交通費精算を効率化するには？よくある課題と改善方法を解説

交通費精算の基本的な流れ

交通費精算の効率化を考える前に、まず一般的な業務フローを整理しておきましょう。

1.従業員が交通費を立て替える

業務上の移動（営業訪問・出張など）で発生した交通費を、従業員がいったん自費で立て替えます。

2.交通費精算書を作成・提出する

利用した交通機関・経路・日付・金額・訪問目的などを精算書に記入し、領収書を添付して直属の上司へ提出します。

3.上司が内容を確認・承認する

上司は申請内容に問題がないかを確認し、承認印を押して経理部門へ回します。不備があれば申請者へ差し戻します。

4.経理担当者が書類を精査する

経理担当者は、記入漏れや金額の誤り、最短ルートの利用有無、定期区間の控除漏れなどを確認します。ミスがあれば再び申請者へ差し戻します。

5.従業員に交通費が支払われる

問題がなければ処理完了となり、規定の支払日に立て替え分が従業員へ精算されます。
このように、一件の交通費精算には複数の人が関わり、確認・差し戻しのやりとりが発生します。移動が多い部門や申請件数が多い企業ほど、業務量は膨大になりがちです。

よくある交通費精算の課題

交通費精算は、業務上で交通費が発生するすべての従業員に対して行われるので、業務量が膨大かつ煩雑になりがちです。その上、会社のお金に関わる業務であるためミスは許されません。このような事情から、経理担当者の業務負担が増加しやすいため、業務効率化が課題となっているのです。

例えば、以下のような課題が挙げられます。

課題1：精算書のミスと差し戻しが多い

日々の業務に追われる中で精算書の作成が後回しになりがちで、期日ギリギリに一気にまとめて提出するケースが少なくありません。急いで作成した申請ほど、金額の書き間違いや日付・経路の記入漏れが起きやすく、経理担当者が差し戻し対応に追われる原因になります。

課題2：社内規定が曖昧、または浸透していない

申請期限や承認フローなどのルールが明文化されていない、または周知が不十分な企業では、申請の遅れや漏れが常態化しやすくなります。また、定期区間の控除方法や最短ルートの考え方など、判断基準が人によってバラつくことも、経理担当者の確認工数を増やす要因です。

課題3：ICカード・現金が混在し、管理が煩雑になる

交通系ICカードや現金が混在した運用では、領収書が発行されないケースもあり、申請内容の裏付けに手間がかかります。また、小口現金での精算が残っている場合、残高管理や帳簿との照合に経理担当者の工数が取られます。

これらの課題に共通するのは、「人の手による入力・確認」が多いほどミスやロスが増えるという点です。次のセクションでは、こうした課題を解消するための具体的な効率化方法を紹介します。

交通費精算を効率化する方法

続いて、交通費精算を効率化する方法をいくつかご紹介します。正確かつ効率的な手続きを実現するために、以下の解決策を検討してはいかがでしょうか。

オペレーションを簡易化する

現状の交通費精算の申請フローが複雑な場合は、余計な手間がかかってしまうだけでなく、その分人的ミスが発生しやすくなります。業務フローを見直して整理するとともに、不要なプロセスがある場合は簡略化を検討するとよいでしょう。例えば、「印鑑の押印を廃止する」「申請書類の入力項目を減らす」といった対策で負担軽減が期待できます。

社内教育を定期的に行う

社内に交通費精算のルールが十分に浸透していないと、従業員が不備のある申請を繰り返し、上司や経理担当者のチェックの手間が増加するリスクがあります。承認作業の負担を軽減するためにも、定期的に社員研修を実施して交通費精算のルールを周知しましょう。認識不足が原因で発生する申請ミスが減ると、差し戻しによって生じる再チェックなどの無駄な手間を削減できます。

ペーパーレス化を進める

紙の交通費精算書や領収書（レシート）を使って申請手続きを行っている場合、書類の電子化を行うのがおすすめです。紙の書類は管理に多くの手間がかかり、かつ保管スペースが必要となります。電子化すればこれらのコスト削減につながるほか、時間や場所を問わず申請をあげられたり、オンライン上で承認作業を実施できたりと業務の利便性が高まります。

自動化に取り組む

前述した電子化に留まらず、専用システムの機能を活用して交通費精算の申請手続きを自動化することも重要です。具体的には、「帳票データから申請書類を自動作成する」「経路検索や定期区間の控除を自動で行う」といった機能がシステムには内蔵されています。
自動化によって入力ミスや記入漏れをなくし、申請ルール違反を未然に防げるようになるでしょう。これにより、承認やチェックも楽になるはずです。

交通費精算システムを選ぶときのポイント

交通費精算の業務負担を大幅に削減するなら、専用の機能が搭載された「交通費精算システム」を活用するとよいでしょう。
交通費精算システムを選ぶときは、以下の3つのポイントで比較検討することが大切です。

• カスタマイズ性が高いか
• 機能のスペックが自社に適しているか
• 導入サポートが充実しているか

カスタマイズ性が高いシステムを導入すれば、自社のワークフローに合わせて入力項目や承認の流れを調整できます。現状の業務を大きく変えることなく導入できるので、現場に定着しやすいのが魅力です。

また、一般的に高度な機能が搭載されたシステムほど初期費用や月額費用が高額になる傾向にあります。費用対効果を考慮して、自社に必要な機能を網羅していてかつオーバースペックにならない、コストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。

さらに、システムの導入前後は現場の仕事の手順が変わり、定着するまで一時的な負担が生じます。そのため導入から運用までサポートが手厚いサービスを選ぶと安心です。導入準備の段階で自社に適した設定や運用方法の提案を受けられるか、運用後も問い合わせをして日々の業務で生じた疑問を解消できるか、事前に確認しておきましょう。

交通費精算の効率化には「楽楽精算」がおすすめ

交通費精算の業務負担を削減するなら、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の導入がおすすめです。
「楽楽精算」には、交通費精算の課題を解消する以下の機能が揃っています。

機能1：乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」にはジョルダン社の「乗換案内」が内蔵されており、システム内で利用経路を検索＆選択するだけで、経路や運賃といった情報が自動的に交通費申請画面に反映されます。いちいち最適なルートを調べる手間がかかりません。

機能2：定期区間の自動控除

従業員の定期区間を事前に登録することで、定期区間を自動で控除する機能です。不正を防止し、確認作業を削減できます。

機能3：申請ルールチェック

社内規定に違反した申請を自動で探知し、アラートをあげる機能です。たとえば、「特定の交通機関の場合に、領収書の添付を必須にする」「電車移動の際、最安や最短の経路以外は、申請できないようにする」といった設定が可能。不備のある申請はブロックされるため、差し戻しの数を減らせます。

「楽楽精算」では、お申込みから導入～運用開始までの手厚いサポートも提供しているため、初めてのシステム導入でも安心して進められます。

まとめ

ここまで、交通費精算を効率化するヒントや、システム導入のポイントをお伝えしました。
交通費精算は、申請・承認・経理確認と複数の担当者が関わる業務であるため、件数が増えるほどミスや差し戻しが発生しやすくなります。

効率化のアプローチとしては、まずオペレーションの簡素化と社内ルールの周知徹底で人的ミスを減らすことが基本です。さらに、ペーパーレス化や経費精算システムの導入によって電子化・自動化を進めることで、申請者・承認者・経理担当者それぞれの負担を継続的に軽減できます。

毎月の交通費精算に課題を感じている場合は、この記事で紹介した方法を参考に、自社に合った効率化の手段を検討してみてください。