「楽楽勤怠」導入事例
｜医療法人 菊池有働病院様

医療法人 菊池有働病院様は、熊本県菊池市にある医療機関です。精神科・内科・心療内科の診療を行い、地域に根ざした医療提供を続けています。患者や家族への支援を重視し、医療・福祉の連携にも取り組んでいます。

紙と手計算による属人化した勤怠管理が日々の業務を圧迫

「楽楽勤怠」を導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？

導入前は、勤怠管理はすべて紙で行っていました。出勤簿に加えて、職員が手書きで提出する勤務確認票や残業届があり、それらをもとに担当者が1人で手計算し、給与に反映していました。給与の締め日から支給日までの期間が短く、その期間は、毎日朝から夜まで集計作業に追われており、他の業務に手が回らない状況でした。

この業務を長年担当していた職員が定年を迎えたことで、このまま同じやり方を続けていくのは難しいと感じるようになり、属人化している業務を整理し、できるだけ負担を減らす必要があると感じていました。

勤怠管理システムを検討するようになったきっかけを教えてください。

きっかけは、私自身が勤怠・給与計算業務を担当することになり引き継ぐ立場になったことです。今の業務に加えて、これまで担当者が1人で対応していた手計算の作業量をそのまま引き継ぐのは現実的ではないと感じました。そのため、できるだけ自動化して、業務負荷を軽減できないかと考えるようになったという流れです。

実は、「楽楽勤怠」とは別の勤怠管理システムを導入しようとしたこともありましたが、設定が分かりにくく、問い合わせをしても回答まで時間がかかるなど、サポート面に不安が残り、本格運用に入る前の段階で導入を断念したことがあります。

医療機関の複雑な運用に対応する設定方法の提案から実装まで
手厚くサポート

数ある選択肢の中で、「楽楽勤怠」を選んだ理由は何でしたか？

実は一度「楽楽勤怠」とは別の勤怠管理システムを導入しようとしていたのですが、そのシステムは設定が分かりにくく、問い合わせをしても回答まで時間がかかるなど、サポート面に不安が残ったため、本格運用に入る前の段階で導入を断念していました。サポート面の重要性を実感していた中、導入前からサポートがしっかりしていると感じられた点が大きかったです。営業の方との打ち合わせで、当院の運用についてしっかりとヒアリングをしたうえで「対応できます」と言ってもらえたことが印象に残っています。

医療機関の勤怠管理はどうしても複雑で、時間単位の有給休暇を拘束時間で分割していたり、通常業務の残業とは別に、食事介助による残業を分けて管理する必要がありました。 そうした点についても、ひとつひとつ話を聞いた上で整理してもらえたことで、「これなら進められそうだ」と感じました。

また、管理する側だけでなく、職員の多くがパソコンに慣れていないという背景もあり、操作感が難しくなさそうだと感じた点も選定理由のひとつだったと思います。

実際に導入時のサポートは、とても丁寧だったという印象です。打ち合わせで話した内容はすべて整理され、後日メールで「この認識で間違いないか」というかたちで確認してもらえました。 設定の変更が必要な場合も、どの画面から入って、どこを修正すればよいのかまで具体的に教えてもらえたので、設定作業を進めやすかったですね。

導入後に普段あまり触らない設定の変更が生じた際も、過去のメールを見返しながら対応できていますし、問い合わせをした際の返信も早く、安心して運用できていると感じています。

導入後、どのような変化がありましたか？

当院では、一気にすべてを切り替えるのではなく、段階的に運用を変えていきました。まずは、職員が手書きで提出していた勤務確認票を廃止し、打刻による管理に切り替えています。

その結果、紙の書類が減り、勤怠情報を一元的に管理できるようになりました。 打刻によって勤務時間が数字として残るようになり、これまで見えにくかった早出やサービス残業も把握しやすくなっています。 働き方について声を掛けるきっかけにもなり、少しずつ意識が変わってきていると感じていますね。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

医療機関の勤怠管理はどうしても複雑になりがちですが、だからこそ、システムそのものだけでなく、本格運用まで支えてくれるサポート体制が重要だと思っています。 「楽楽勤怠」は、導入段階でこちらの話をしっかり聞いた上で進めてもらえたことで、不安をひとつずつ解消できました。
これから勤怠管理のデジタル化を検討される方には、サポートの充実度も含めて検討していただきたいと感じています。