「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社タワー・メンテナンス様

株式会社タワー・メンテナンス様は、送電鉄塔等の防錆塗装工事を主な事業領域としている塗装工事の専門会社です。打刻漏れや承認フローの属人化、時間外計算の手作業負担といった課題を抱えており、課題解決のために自社の運用に合う「楽楽勤怠」を導入しました。

打刻漏れ多発・承認フローの属人化により確認工数が負担に

「楽楽勤怠」導入前の勤怠管理における課題を教えてください。

打刻漏れが多く発生しており、正確な勤務実態の把握ができていないことに課題感を感じていました。当社は工事現場へ直行するケースが多く、社員はスマートフォンで打刻する運用でしたが、現場に着いてそのまま業務に入ってしまい、打刻を忘れてしまうことが少なくありませんでした。打刻漏れのアラートは本人にメールで届く仕組みでしたが、修正対応も個人任せになっており、勤務実態をリアルタイムで把握しづらいという状況でした。

また、承認者が実質1名に限られていた点も課題でした。工事部長がすべての打刻修正や残業申請、休暇申請を承認する形でしたが、部長自身が現場に出ていることも多く、他の現場状況を十分に把握できないまま承認せざるを得ないケースもありました。結果として、総務側で締め後の確認や修正作業にかなり時間を取られていました。

締め作業の際には、遅刻・早退・残業・打刻漏れといった条件ごとに対象者を抽出し、その一覧を1件ずつ確認していました。
例えば「打刻漏れ」の方を抽出、該当者にメールで確認し修正内容を確認する、といったやり取りを何度も繰り返していました。また、残業申請についても、承認は通っているものの実際の打刻時間と合っているかを確認する必要があり、パソコンの画面を行き来しながらチェックしていた状況でした。社員数は多くありませんが、締めのタイミングではこうした確認作業が重なり、半日以上その対応に追われていましたね。

勤怠管理システムの変更を検討したきっかけは何でしたか。

今後のことを考えると早めにシステムを見直した方が良いと感じたのがきっかけです。また、システムを変更するなら、より自社に合った運用ができるものを選びたいという思いがありました。
当社は、もともと経費精算システム「楽楽精算」を利用しており、機能面や使い勝手に信頼感があったため、同じシリーズである「楽楽勤怠」も検討してみようとなりました。

必須機能のほかに、勤務形態に合わせた運用が決め手に

楽楽勤怠を選んだ決め手は何でしたか。

他社製品も比較しましたが、打刻場所の位置情報が取得できない、スマートフォンでの打刻に制限があるなど、当社の現場運用に合わない点がいくつかありました。現場ごとに働く環境が異なる当社にとって、スマートフォン対応や位置情報の取得は欠かせない要素でしたので、そこは外せないポイントだったと思います。

「楽楽勤怠」は、当社にとって欠かせない機能が揃っているだけでなく、当社の勤務形態に合わせた運用ができると感じられた点も、大きな決め手でした。
例えば、当社では休日出勤の代休取得が多く発生します。半日単位での管理が必要なのですが、以前のシステムでは半休がうまく扱えず、半日の勤務であっても1日分の代休になってしまうなど、実態とずれてしまうことがありました。「楽楽勤怠」では半日単位での管理が可能となり、実際の勤務実態に合わせた形で運用できるようになりました。
さらに、現場手当についても、これまでは社員が「楽楽精算」で1日ずつ申請していたのですが勤怠データと連動させて管理できるようになったことで、社員の申請が不要になり、総務側の確認の手間削減にもつながっています。

当社のように現場ごとに勤務内容が変わる業態では、会社に合わせて勤怠ルールを設計できる点は大きな決め手となりました。

サポートに相談しながら、自社の実現したいことを整理

導入時に工夫した点や、不安はありましたか？

一番の不安は、過去データの移行でした。残業時間なども含めてデータで残したいと考えていましたが、すべてを理想通りに移行するのは正直、難しい部分もありました。今回は必要なデータのみ整理し、今後の運用でデータを蓄積していく形で対応しています。
導入支援については、とても丁寧に対応していただいた印象です。同じことを何度も質問してしまったかもしれませんが、その都度きちんと回答してくださり、レスポンスも早かったので助かりました。現在も不明点があればすぐに問い合わせできる体制があるため、安心して運用できています。

課題だった承認フローの属人化を解消。正確な勤務実態の把握を目指す

導入後の効果はいかがですか？

承認フローは大きく改善しました。部署ごとに承認をまわすことで、以前のように工事部長1人に負担が集中する状況ではなくなり、現場の勤務実態を把握している方が承認できるフローになりました。
また、時間外労働の集計作業がかなり楽になりました。データを出力してすぐに社労士へ共有できるようになり、手作業での対応はなくなっていますね。
当社は本格運用からまだ半年ほどなので、正確な勤務実態の把握に向けて新しいルールを浸透させている段階です。チェックを行いながら定着を図っていきたいと考えています。

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

「楽楽勤怠」は、会社に合わせて勤怠運用を設計できる点が大きな魅力だと思います。また、導入時だけでなく、その後のサポートも丁寧に対応していただけるため、システム変更に不安がある企業でも安心して検討できるのではないでしょうか。自社の運用を見直す良い機会にもなると思います。