「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社Standard様

株式会社Standard様は、住宅の企画・設計・施工をはじめ、集合住宅や商業施設などの施工管理、不動産の売買・賃貸借・仲介など幅広い建築関連業務を手がける企業です。住宅建築においては、建材調達や施工手法の工夫を通じて、リーズナブルで品質の高い住まいを提供しています。また、損害保険代理業や外食店舗運営など多岐にわたる事業も展開しています。

勤怠管理システムを入れても有給休暇管理や給与システムとの連携時に手作業が残っていたことが課題

「楽楽勤怠」を導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？

以前は、別の勤怠管理システムを使っていました。
ただ、有給休暇管理や給与システムとの連携を行う際に、手作業が多く残っており工数がかかっていたんです。
例えば、有給休暇を取得しているはずなのに申請が出ていない場合、有給休暇なのか打刻漏れなのかを、人事総務担当が目視で確認し、手入力で調整する必要があり、システムを使っているにも関わらず、最終的な確認は人に依存している状態でした。
有給休暇の残数についても、勤怠管理システム上の数字と社内で管理している数字が合わないことがあり、最終的には人が計算して確認をしていました。

勤怠管理・有給休暇管理・給与連携が一元管理できず、月末の締め作業はどうしても工数がかかっていましたね。

勤怠管理システムの変更を検討したきっかけを教えてください。

勤怠管理システム単体というより、経費精算や請求書対応なども含めて、全社的にシステムを見直そうという話が出たことがきっかけです。
インボイス制度への対応もあり、「このタイミングでまとめて切り替えよう」という判断が大きかったと思います。その中で、勤怠管理システムについても、これまで抱えていた手間の削減や課題解決ができるシステムがないか検討をはじめました。

独自の休暇制度や承認フローを再現できたのが導入の決め手

検討を進める際に重視した点や「楽楽勤怠」を選んだ理由を教えてください。

自社の運用に合わせて設定を調整できる点・社員本人が確認するフローに運用をシフトできる点が大きな決め手でした。
当社には、誕生日休暇や創立記念日休暇といった独自の休暇制度があります。以前のシステムでは、有給休暇や振替休日の項目の中に無理やり含めて管理していたため、社員もわかりづらく間違えてしまうことも多々ありました。それに付随して管理側の確認工数もかかっていたんですが、「楽楽勤怠」では、既存の休暇項目の名称を変更する形で、自社ルールに合わせた休暇区分を設定できたのがありがたかったです。

また、自社のルールをわかりやすく設定に反映できることで、結果的に承認フローの見直しにも繫がりました。
以前は、店長・部署長・管理部と承認者が多く、その分、どうしても締め作業までに時間がかかる構造でしたが、「楽楽勤怠」導入にあわせて承認フローを整理し、部署長＋管理部という形に変更しました。承認にかかる手間を減らしつつ、管理上のチェック体制は維持できていると感じています。

細かい設定もサポートに相談することで、ひとつひとつ解決

システム変更にあたり、懸念点や不安な点はありましたか？

正直に言うと、自社のルールにあわせようとすると設定項目が多くなるので「ちゃんと移行できるのかな」という不安はありました。有給休暇の残数の移行や当社独自の休暇の扱いは、特に心配していた部分です。

設定方法について「楽楽勤怠」の担当の方に相談すると、「この休暇はこの項目を使えば対応できます」「残数が合わない場合は、管理者権限で調整できます」と具体的に説明してもらえ、自社のフローを細かく再現することができました。

設定の途中でエラーが出たときも、電話やメールで丁寧に対応してもらえましたし、必要に応じて「こちらで設定を確認します」と一緒に見てもらえたのは心強かったですね。
設定が細かい分、サポートがしっかりしている点も大事だなと感じました。

アラート機能で「自分で直す」意識が社員に定着

導入後、人事総務担当の方や社員の方にどのような変化がありましたか？

一番変わったと感じているのは、社員一人ひとりの意識です。「楽楽勤怠」では、申請漏れや入力ミスがあるとアラートが出て社員側が出勤簿を提出できない仕組みになっています。以前は、管理側がすべて確認して修正していましたが、今は「社員が自分で直してから締める」という流れが自然にできています。

その結果、管理側が目視で確認する工数はかなり減りました。締め作業について全件確認していた頃は確認に2〜3日かかっており、その期間は他の業務に手が回らない状態でしたが、今後は半日〜1日程度で終えられる見込みが立っています。まだ導入して1か月ほどですが、数か月後にはさらに短縮できそうだと感じています。

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

勤怠管理システムを乗り換える際は「自社に伴走してくれるサポートがいるか」を重視するといいと思います。会社それぞれ勤怠ルールがあるかと思いますし、それをどこまで設定で再現できるのか、難しい場合にどう代替できるのかを一緒に考えてもらえるかが重要だと思います。
「楽楽勤怠」は、こちらの運用をきちんと理解しようとしてくれたうえで、営業やサポート担当の方が設定で対応できる点と、運用を見直した方がいい点を分かりやすく整理してくれた印象です。システムの変更を検討されている方には、自社のルールを前提に、どこまで寄り添ってもらえるかを見て比較してほしいですね。