Suica®やPASMO®の履歴は領収書代わりになる？ICカードによる交通費精算のポイント

Suica®やPASMO®で支払った交通費は「領収書なし」で経費精算できる

結論から言うと、Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを利用して支払った交通費は、適切な「利用履歴」があれば領収書がなくても経費精算が可能です。

一般的に、事業活動において経費を支出した際は、税務調査などへの備えとして領収書の保管が原則とされています。しかし、電車やバスなどの公共交通機関を利用する場合、乗車のたびに領収書を受け取ることは現実的ではありません。

そのため、実務上は、券売機で印字した履歴やモバイルSuica®・モバイルPASMO®から出力したPDF、あるいはこれらICカード内のデータを経費精算システムへ直接取り込んだものが、領収書に代わる正当な証憑として認められます。

ただし、注意が必要なのは「チャージ（入金）」をした際の発行物です。券売機などでチャージをした際に発行される領収書は、あくまで「お金をカードに移動させたこと」を証明するものであり、実際に「どの区間を移動するために使ったか」を証明するものではありません。そのため、正確な経費精算を行うためには、チャージ時の領収書ではなく、実際に乗車した区間や運賃が明記された「利用履歴」を管理する必要があります。

また、駅ナカの売店や自動販売機などでSuicaを「物販」に利用した場合は、通常の買い物と同様にレジで領収書やレシートを受け取ることが可能です。これらは交通費とは区別し、原則として領収書を保管しておくことが望ましいでしょう。

それぞれの証憑の有効性を以下の表にまとめました。

（※）チャージした時点では費用が発生していない「資産の移動」となるため、実際の乗車時に履歴をもって精算するのが一般的です。

このように、移動に伴う運賃については、利用履歴を正しく取得・管理する体制を整えることが、効率的な経費精算の第一歩となります。

なお、電子マネーで支払った経費の対応については以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：電子マネーで払ったものは経費精算できる？経理処理のポイントや注意点

Suica®やPASMO®の利用履歴を確認・証憑化する4つの方法

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードの利用履歴を社内の経費精算で証憑として活用するためには、客観的な利用事実（日付、利用区間、金額）が記載されたデータや書面を準備する必要があります。現在、交通系ICカードの履歴を確認・出力する方法は大きく分けて4つあります。

それぞれの方法には、遡れる履歴の件数や作業の利便性に違いがあるため、自社の運用に合ったものを選定することが大切です。

駅の券売機で履歴を印字する（最大100件）

最もシンプルで、特別な機材や設定が不要な方法です。

• 手順：
  1. 駅にある「自動券売機」や「チャージ専用機」にSuica®やPASMO®を挿入、またはトレイに置く。
  2. 画面上の「履歴表示・印字」メニューを選択する。
  3. 表示された履歴を確認し、「印字」ボタンを押して「利用明細」を発行する。
• 注意点：Suica®やPASMO®の場合、履歴表示の上限は20件、履歴印字は最大で100件までです。利用してから26週間を超えた部分の履歴は表示・印字できなくなるため気をつけましょう。

参考：JR東日本「履歴表示・印字、残額表示」、PASMO「残額履歴の表示・印字」

モバイルアプリや会員向けWebサイトを活用する

Suica®やPASMO®には、交通系ICカード機能が搭載されたモバイルSuica®やモバイルPASMO®などのアプリがあります。アプリ上では、最大100件の利用履歴を確認できます。また、会員サイトからも同様に利用履歴をチェックできるほか、「ご利用明細書（領収書）」を発行することも可能です。

• 手順（会員サイトを利用する場合）：
  1. PC版の会員サイトにログインする。
  2. 「ご利用明細（領収書）／払戻計算書」メニューを選択する。
  3. 対象期間を指定し、利用明細を画面表示またはPDF形式でダウンロードする。
• 注意点：PDFとして出力することで、電子帳簿保存法の要件に沿った保存がしやすくなります。

