「楽楽勤怠」導入事例
｜東邦流通システム株式会社様

東邦流通システム株式会社は、飲食店向けPOSシステムの導入支援や、百貨店催事などにおける簡易レジの貸出・運用サポートを行っています。店舗運営における販売管理の仕組みづくりを支援し、現場での運用に即したサービスを提供しています。

組織拡大に伴い勤務実態把握と公平性に課題を感じ、勤怠管理を見直し

「楽楽勤怠」導入前の勤怠管理方法と抱えていた課題を教えてください。

「楽楽勤怠」導入前は、別の勤怠管理システムを7年ほど利用していましたが、当社の勤務体系が複雑で、勤怠管理をシステムに合わせる形で無理やり運用している状況でした。

社員は顧客先への直行直帰や現場対応が多く、日によって勤務開始時間や終了時間も変わるため、所定内労働や時間外労働の考え方も複雑になりがちでしたね。その結果、誰がどれくらい働いているのかが把握しづらいという課題がありました。

また、勤怠データの集計はほぼ手作業で行っており、システムから出力したデータをExcelに手入力して加工する必要がありました。15分単位で全員分を入力していく作業はかなりの負担で、人的ミスのリスクも感じていましたね。

システム見直しに踏み切った決め手を教えてください。

組織が拡大するにつれて、従来のやり方では管理が難しくなってきたのが大きなきっかけです。人数が少ない頃は、ある程度の感覚や信頼関係で運用できていた部分もありましたが、社員が増えるにつれて「実態が見えない」「公平性が担保しづらい」といった課題が出てきました。

特に、勤務時間の扱いや細かなルールが多い中で、それを正しく把握・管理できる仕組みが必要だという危機感がありましたね。勤怠をきちんと可視化しないと、今後さらに歪みが出てしまうと感じ、システムの見直しを検討しました。

自社独自の制度に対応できる柔軟性が決め手に

数ある製品の中で「楽楽勤怠」を選んだ決め手は何でしたか？

いくつかのシステムを比較しましたが、最終的には機能とコストのバランス、そして何より自社の運用に合わせられる柔軟性が決め手でした。

当社では1日に複数回打刻できる仕組みを重視しており、「現場に到着したタイミングで打刻する」といった使い方をしたかったんです。これが業務のエビデンスにもなるため、重要なポイントでしたが、他のシステムではなかなか実現できませんでした。

また、土日の勤務や当番制度、直行直帰の扱いなど、細かいルールが多い中で「こういうケースはこう扱う」といった設定ができる点も大きかったです。

導入時のサポートや設定面での印象はいかがでしたか？

当社の独自ルールをしっかりヒアリングしたうえで、設定方法を一緒に考えていただけたのが非常にありがたかったです。

何度も打ち合わせを重ねながら「こういう場合はどうするか」を整理していったのですが、その過程でも丁寧に寄り添っていただいた印象があります。難しい内容でも、こちらの意図をくみ取って整理してくれるので安心感がありました。

また、電話でのサポート対応が充実していたのも助かった点のひとつです。急ぎのときにすぐ相談できるのは心強いですし、担当者が不在でも別の方がすぐに対応してくれるなど、サポート体制がしっかりしていると感じました。

集計作業の削減とルール明確化により、勤怠管理体制を改善

導入後、どのような効果がありましたか？

最も大きな効果は、集計業務の工数削減ですね。以前は勤怠締め後の集計に4〜5時間ほどかかっていましたが、現在は30分もかからないレベルまで短縮されています。手入力がなくなったことでミスも減り、大幅な効率化につながったと感じています。

また、申請・承認の仕組みを取り入れたことで、社員の勤怠に対する意識も変わってきました。これまでは事前申告が曖昧だった部分も、ルールとして明確になり、自然と遵守されるようになってきています。

一方で、社員側の申請業務は増えているため、慣れるまでは負担に感じる部分もあると思います。ただ、正確な管理を行うためには必要なステップだと考えています。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

まだ使いきれていない機能も多いので、今後はダッシュボードなども活用して、さらに可視化を進めていきたいと考えています。

当社のように細かいルールや独自の勤務体系がある場合、「このシステムでは難しいのでは」と感じることもあると思いますが、一度相談してみると意外と実現できるケースも多いと感じました。

実際に運用に合わせてカスタマイズしていくことで、自社にフィットした形に落とし込めたので、同じように複雑な勤怠管理に悩んでいる企業には検討の価値があると思います。