「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社アイティフォース様

勤怠管理システムの移行を機に運用を見直し。実態にあわせた運用フローを構築

TOPIC

旧システムのサービス終了をきっかけに、10年以上利用した勤怠管理システムから移行
勤務パターンを約40種類から15種類へ整理し、従来の勤怠管理運用の見直しを実施
十分なテスト運用期間と迅速なサポート対応により、本番移行後の混乱を最小限に

利用中システムのサービス終了に伴うシステム移行を行った株式会社アイティフォース様。移行をきっかけに従来の運用フローを見直し改善を行った取り組みについてお話を伺いました。

会社名	株式会社アイティフォース
事業内容	基幹系業務システム受託開発・インフラ事業・SI事業・運用・保守サービス・労働者派遣業
従業員数	73名
導入時期	2025年12月
URL	https://www.itforce.jp/

事業内容

株式会社アイティフォース様は、システム開発やインフラ構築などを通じて、顧客のIT活用を支援しています。約10年間利用していた勤怠管理システムのサービス終了に伴い、「楽楽勤怠」へ移行しました。勤怠管理体制を見直し、より効率的な運用フローを構築しています。

利用システムのサービス終了に伴い、勤怠管理の運用を見直し

システム移行のきっかけと、当時抱えていた課題を教えてください。

約10年利用していたシステムのサービス終了にともない、新たな勤怠管理システムを導入しなければならなくなったというのが直接的なきっかけです。外的な要因ではありましたが、当社としては、単なるシステム移行ではなく、これまで感じていた課題や運用を見直す機会にしようと考えていました。
特に、増え続けていた勤務条件の整理や、勤務実態に即していない運用を改めて見直す良いタイミングだったと思います。

派遣先の顧客ごとに勤務開始・終了時刻や休憩時間が異なるため、その都度勤務条件を作成してきた結果、最終的には30〜40種類ほどのパターンが存在していました。似た条件が複数あったり、すでに終了している派遣先の設定が残っていたりと、整理しきれていない部分があったため、システム移行のタイミングで見直しました。

勤怠管理運用の見直しにより、管理部門・社員ともに効果を実感

「楽楽勤怠」導入によって改善できたこと、よかった点を教えてください。

勤務条件パターンの改善ができました。顧客単位で細かく分かれていた勤務条件を、似ているものはまとめ、使っていないものは削除することで、最終的には約半数の15種類ほどまで絞ることができました。数を絞ることで、誤った勤務パターンを選択するミスが減り、管理部門の確認工数の削減にもつながっています。

また、以前のシステムでは一部カスタマイズを入れていたため、法改正があった際にはその影響範囲や改修可否を都度確認する必要がありましたが、「楽楽勤怠」なら法改正に合わせアップデートされるため制度変更への対応も安心できると感じています。

社員の方からの反応はいかがですか。

利用者目線で一番分かりやすい変化は、中抜け申請が柔軟にできるようになったことだと思います。以前は「勤務開始から何時間」「勤務終了前に何時間」といった形でしか時間休の申請ができませんでした。例えば、午後2時から3時まで病院に行きたい場合でも、「開始から◯時間休む」か「終了前に◯時間休む」という取り方しかできなかったため、実態と少しずれた申請になってしまうケースがあったんです。
そのため、やむを得ず追加の休憩扱いにしたり、半休に近い形で処理したりと、運用でカバーしている部分がありました。制度上は問題なくても「実態にぴったり合っているか」というと、少し無理がある場面もあったと思います。日中の私用外出や通院など、実際の働き方に沿った申請ができるようになったのは大きな変化ですね。

また、ログイン時のアラート表示も効果を感じている点のひとつです。
打刻漏れや未申請があると画面上に通知が出るため、社員自身がその日のうちに気づいて修正するケースが増えました。以前は月末にまとめて確認し、個別に連絡することもありましたが、今は事前に防げることが多いですね。
大きく業務フローが変わったわけではありませんが、「実態に合わせやすくなった」「整理しやすくなった」という点で、着実な改善を感じています。

テスト運用でリスクを事前に解消。迅速なサポートで実態に合わせた運用へ調整

導入時に工夫された点や、サポート体制についての印象を教えてください。

特に意識したのは、テスト運用期間をしっかり取ることでした。実際の運用を確認したかったため、5か月ほど時間を確保しました。給与連携や他システムとの連携も含めて検証したかったので、リスクを事前に潰す意味でも有効だったと感じています。
サポートについては、問い合わせへのレスポンスが早く、すぐに回答をいただけていました。設定や運用の疑問点をその都度解消できたので、作業が滞ることはほとんどありませんでした。

また、運用を進めていく中で「実はこういう設定もできる」と分かったケースもありました。
例えば、振替休日と振替出勤の扱いについてです。セットでしか管理できないと考えていましたが、実際の運用ではどちらか一方だけが発生するケースもあります。
こちらをサポートの方に相談した結果、片方ずつ設定できる方法があると分かり、より実態に合った運用に変更できました。使いながら疑問点を一つずつ確認することで、より自社に合った形へ調整できたのは大きかったですね。疑問に対して迅速に回答をもらえたので、都度方向修正ができた点は安心感につながったと感じています。

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

これから移行を検討される企業にお伝えするとすれば、テスト運用期間はしっかり確保した方が良いということです。実際に運用してみて初めて分かることもありますし、当社はテスト運用期間を取ったことで本番移行時の混乱は少なかったと感じています。時間をかけて検証しながら進めることが、結果的にスムーズな移行につながるのではないでしょうか。