「楽楽勤怠」導入事例
｜セーバー技研株式会社様

セーバー技研株式会社様は、空調設備に関する施工・設置工事および保守・メンテナンスを手がける企業です。業務用空調設備を中心に、設計から施工、アフターサービスまで一貫したサービスを提供しています。

入力ミス・申請ミスの多発により、確認作業の負担が増大していた勤怠管理

「楽楽勤怠」導入前の課題を教えてください。

以前は他社の勤怠管理システムを利用しており、2年ほど運用していました。ただ、当社は空調設備の工事・保守を行っているため、土日対応や現場ごとの勤務時間の変動が多く、振替休日や休日出勤の申請が日常的に発生する環境でした。その影響もあって、入力ミスや設定ミスが頻発していました。

ミスが起こりやすい原因は「本来入力してほしくない項目にも入力できてしまう」点だったと考えています。自由度が高い分、操作に慣れていない社員にとってはどこをどう入力すればよいか分かりづらく、振替休日のつもりが通常出勤になっていたり、打刻時間と業務時間を取り違えたりといったミスが起きやすい状態でした。

現場に直行するケースや勤務時間を前後にずらすケースも多く、そうしたイレギュラーな働き方がミスをさらに増やしていたと思います。その結果、誤った申請がそのまま上がってくることも多く、管理側での確認作業がかなり増えていましたね。

CSVでデータを出力し、独自にチェック用のシートを作成していました。そのうえで、不自然なデータを洗い出し、個別に確認連絡をするという流れで対応していたため、作業負荷は大きかったです。担当者一人で対応していたこともあり、月次の締め処理にはトータルで3日ほどかかっており、特に連休前後は対応が重なって大変だった記憶があります。

システムの見直しを検討したきっかけを教えてください。

一番のきっかけは、運用でカバーすることに限界を感じたことです。手順書を整備して周知もしていましたが、なかなか浸透しきらない部分がありました。

また、労働時間の管理強化も背景にありました。残業時間の把握や適正管理が求められる中で、現状の運用では正確に把握するのが難しいと感じていたんです。

そういった中で、「システム側で入力を制御し、ミスが起きにくい環境を作る必要がある」という考えに至り、リプレイスを検討する流れになりました。

自社ルールに沿った設定ができる点が導入の決め手に

数ある製品の中で、楽楽勤怠を選んだ理由は何ですか？

入力内容の制限やアラート設定が柔軟にできる点です。あらかじめルールをシステムに組み込むことで、誤った入力自体を防げるのは非常に魅力的でした。

例えば、振替休日は「出勤実績がないと取得できない」といった制御ができるため、先に休んでしまうような運用を防げます。こうした設定ができることで、当社の運用ルールをシステムに落とし込めると感じました。

また、楽楽クラウドの別製品「楽楽精算」を利用していたこともあり、信頼感があったのも理由の一つですね。事前に内容を聞いた段階で、自社の課題にマッチしていると感じ、導入を決めました。

導入時のサポートや設定の進めやすさはいかがでしたか？

導入時のサポートは非常に助かりました。初期の2ヶ月間は、画面を見ながら一緒に設定を進めることができたので、理解しながら構築できたのが大きかったですね。

以前のシステムでは、基本的にマニュアルを見て自分で設定し、分からなければメールで問い合わせるという形でした。それと比べると、今回はテンプレートや設定手順も用意されていて、かなり進めやすかったと感じています。

できることが多い分、設定項目も多くなるため、サポート体制がしっかりしているかは重要だと思います。現在も不明点があればすぐに問い合わせでき、対応にも不満はありません。

問い合わせ削減と工数半減により、勤怠管理の負担を大幅に軽減

導入後、どのような効果を感じていますか？

まず、問い合わせ件数は明確に減りました。以前は月に5件程度あった問い合わせが、今では0〜3件程度まで減っています。

また、チェック作業も効率化されました。以前は1〜2時間かかっていた確認作業が、現在は30分程度で完了するようになっています。全体として工数は半分程度になった印象ですね。

入力ミス自体が減ったことに加えて、アラート機能によって従業員自身が気づけるようになったのも大きいと思います。その結果、管理者側の負担も軽減され、現在は別のメンバーでも対応できる体制を整えつつあります。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

入力ルールを統一し、ミスを減らしたい企業には非常に合っていると感じています。システム側で制限をかけることで、申請内容の精度が上がり、結果として正確な勤怠管理につながります。

また、アラート機能もあるので、従業員自身が気づける仕組みを作れるのもポイントですね。運用をきっちり整えれば、時間の削減にもつながると思います。

最初は設定に少し手間がかかる部分もありますが、その分、自社に合った形に作り込めるので、長期的にはメリットが大きいと考えています。