「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社ビジョナグループ様

株式会社ビジョナグループ様は、自動車正規ディーラー事業など店舗運営を中心とした事業を展開しています。

拠点拡大と人手不足を背景に、従来の勤怠管理に限界を感じシステム見直しへ

「楽楽勤怠」導入前の勤怠管理方法と抱えていた課題を教えてください。

以前はインストール型の勤怠管理システムを利用しており、打刻はICカードで行う運用だったため集計作業やデータ管理がどうしても属人化しやすい状況だったと思います。

当社は店舗ビジネスを展開しているため拠点が各地に点在しており、勤怠は本社で一括管理していました。ただ、実際に出勤しているかどうかをリアルタイムで把握できるわけではなく、打刻漏れが発生した際には個別に確認する必要がありました。

特に大変だったのは、打刻漏れの確認です。月次集計のタイミングで「この日は出勤していたのか」をひとりひとりに連絡して確認する必要があり、電話がつながらなかったり、過去の勤務をすぐに思い出してもらえなかったりと、やり取りが何度も発生することが多かったです。その結果、断続的に対応が発生し、1～2日かけて確認していた記憶があります。

また、入退社の手続きも煩雑でした。ICカードの発行や回収、登録変更などが都度発生し、拠点が多い分だけ手間がかかるという状況でした。

システム見直しに踏み切った決め手を教えてください。

一番大きかったのは、拠点数と従業員数の増加です。それに対してバックオフィスの人員は限られており、業務の属人化が進むとボトルネックになってしまうという懸念がありました。

また、サービス業という特性上、人の入れ替わりも比較的多く、入退社のたびに発生する手続きの負担も無視できませんでした。こうした背景から、「このままの運用では回らなくなる」という危機感があり、システムの見直しを検討し始めたという流れです。

経費精算や請求管理なども含めて、全社的にデジタル化を進めており、バックオフィス業務全体の効率化を図る一環として、勤怠管理の見直しも進めていきました。

導入サポートとコスト、誰でも使える操作性が決め手に

数ある製品の中で「楽楽勤怠」を選んだ決め手は何でしたか？

機能面で大きな差があったというよりは、導入時のサポートやコスト面が決め手でした。比較検討を進める中で、基本的な勤怠管理の機能についてはどのシステムも大きくは変わらない印象でしたね。

その中で、導入までのサポート体制や、他のバックオフィス領域のシステムとあわせて利用できる点などを踏まえ、最終的に「楽楽勤怠」に決めました。

システム選定で重視していたのは「誰でも使えること」でした。年齢やITリテラシーに関係なく、従業員全員が使えることを重要視していました。直感的に操作できるかどうかという点は大切にしていましたね。

導入時の工夫やサポートについて教えてください。

当社の場合は、システムに業務を合わせていく方針で進めました。「どうすればシステムを効率よく使えるか」を考え、打刻方法や申請フローなども含めて全体的に見直しました。

導入にあたっては、社員が新しいことを覚える必要がある点は不安でした。ただ、「これまで不透明だった部分が可視化される」といったメリットを伝えながら進めたことで、社内の理解も得やすかったと思います。

サポートについては、初期設定の段階でフォーマットが用意されており、それに沿って進めることで大きな問題なく導入できました。運用開始後も、疑問点が出てきた際には都度確認できたので、特に困ることはなかったという印象です。

打刻漏れ確認が大幅に減少し、業務負担とコミュニケーションストレスを軽減

導入後、どのような効果がありましたか？

一番大きいのは、集計作業と確認業務の負担が大きく減ったことです。感覚的には、関連する作業工数は半分以上削減できているのではないかと思います。

以前は打刻漏れの確認に多くの時間がかかっていましたが、現在はリアルタイムで状況を把握できるため、そもそも確認自体がほとんど発生しなくなりました。これにより、コミュニケーションのストレスも大きく減っています。

また、従業員側も自分の勤怠状況をすぐに確認できるため、双方にとってメリットがあると感じています。実際に運用が安定してからは、特に不満の声も上がらなくなり、日常業務として自然に回っている状態ですね。

さらに、アルバイト・パートの給与計算においても、1分単位での管理ができるようになり、公平性の担保という面でも効果を感じています。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

勤怠管理は全社員が関わる業務なので、ひとりで進めるのは難しいと感じています。周囲と相談しながら進めることが重要だと思います。

システムを導入しても、直接売上につながるものではないため効果が見えにくい部分もありますが、実際に運用が整うと業務は確実にスムーズになります。悩んでいるのであれば、まずは一歩踏み出して検討してみるのが良いのではないでしょうか。実際に導入して運用が回り始めると、やって良かったと感じる場面は多いと思います。