「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社文英堂様

株式会社文英堂様は、教育分野における出版事業を中心に、教材の企画・制作・販売などを行う企業です。学習参考書や教育関連コンテンツの提供を通じて、教育現場を支える事業を展開しています。

既存システム運用の中で見えてきた手作業の課題と効率化ニーズ

「楽楽勤怠」導入前は、どのように勤怠管理を行っていましたか？

以前は他の勤怠管理システムを利用していました。使用していたシステムに大きな不満があったわけではないですが、実務としては、システム上だけで完結しない部分もあり効率化したいという思いはありました。

例えば有給休暇の取得状況や残業時間の累計時間は、エクセルにデータを転記して管理していたり、打刻漏れがあった場合は個別に連絡して修正依頼を行っていました。

特に打刻漏れについては、月末にまとめて確認・修正依頼をすることも多く、確認作業ややり取りの手間がかかっていた記憶がありますね。

また、勤怠データをCSVで出力して加工するなど、手作業で対応する業務も残っていました。

既存システムからの切り替えを検討されたきっかけを教えてください。

当社は、経費精算システムの「楽楽精算」を利用していた関係でご提案をいただいたのがきっかけです。よりよいシステムがあれば検討したいという思いはありましたのでお話を聞いたところ、これまで手作業で対応していた部分がシステム上で完結できそうという点や、勤務状況の可視化・使いやすさの面でも改善が見込めると感じたので検討を進めました。

自社で柔軟に設定変更できる点と、分かりやすい画面設計が決め手に

「楽楽勤怠」を検討するにあたり、魅力を感じた点は何ですか？

一番大きかったのは、自社で柔軟に設定変更ができる点です。

以前のシステムは、設定変更や機能追加をする場合はベンダー側に依頼する必要があり、内容によっては1ヶ月ほどかかることもありました。時間も費用もかかるため「少し不便だけど我慢して使う」という場面もあったと思います。

一方で「楽楽勤怠」は、自分たちで設定を調整できるので、変更したいことがあればタイムリーに対応できるという点が魅力でした。当社の運用に合わせて柔軟に変えられるというのは、長く使う上で重要だと感じています。

また、画面の分かりやすさも印象的でした。有給休暇残数や取得状況などをダッシュボードに表示できるので、従業員自身が状況を把握しやすくなりますし、問い合わせの削減にもつながると感じました。

さらに、これまで「打刻」「申請」「管理」でログインするページが分かれていたものが、1つの画面で完結するようになった点も大きいですね。社員への説明や運用のシンプルさという意味でもメリットを感じ、導入を決めました。

打刻漏れを90％以上削減、集計業務も半分以下に効率化

導入時の進め方やサポートについてはいかがでしたか？

導入時は、サポート担当の方と定期的にミーティングを行いながら進行しました。運用開始までのスケジュールを設定いただいたことで「この日までにここまで確認しよう」という意識が持てて、準備をスピーディに進められたと思います。

担当3名でそれぞれテスト入力を行い、「このケースだとどうなるか」「この勤務形態は問題ないか」といった細かい確認を繰り返しました。正社員だけでなく、パートや時短勤務、時差出勤など様々なパターンを想定して検証したことで、運用開始後は大きなトラブルもなくスムーズでしたね。事前準備とサポートの両方がうまく機能したのではないかと考えています。

「楽楽勤怠」導入後の効果はありますか。

一番大きな変化は、打刻漏れがほぼなくなったことですね。以前のように月末にまとめて確認・修正依頼をする必要がなくなり、割合でいえば90％以上は減っていると感じています。

アラート機能によって従業員が翌日にはミスに気づいて修正してくれるようになり、さらに出勤簿の提出ルールを設けたことで、本人の意識も高まったという流れだと思います。以前は何度も修正依頼が必要だった社員も、自然と対応できるようになったのは大きな変化でした。

また、業務効率の面でも改善を感じています。有給休暇管理や残業時間の集計については、これまでエクセルへの転記や加工が必要でしたが、その工程がほぼ不要になりました。結果として、関連業務にかかる時間は半分以下になっています。

データの書き出しもスムーズになり、現在は「出力して確認するだけ」という流れになっており、以前のようにCSVを加工する作業がなくなったことで、月末の業務負荷はかなり軽減されました。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

これまでエクセルで管理していた情報が、グラフやダッシュボードで可視化されるようになったことで、社内での情報共有がしやすくなりました。

部署ごとに状況を把握しやすくなることで、勤怠管理だけでなく業務全体の効率化にもつながっていくのではないかと思います。

システムを切り替えるのは一定の負担がありますが、自社の運用に合わせて柔軟に設定できる環境を整えることで、その後の運用がかなりスムーズになるため、そういった視点で検討することをおすすめします。