「楽楽勤怠」導入事例
｜オリンパス株式会社様

オリンパス株式会社様は、医療分野において製品およびサービスを提供する精密機器メーカーです。内視鏡を中心とした事業を展開しており、グローバルに事業展開しています。

複数システムと紙運用が混在し、月次処理に大きな負担。業務効率化を目的に、勤怠管理の見直しを決断

「楽楽勤怠」導入前の勤怠管理方法と抱えていた課題を教えてください。

「楽楽勤怠」導入前は、会社や雇用形態ごとに異なる複数の仕組みが混在しており、全部で4種類の運用が並行していました。正社員の一部は20年以上使い続けている自社システム、管理職は別のクラウド型システム、グループ会社は別製品、そして時給社員の方は紙での管理というように、それぞれ運用方法が異なっていました。同じ会社の中でも勤怠管理のやり方が統一されておらず、月次の締め処理の負担が非常に大きかったです。

各システムからデータを抽出し、それをExcelで突き合わせてチェックし、最終的に給与システムに連携する必要がありました。毎月500件ほどエラーが発生しており、それを1件ずつ確認して修正していく作業に3日ほどかかっていました。

さらに、時給社員の方は紙で管理していたため、紙を回収して内容を確認し、それをExcelに手入力する必要がありました。対象人数が200名規模でしたので、入力作業だけでも相当な工数がかかり、月初4日間くらいは担当者がほぼ張り付きで対応しなければ回らない状態で、「この運用をいつまで続けるのか」という課題感を強く感じていましたね。

また、システム自体も老朽化しており、制度変更に対応できない、改修も難しいといった技術的な制約もあり、抜本的な見直しが必要な状況でした。

勤怠管理システムの見直しを検討した背景を教えてください。

直接のきっかけは、給与計算のBPO化を進めたいという会社方針でした。これは以前から検討しており、業務の効率化という観点でも実現したいという思いがありました。ただ、給与計算を外部に委託するには、その前提として勤怠データの精度と整合性が非常に重要になります。複数システムや紙運用が混在している状態では、安定的な運用が難しいという判断でした。また、グループ全体で人事・給与・勤怠の仕組みがバラバラに存在していたため、それらを集約・標準化したいという背景もあり、勤怠管理単体ではなく、人事・給与・ワークフローも含めて全体的に刷新するプロジェクトになったという流れですね。

複雑な就業規則にも対応できる柔軟な設定と、高い要件充足率が決め手に

数ある製品の中で「楽楽勤怠」を選んだ決め手は何でしたか？

一番大きかったのは、自社の複雑な就業規則に対して柔軟に対応できる点でした。

過去に別製品で要件定義まで進めたことがあるのですが、制度をそのまま再現しようとすると設定が複雑になり、カスタマイズ費用が予算を大幅に超過してしまい、プロジェクト自体を中断せざるを得なくなりました。

一方で「楽楽勤怠」は、パラメーター設定や計算ロジックの柔軟性が高く、「どこまでシステムで実現できるか」「どこをシンプル化すべきか」という判断がしやすかったです。実際に事前検証の段階で、制度をある程度維持したまま運用できるイメージが持てたのは大きかったと思います。

また、新たに導入予定だったコアタイムなしのフレックス制度についても、事前に相談しながら運用設計できたことが安心材料でした。「この制度ならこういう設定が可能です」と具体的に示していただけたことで、導入後のイメージがかなり明確になりました。

要件充足率が高かったことに加え、構築コストも比較的抑えられていた点も評価しています。複数製品と比較しましたが、柔軟性とコストのバランスが最も現実的だったという印象ですね。

導入時に工夫した点や、サポート体制の印象について教えてください。

今回のプロジェクトは、就業規則の見直しとシステム導入を並行して進める必要がありました。そのため、業務プロセス自体をゼロベースで見直す必要があり、そこは大変だったと記憶しています。特に意識したのは、従業員への情報共有ですね。制度もシステムも大きく変わるため、早い段階から専用サイトを作るなどして、丁寧に周知を行いました。

サポート面では、非常にスピーディに対応いただいた印象があります。問い合わせシートを使ってやり取りしていたのですが、回答スピードが速く、導入をスムーズに進めることができました。

また、システム上で実現が難しい要件についても、「こういう運用で対応できます」といった代替案を提示いただけたのがありがたかったですね。単にできる・できないではなく、運用まで含めて提案してもらえた点は非常に印象に残っています。

業務効率化に加え、勤怠データの活用と現場主体の労務管理を実現

導入後、どのような効果がありましたか？

まず業務面では、月次処理の負荷が大きく軽減されました。導入前は、各システムからデータを集約したうえで、毎月約500件発生するエラーを1件ずつ確認・修正する作業に約3日かかっていましたが、こうした手作業が大幅に削減されています。月初4日間は担当者が締め作業にかかりきりになるような状況も解消され、業務の平準化につながっていると感じています。

また、上長が部下の勤務実績や長時間労働の状況をリアルタイムで確認できるようになったことで、これまで人事側で行っていた勤務実績データの配信業務が不要になりました。この点も日常的な工数削減に寄与している部分です。

現場からは、打刻方法の変化に対するポジティブな声も上がっています。従来は時刻を直接入力する運用でしたが、現在はWeb上でボタン打刻ができるようになり、操作の簡便さを実感する声がありました。また、入退館記録と勤怠データを連携できるようになったことで、入力の手間が減り、より正確な記録が取れるようになったのもよかった点です。

各部署が自ら労働時間データを出力・分析できるようになったことで、これまで人事主導だった労務管理が、現場主体でも行えるようになりました。勤怠データを単に管理するだけでなく、長時間労働の把握や改善活動にも活用できるようになった点は、導入後の大きな変化だと感じています。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

「楽楽勤怠」は、標準機能が充実しているだけでなく、設定の自由度が高い点が大きな特長だと思います。自社の制度に合わせて細かく設定できるため、無理に制度をシステムに合わせる必要がないのは大きなメリットでした。

また、要件定義の段階から他社事例や運用のアドバイスをいただけたことで、新しい制度設計にも活かすことができました。システムだけでなく、運用まで含めて検討できる点は非常に参考になりましたね。

これからシステムを検討する場合は、「どこまで自社の制度を活かすか」と「どこをシンプル化するか」のバランスを考えることが重要だと思います。そのうえで、柔軟に対応できるシステムを選ぶことが、スムーズな導入につながるのではないかと感じています。