旅費交通費とは？交通費との違いや勘定科目・仕訳方法も解説

旅費交通費とは

旅費交通費とは、従業員が業務で所属する勤務地を離れる際の移動にかかる費用のことです。遠方への出張にともなう飛行機代や新幹線代などは、旅費交通費に該当します。

それに加えて、移動先の業務で生じた費用も旅費交通費に含まれる点を押さえておきましょう。例えば、遠隔地での宿泊費・レンタカー代・コワーキングスペース代なども旅費交通費として扱われます。

旅費交通費と他の経費の違い

旅費交通費と混同しやすい経費として、交通費や通勤費が挙げられます。それぞれの違いを押さえておきましょう。

旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費と交通費の違いとして、「どの場所での移動か」が挙げられます。

交通費とは、従業員が所属する勤務地の業務エリア内における移動にかかる費用のことです。営業活動で外出するにあたって、オフィスから取引先への移動にかかった電車代・バス代などが具体例として挙げられます。

そのため、本来所属している場所における業務での移動は交通費、それ以外の場所における業務での移動は旅費交通費と分類することが一般的です。

旅費交通費と通勤費（通勤手当）の違い

旅費交通費と通勤費（通勤手当）の違いとして、移動の目的が挙げられます。

通勤費とは、従業員の自宅から勤務地への通勤にかかる費用のことです。会社によって、交通費として計上することもあります。毎日自宅とオフィスの移動にかかる電車代・バス代や、マイカー通勤した際にかかるガソリン代などが通勤費の具体例です。

なお、通勤手当には非課税にできる限度額が決められています。たとえば、マイカー通勤していて、片道の通勤距離が2km以上10km未満の従業員に対して1か月あたり4,200円を超える金額を支給する場合は、超えた部分が所得税の課税対象です。

参考：国税庁「No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当」

※勘定科目の分け方のポイント
勘定科目の分け方は、会社の方針によっても異なります。そのため、会社によっては旅費と交通費を分けずに、いずれも旅費交通費として扱うようなケースもあるでしょう。自社の経理業務に合わせて適切な勘定科目を判断してください。

関連記事：交通費精算のやり方や申請時の注意点｜経理業務でよくある課題とは？

旅費交通費に該当する経費の例

ここでは、旅費交通費に該当する経費の具体例をご紹介します。なお、旅費交通費に該当する費用やその金額は、会社ごとに定められる「旅費規程（出張旅費規程）」の内容によって異なります。旅費規程とは、出張で発生する経費の扱いや適用範囲について定義したものです。旅費交通費の経費精算では、自社の旅費規程を確認しましょう。

【旅費交通費の例】

申請された経費を確認する際に、自社の規定に合わせて目的をきちんと見極める必要があるため注意しましょう。たとえば、出張中の食費は基本的には経費として認めない会社が多いものの、会社によっては食費を含む出張中の雑費を出張手当としてまとめて支給するケースがあります。

また、食事をともなう会議や取引先との会食のように業務上発生した食費であれば、会議費や接待交際費のような経費として認められる可能性があります。申請された経費は、旅費規程の内容に合わせて承認するか判断しましょう。

旅費交通費と関連する「出張費」について、詳しくは以下の関連記事で解説しています。経費精算で出張費の基礎知識を確認したい担当者の方は、ぜひ併せてお読みください。

関連記事：出張費とは？旅費交通費との違いはある？規定作成の節税メリットも紹介！

旅費交通費の経費精算で注意すべきこと

ここから、旅費交通費の経費精算における注意点を解説します。経費精算で正確に手続きを済ませるために、以下のポイントに注意しておきましょう。

精算できるのは業務でかかった費用のみ

旅費交通費として精算できるのは、あくまでも出張中の業務にかかった費用のみです。従業員の個人的な用事でかかった費用は精算できません。

たとえば、出張中の業務時間外にプライベートで現地を旅行した際の移動費などは、経費として認められないことになります。経理担当者は従業員の申請内容をしっかりと把握し、経費として適切であるかを正確に判断することが大切です。

領収書が必要な場合がある

他の経費と同様に、旅費交通費についても領収書が必要となる場合があります。社内の規定で扱いを定めておき、領収書が必須のケースについては従業員にあらかじめ伝えておきましょう。

なお、適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関（船舶・バス・鉄道）による旅客の運送であれば、インボイス制度下においても領収書の代わりに一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額を控除できます。ただし、タクシーは対象外のため、原則として領収書の保存が必要です。

移動先によって消費税の課税・非課税が変わる

旅費交通費は、従業員の移動先によって消費税の課税・非課税の扱いが異なることに注意しましょう。

国内への移動で支給する旅費交通費は、基本的には課税仕入れとなります。それに対して、海外への移動で支給する旅費交通費は、課税仕入れとはならない点に注意が必要です。従業員の海外出張や転勤は、国外取引であり輸出免税となることを押さえておきましょう。

