「楽楽勤怠」導入事例
｜スターテング工業株式会社様

スターテング工業株式会社は、リコイルスターター及び各種操作レバー等を主力商品とする専門機械メーカーです。サーバー保守切れをきっかけにシステムの見直しを検討。業務効率化と運用負荷軽減を目的に、「楽楽勤怠」を導入しました。

サーバー保守切れを機に、手作業中心の勤怠運用を見直しへ

楽楽勤怠を導入する前は、どのような課題を抱えていましたか。

「楽楽勤怠」導入前は、パッケージ型の勤怠管理ソフトをサーバーで運用していました。ただ、実際の業務では、従業員から上がってくる各種申請を総務担当者がまとめてシステムへ入力する運用だったため、入力作業の負担が大きい状況でした。
残業や有給休暇、出張、遅刻・早退などは紙の申請書で対応しており、申請書を週単位で総務に提出してもらい、担当者が1件ずつ内容を確認しながら入力していく流れです。残業が多発する繁忙期には週に何百件という申請が発生することもありましたね。

特に負担が大きかったのは、遅刻・早退や時短勤務者の控除計算です。給与計算ソフトと照らし合わせながら時間単価を算出し、手計算で控除額を入力していました。チェックも含めると3～4時間かかり、他業務と重なると半日ほど時間を要します。実際に計算ミスが発生し、従業員に迷惑をかけてしまったこともありましたね。

また、有給残日数や残業状況は総務担当者でないと確認できなかったため、「残り何日ですか？」といった問い合わせが都度発生していました。月末には打刻漏れの確認連絡も必要で、精神的な負担も大きかったと思います。

こうした入力作業や問い合わせ対応が積み重なり、日常的に業務負荷が高い状態だったため、効率化したいという思いがありました。

システム見直しのきっかけは何だったのでしょうか？

大きなきっかけは、サーバーの保守切れです。サーバーを更新するのか、同じ会社の新しい勤怠ソフトにするのか、あるいは別の勤怠管理システムに切り替えるのかを比較検討する必要がありました。
使用していたシステムでは、自社の就業規則に十分対応できていなかったり、入力作業の負担が大きかったこともあり、別の勤怠管理システムを検討することにしました。

価格に加え、具体的な業務改善イメージがついたことが導入の決め手に

複数製品を比較した中で、「楽楽勤怠」を選んだ決め手は何ですか？

比較した中では、イニシャルコストが抑えられた点はやはり大きかったですね。ただ、価格だけで決めたわけではなく、「今感じている課題をきちんと解消できるか」という視点で検討したときに、「楽楽勤怠」が一番しっくりきたというのが正直なところです。

一番魅力に感じたのは、申請から承認、反映までを一元管理できる点でした。以前は、紙で申請が上がってきて、それを総務担当者がまとめて入力するという流れだったため、どうしてもタイムラグや入力漏れのリスクがありました。
例えば、申請書の回付が止まってしまい、承認が遅れていることに後から気づくといったことがありました。「楽楽勤怠」であれば、申請状況が画面上で可視化されるため、「どこで止まっているのか」がすぐに分かります。

また、給与連携時の自動計算機能も決め手の一つです。これまでは、遅刻・早退や時短勤務の控除を手計算で行っており、基本給から時間単価を算出して控除額を入力するという工程が必要でした。「楽楽勤怠」では勤怠データをもとに自動で計算できるため、手入力がなくなり、さらに「計算が合っているか」という不安が大きく減ったと感じています。

データ出力の自由度の高さも魅力です。当社のルールで、賞与算定のために実労働時間を半年分集計する必要があるのですが、1か月ずつデータを取り出して手作業でまとめる必要があり、かなり時間を要していました。また、必要なデータを吐き出すための設定が複雑で、少し形式を変えたいだけでも手間がかかりましたが、「楽楽勤怠」では、必要な条件で簡単にデータを出力できるため、集計作業の手間が大きく減ると感じました。

価格面での納得感に加え、日々の具体的な業務負担を減らせるイメージが持てたことが最終的に「楽楽勤怠」を選んだ理由だったと思います。

約10時間の工数削減を実現。入力作業と確認連絡の負担が大幅に軽減

導入時、懸念に感じていたことはありますか。

システム切り替えまでのスケジュールはタイトでしたが、サポートの方に柔軟に対応していただき、困る場面はあまりなかった印象です。
一方で、社内への周知は少し懸念がありましたね。申請後の入力を総務側が行う運用から、従業員自身が申請する運用に変更になるため、負担が増えることを懸念していました。懸念解消に向けて、説明会を実施したり、本稼働の1か月前から打刻だけ先行して運用するなど、段階的に切り替えたことで、スムーズに移行できたと思います。

「楽楽勤怠」導入後の効果はありますか。

申請入力作業の削減効果は大きいですね。月あたりで見ると、10時間程度は削減できていると思います。
また、アラート機能によって打刻漏れが上長へ通知されるようになり、これまで総務側で個別に連絡していた手間も減りました。月末に確認の連絡をするストレスが軽減され助かっています。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

申請から承認までを一元管理できる点や、アラート機能など、実務担当者の負担軽減につながると感じています。どの製品も基本機能は似ている部分があるかもしれませんが、自社の就業規則や運用にどこまで柔軟に対応できるか、データの出力や連携がしやすいかという視点で見ると、選定のポイントが見えてくると思います。実際に使う担当者の業務負荷がどう変わるかをイメージしながら検討することが大切だと感じています。