「楽楽勤怠」導入事例
｜羽田空港サービス株式会社様

羽田空港サービス株式会社様は、航空機が到着してから出発するまでの空港内外の地上支援業務を担う企業です。手荷物や貨物の取り扱い、旅客サポート、機内サービス品の準備・搭載など、航空機運航に関わる多彩な業務を通じて、快適で安全な空の旅を支えています。羽田空港を拠点に、成田・中部・福岡・新千歳といった主要空港でグランドハンドリングや旅客サービスなどの地上業務に取り組んでいます。

利用中システムの保守終了をきっかけに、勤怠管理の見直しを検討

システム変更を検討したきっかけを教えてください。

きっかけは、使用していた勤怠管理システムの保守終了です。
長年使用していたシステムでしたが、以前から運用上の課題を感じていたこともあり、保守終了のタイミングで「この機会に見直そう」という判断になりました。

当社は羽田空港内だけでも複数の事務所があり、第2ターミナル、第3ターミナル、制限区域内、貨物エリアと、業務ごとに拠点が分かれています。
さらに複数の地方空港にも事業所があり、以前のシステムでは専用のVPN回線を引かなければ利用できない仕組みだったため、拠点ごとに回線を整備する必要がありました。物理的に回線を引けない場所もあり、工事費用も大きな負担になっていました。

運用面の課題はどのようなものがありましたか？

以前のシステムは入力ミスがあってもそのまま処理できてしまう仕様だったため、修正や確認の工数が負担になっていましたね。
例えば当社では着替え時間を勤務時間に含めるというルールがあるのですが、遅刻や早退、残業が発生した場合、その時間が自動では正しく反映されず、結果として各部署で手入力による修正が発生し、その内容を総務で再度確認する必要がありました。

締め処理のタイミングでは、遅刻者、深夜勤務者、残業発生者など様々な条件ごとに抽出し、1件ずつ目視で確認していたのですが、社員数が3,000名を超えるため、このチェック作業だけで丸2日かかっていたような状態です。
締めから給与反映までの期間がタイトで、他の業務を止めて対応する必要があり、精神的にも負担が大きかったですね。

約4,000種類の勤務パターンや今までの運用方法を再現できるかが選定の分かれ目に

システム変更時に重視した点は何でしたか？

まず大前提として勤務パターン約4,000種類に対応できることが必須でした。また「当時の運用をどこまで再現できるか」も重要視していました。システム変更による負担を現場にかけたくないという思いがあり、数多くある細かなルールが再現でき、当社の運用ルールを変更せずに済むことが重要でした。
「楽楽勤怠」のサポート担当者は、細かなルールひとつひとつに「それは設定で対応できます」「このように項目を変えれば実現できます」と、具体的な設定方法を提示してくれました。

例えば、以前のシステムでは残業を認める際に数字「1」を入力することで検知できるという特殊な運用があったんです。現場が長年慣れているやり方でしたので、この方法はできれば変えたくないと相談したところ「同じようなフラグ運用が可能です」と提案してもらえました。そのときは「そこまで合わせてくれるのか」と正直驚きましたね。

操作感や流れが大きく変わらないことで、現場への説明のしやすさにもつながったと思います。単に機能が多いかどうかではなく、「今の運用を理解した上で、どう再現できるか」を一緒に考えてくれる姿勢が「楽楽勤怠」導入の決め手になったと思います。

現場の不安を解消しながら、段階的に移行

導入時に工夫した点や、不安はありましたか？

システム変更に対する現場の反発は、やはりありました。「変わるのは困る」「本当に楽になるのか」といった声も正直ありました。ただ、設定段階でこちらの要望を細かに汲み取ってもらい、現場の運用はできるだけ変えないという前提で進めていたため、負担を減らすために選んだという説明がしやすかったです。

導入後しばらくは旧システムと「楽楽勤怠」を並行運用し、集計内容や数値を比較しながら進行しました。その中で、「楽楽勤怠の方が正しく計算されている」と確認できたことで、完全移行への安心感が持てましたね。

締め処理は2日から半日に短縮。手入力の作業も削減

導入後の効果はいかがですか？

最も大きいのは、締め処理時間の短縮です。以前は丸2日かかっていましたが、現在は半日ほどで完了しています。自動計算の精度が高く、手入力がほぼ不要になったことで確認作業が大幅に減りました。その分、より細かいチェックや別業務に時間を充てられるようになっています。
また、UIが分かりやすく、PC操作に不慣れな方でも直感的に使える点も良いですね。現場からも「楽になった」という声が上がっています。

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

独自のルールが多く、システムでの対応は難しいと考えている企業の方も、一度相談してみる価値はあると思います。当社も「これはさすがに難しいかな」とダメもとで相談したことも実現でき、あきらめていた課題も解決できたので、迷っている方にはぜひおすすめしたいです。