参考：国税庁「No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い」

交際費や研修費と混同しないようにする

旅費交通費を交際費や研修費と混同しないよう注意しましょう。移動に関連する経費でも、基本的に取引先の接待に使う場合は「交際費」、研修に関連する経費には「研修費」として処理することが一般的です。

交際費には損金算入できる額についての制限があり、法人の区分に応じて損金算入できる金額が異なります。そのため、本来交際費として計上すべき額を旅費交通費として計上すると、法人税に影響を及ぼす可能性があります。

参考：国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」

領収書がない場合の出金伝票の書き方

旅費交通費に関する領収書が発行されない場合でも、出金伝票を作成して対応する方法があります。出金伝票に記入が必要な主な項目は、以下のとおりです。

• 日付
• 取引金額
• 摘要
• 支払相手
• 勘定科目

日付には、作成日ではなく実際に支払った日を記載します。また、支出内容を後から確認できるよう、摘要には乗車区間など支出に関する内容を詳しく記載しておきましょう。

旅費交通費の仕訳例

飛行機で福岡に出張するために東京〜福岡間の往復航空券3万円を購入し、法人カードで支払った場合の仕訳例は以下のとおりです。

【決済時】

【引き落とし時】

旅費交通費の計算は経費精算システムで効率化できる！

旅費交通費の計算に手間がかかっている場合は、経費精算システムを導入して効率化できる可能性があります。

旅費交通費は経理上の扱いが複雑であることから、申請手続きの負担が大きく、経理担当者や申請者の業務効率が低下しがちです。申請者から提出された書類の差し戻しが多く、やり取りがストレスになっているケースもあるでしょう。

また、経理部門では出張の距離に応じた運賃や日当を計算する手間のほか、立替精算で小口現金を用意するコストもかかります。複雑な作業でヒューマンエラーが懸念されるだけでなく、確認不足による不正発生にもつながりかねません。

こうした旅費交通費の経費精算を効率的に進めるなら、クラウド型経費精算システムの「楽楽精算」を活用するのがおすすめです。ここから、旅費交通費に関する作業を効率化できる「楽楽精算」の機能について詳しく解説します。

自動仕訳機能

「楽楽精算」を使えば、申請内容からそのまま勘定科目や税区分を振り分け、自動で仕訳が完了します。立替金や仮払いの仕訳も可能です

また、日当・手当をあらかじめシステムに登録しておくことにより旅費・出張費手当が自動で算出されるため、計算ミスを軽減できます。

クレジットカード対応

「楽楽精算」は、法人クレジットカード連携に対応しているため、出張先でのクレジットカードの利用明細をシステムに自動で取り込み可能です。立替精算のために小口現金を用意する手間を削減できます。

申請ルールチェック機能

「楽楽精算」なら、社内規定に違反した不正な申請データを自動でブロックできます。申請手続きで何度も差し戻しのやり取りが発生する無駄をなくせるのがポイントです。内部統制強化やコンプライアンス遵守にも効果的です。

交通系ICカードとの連携機能

「楽楽精算」には、交通系ICカードとの連携機能も備わっています。スマートフォンアプリから交通系ICカードのデータを読み取ることにより、申請者の手入力作業を軽減できるでしょう。

また、交通系ICカードから取り込んだデータは、申請者が自由に変更できません。そのため、承認者や経理担当者は不正の有無を確認しやすくなります。

乗換案内ソフト内蔵

「楽楽精算」には、ジョルダン社の交通経路検索サービス、「乗換案内」が内蔵されています。

システム内で経路を検索して選択するだけで申請画面に反映されるため、申請者の運賃計算や転記の作業負担を軽減できるでしょう。また、承認者や経理担当者も申請内容が適正かを確認しやすくなります。

そのほか、専用アプリから領収書を撮影することで内容を自動データ化できる点も、旅費交通費の精算にかかる手間を軽減できる機能の一つです。

>> 「楽楽精算」の交通費精算の機能詳細はこちら

まとめ

旅費交通費とは、従業員が業務で所属する勤務地を離れる際の移動にかかる費用のことです。一方、従業員が所属する勤務地の業務エリア内における移動にかかる費用については、交通費として処理することがあります。

旅費交通費の経費精算では、領収書が必要な場合があることや、移動先によって消費税の課税・非課税が変わることなどに注意しましょう。また、申請者がルールを理解していないと、承認者や経理担当者のチェックに時間がかかる可能性があります。

旅費交通費の経費精算に関する業務を効率化させる方法の一つが、経費精算システムを導入することです。「楽楽精算」なら、交通系ICカードとの連携機能を使って申請者の入力作業や、承認者・経理担当者のチェック作業を軽減できます。

旅費交通費などの経費精算に悩みを抱えている場合は、ぜひ「楽楽精算」の導入をご検討ください。