ICカードリーダーでPCに読み込む

カードタイプのSuica®やPASMO®を利用している場合、外付けのICカードリーダーがあればPCにデータを取り込めます。

• 手順：
  1. PCにICカードリーダーを接続し、専用の読み取りソフトを起動する。
  2. ICカードをリーダーにかざしてデータを読み取る。
  3. 読み取った履歴データをCSVやPDF形式で保存し、申請に活用する。
• 注意点：物理的な機材が必要になるため、リモートワーク中心の組織では導入のハードルになる場合があります。

経費精算システムと直接連携する（推奨）

確実かつ手間のない方法として、経費精算システムとの連携があります。

• 手順：
  1. 専用アプリをインストールしたスマートフォンに、ICカードをかざす。
  2. 読み取られた利用履歴の中から、経費として申請するものを選んでそのまま送信する。
• メリット：スマートフォンをリーダー（読み取り機）として活用できるため、外出先でもその場でデータ化が完了します。利用した区間や運賃が「正しいデータ」としてそのままシステムへ反映されるため、入力ミスの余地がなく、経理担当者のチェック工数を大幅に削減できます。

経理担当者が知っておくべき電子帳簿保存法への対応ポイント

Suica®やPASMO®の利用履歴をデータとして扱う場合、避けて通れないのが電子帳簿保存法への対応です。特に、モバイルICカードの会員サイトからダウンロードしたPDF明細や、ICカードの利用履歴をスマートフォン経由で取り込んだデータなどは、同法における「電子取引」に該当し、一定の要件を満たした状態で保存することが義務づけられています。

経理担当者が特に意識すべきは、以下の2つの柱です。

• 真実性の確保：保存されたデータが後から改ざんされていないことを証明する必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や、訂正削除の履歴が残る（あるいは訂正削除ができない）システムの利用、または「正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程」の備え付けといった措置が求められます。
• 可視性の確保：税務調査などの際に、必要なデータを速やかに検索・確認できるようにしておく必要があります。「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にし、ディスプレイやプリンタで内容を確認できるようにしておかなければなりません。

Suica®やPASMO®の履歴をスクリーンショットなどで保存している場合、検索性の確保や改ざん防止の観点から、法要件を完全に満たすには運用の手間がかかることが予想されます。この点、経費精算システムにICカードのデータを取り込んで管理すれば、データの修正・削除履歴がシステム上に残るため、これらの要件をスムーズにクリアすることが可能です。

【実務向け】経費精算の運用ルールを作るうえでの3つの注意点

Suica®やPASMO®による精算をスムーズに行うためには、個々の方法を周知するだけでなく、組織としての明確な「運用ルール」を定義することが不可欠です。ルールを整備する際は、以下の3つのポイントに注意して構成することをおすすめします。

注意点1：証憑として認めるデータの範囲を明確にする

まず、社内で何を「正解」とするかを明確に定義します。「券売機の印字明細のみ認める」のか、「モバイルSuicaのPDF出力も可とする」のか、あるいは「システムへ取り込んだデータ以外は原則認めない」のかを明文化しましょう。データの改ざんリスクを最小限にし、チェック工数を減らすためには、可能な限り「人の手が介在しないデジタルデータ」を優先するルール作りが望ましいといえます。

注意点2：履歴の「上書き」を考慮した申請サイクルを作る

前述した通り、Suica®やPASMO®の履歴保持件数には限りがあります。そのため、「月末にまとめて精算」という運用では、月初めの移動履歴が消えてしまい、証憑が確保できなくなる恐れがあります。「週に一度は履歴を取り込む」「月2回の申請日を設ける」など、履歴が消える前にデータ化（または印字）を完了させるサイクルを仕組み化することが重要です。

注意点3：定期区間の控除と私的利用のチェック体制を整備する

Suica精算で発生しがちなのが、定期区間内の運賃を二重に請求してしまう、あるいは私的な移動を紛れ込ませてしまうといったケースです。

• 定期券の区間をあらかじめ登録させ、重複箇所を自動で控除する仕組みを整える
• システム上のデータと実際の申請内容が一致しているか、定期的にサンプルチェックを行う

