徴です。操作方法がわかりやすいため、導入後もバックオフィスの現場に無理なく短期間で定着させることが可能です。

充実したサポート体制

システムの導入前から運用開始後まで、一貫した手厚いサポート体制をご用意しています。専任の担当者が自社の既存の業務フローを伺いながら、細かな疑問や運用の課題に個別にお答えするため、安心して準備を進めていただけます。

最新の法改正に完全対応

電子帳簿保存法の要件緩和やインボイス制度など、最新の法的な要件を網羅した状態で請求書を電子化できます。今後また法律の変更があった場合でも、システム側で自動的にアップデート対応が行われるため、自社で都度プログラムを改修する手間がかかりません。

取引先に応じて発行方法を選択できる

「楽楽明細」では、WEB発行・メール添付・郵送代行・FAX送信の中から、取引先の要望に応じた最適な発行方法を個別に選択できる点も強みです。自社がデータをアップロードするだけで、システムが自動的に取引先の希望に合わせた手段で請求書を届けてくれます。

これにより、従来の紙の運用で発生していた印刷や封入、郵送といった社内の手作業を完全になくすことができるのはもちろんのこと、「どうしても紙の請求書を郵送してほしい」と希望する取引先への個別対応の手間までも一元管理して解消できるのが最大の魅力と考えられます。

【導入事例】手作業の印刷・封入がゼロに！コスト削減と業務効率化を同時に達成した企業の声

実際に「楽楽明細」を導入し、請求書発行業務の大幅な効率化とコスト削減を同時に実現された企業の実績をご紹介します。手作業による負担に悩んでいた現場が、システム導入によってどのように変化したのか、導入効果を以下にまとめました。

全日本空輸株式会社様

同社では、新型コロナウイルス感染拡大にともなうグループ全体での「出社率抑制」「生産性向上」「コストマネジメント」への取り組みをきっかけに、これまで出社して紙媒体で作成・発行していた請求書を全面的に電子化する巨大プロジェクトが始動しました。

国内外のさまざまなサービスを比較・検討した結果、「ランニングコスト」「英文対応」「サポート体制」の3点がニーズを満たしていることから「楽楽明細」を選定。導入後は、各社の事務コストの大幅な削減、グループ間双方の作業量減にともなう生産性向上、フォーマット統一にともなう管理向上などのメリットが生まれました。

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佐々木塗料株式会社様

同社では、月に300～400件程度発行している請求書の発送業務が煩雑化しており、請求書の発行から発送までに毎月2～3日もの時間がかかっていることが大きな課題となっていました。さらに、取引先から「請求書を最短日数で手元に欲しい」という要望が増えてきたことをきっかけに、事務の作業効率化と業務改善を推進するため、「楽楽明細」の導入を検討されました。

導入後の具体的な効果としては、これまで月2～3日かかっていた請求書関連の業務が約1日に短縮され、作業工数を50％以上も削減するという劇的なスピードアップを達成しました。導入時のサポートについても、不明な点や相談ごとに対して常に親切丁寧な対応が行われ、安心して運用を進めることができたと満足の声をいただいています。

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まとめ

請求書に使う送付方法や、管理するべき保存要件は、2024年の電子帳簿保存法の完全義務化やインボイス制度の開始、さらには郵便料金値上げといった社会的な背景にともない、中堅・中小企業の経理の現場において対応が急務となっています。

代表的な送付方法としてはメール添付やWEBサイトへのアップロードなどがありますが、ヒューマンエラーによるセキュリティリスクを排除し、実務における作業負担を最小限に抑えたい場合は、専用のシステムを導入して統一したルールで運用を続けることが重要です。取引先から紙媒体で届く請求書についても、スキャナ保存制度を活用することで、原本を破棄して電子データとして一元管理できるようになり、バックオフィス全体のペーパーレス化を加速させることが期待できます。

請求書の電子化を効率的に進め、経理業務の大幅な効率化を図りたい場合は、自動化機能や手厚いサポート体制が整った電子請求書発行システム「楽楽明細」が役立ちます。段階的な切り替えであっても十分な効果が見込めますので、自社の業務改善に向けてぜひご活用ください。

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