こうしたチェック体制をあらかじめルールに盛り込み、従業員に周知することで、ミスや不正の抑止効果が期待できます。

交通費精算の工数を90%削減する「楽楽精算」の自動連携機能

交通系ICカードを利用した精算は便利ですが、手入力や目視チェックが残っていると、締め日付近の経理担当者の負担は解消されません。経費精算システム「楽楽精算」なら、以下の機能によって精算業務の効率化を最大化できます。

「楽楽精算」の機能1：交通系ICカード取込機能

「楽楽精算」は、ICカードの利用履歴を簡単にシステムへ取り込むことができます。専用アプリをインストールしたスマートフォンに、交通系ICカードをかざすだけで読み取りが可能。過去の精算履歴から自動で訪問先などを追記できる、便利なAI入力補助機能もあります。

乗車日・区間・運賃が正確にデータ化されるため、手入力の手間とミスを同時に解消できます。

「楽楽精算」の機能2：乗換案内ソフト内蔵

システム内に乗換案内ソフト（駅すぱあと）が内蔵されており、検索した経路と運賃をそのまま申請データとして反映できます。最短ルートのチェックも簡単にできるため、承認者や経理担当者の確認がスムーズになるでしょう。手計算の必要がなくなるため、計算ミスの不安から解放されます。

「楽楽精算」の機能3：定期区間の自動控除

従業員ごとに定期区間をあらかじめ登録しておくことで、申請時にその区間内の運賃を自動で差し引く機能です。

• 二重支払いの防止：定期区間が含まれる移動でも、システムが自動で差額のみを算出します。
• チェックの自動化：経理担当者が一つひとつの申請を定期券と照らし合わせて確認する手間を、根本からなくすことができます。

そのほかにも、利用頻度の高いルートを登録して入力の手間を省く機能や、タクシーやガソリン代の領収書を読み取る機能など、交通費精算を楽にする機能が充実しています。

【導入事例】毎日新聞社様：精算時間が15分から3分へ大幅短縮

実際に「楽楽精算」を導入し、交通系ICカード連携を活用することで劇的な成果を上げた事例をご紹介します。

株式会社毎日新聞社様では、従来、経費精算のたびに従業員が駅の券売機まで足を運び、利用明細を印字する必要がありました。また、手入力による間違いが多く、経理部門がその都度チェック・訂正を行うという非効率な状況に置かれていました。

「楽楽精算」の導入により、ICカードから直接データを取り込めるようになったことで、以下の効果が得られています。

• 精算時間の短縮：これまで1回の精算に15〜16分かかっていた作業が、わずか2〜3分にまで短縮されました。
• チェック工数の削減：カードデータそのものを利用するため、情報の正確性が担保され、経理担当者は「何に使ったか」の確認に集中できるようになりました。
• 申請漏れの防止：アラートメール機能を活用し、忙しい現場の従業員も精算を後回しにすることなく、スムーズに運用できています。

このように、システムとSuica®やPASMO®を連携させることは、単なる「デジタル化」に留まらず、経理部門が本来注力すべき予算管理や経営への貢献のための時間を確保することに直結します。

導入事例：株式会社毎日新聞社様「カード連携により入力とチェックの手間を大幅に削減」

まとめ：Suica®やPASMO®とシステムの連携が経理DXの第一歩

Suica®やPASMO®などの交通系ICカードを利用した経費精算は、適切な利用履歴を証憑として活用することで、領収書なしでの運用が可能です。しかし、手作業による管理やアナログな証憑の回収には限界があり、電子帳簿保存法への対応も考慮すると、データによる一元管理が最適解といえます。

• Suica®やPASMO®の運賃は「利用履歴」があれば領収書がなくても精算可能。
• 履歴の管理には、券売機印字、アプリ出力、システム連携などの方法がある。
• 法対応と効率化を両立させるには、経費精算システムとの連携が推奨される。

「楽楽精算」を活用してSuica®やPASMO®のデータを自動化することは、バックオフィス全体の生産性を高める「経理DX」の確実な第一歩となります。作業工数・ミスの削減とガバナンス強化を同時に実現し、より付加価値の高い経理業務へとシフトしていきましょう。