「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社エイテック様

株式会社エイテック様は、社会インフラ分野におけるコンサルタントサービスを提供する企業です。測量・設計・施工管理・点検・診断・交通コンサルティングなどの専門技術を基盤に、インフラの整備から維持管理までを一貫して担い、安全・安心な生活環境の実現に貢献しています。

エラー検知ができず、毎月手作業で確認が発生、管理者の負担が課題に

「楽楽勤怠」導入前の課題を教えてください。

以前は他社の勤怠管理システムを利用していましたが、社員側・管理者側の双方で課題を感じている状況でした。中でも管理者側の大きな課題は、「本来エラーにしたい内容をシステムで制御できない」点です。月次の手作業チェックが前提となり、勤怠データをCSVで出力し、社内ツールで確認・修正・差し戻しを行う運用になっていました。

例えば、時間休暇を1時間で申請しているにもかかわらず、実際には30分程度で戻って打刻してしまうケースや、有給休暇申請と打刻内容が一致しないケースが毎月発生していました。こうした不整合もシステム上はそのまま通ってしまうため、最終的には管理者が確認し、本人や上長へ修正依頼を行う必要があったという流れです。

また、休日出勤時の休憩取得状況についてもシステム上でチェックできず、法定基準を満たしているかを個別に確認する必要があり、細かなやり取りが発生していました。これらの確認作業は月締め後に集中し、2名で毎月4〜5時間ほど対応にかかるため、他業務を止めて対応する場面も多く、負担が大きかったですね。

一方で社員側では、画面遷移のたびに数秒の待ち時間が発生するなど動作が遅く、日々の申請や承認の中でストレスを感じるという声が上がっていました。このように、管理者側では手作業による確認工数の増大、社員側では操作性のストレスが課題となっていたという状況です。

システム見直しに踏み切った理由を教えてください。

以前のシステムは5〜6年ほど利用していましたが、動作の遅さやエラーチェックの課題が改善されない状況が続いていました。このままでは根本的な解決は難しいと感じたのが大きな理由です。

また、以前は対応できるシステムが少なかった工数管理についても、近年は対応可能な製品が増えてきたことを知り、改めてシステムの見直しを検討することになりました。

自社ルールに合わせた設定と操作性の良さを評価し選定

「楽楽勤怠」を選んだ決め手は何でしたか？

大きく2つあります。

まず1つは、自社の勤怠ルールに合わせたエラーチェックを設定できる点です。これまで手作業で確認していた内容をシステム上でエラーとして検知できるとわかり、管理者の工数削減につながると判断しました。実際に「こういうケースをエラーにしたい」という要望に対して、商談の場で「実現可能」と確認できた点は大きかったです。

もう1つは、画面遷移のスムーズさです。デモで確認した際に、操作時のレスポンスが非常に良く、社員の無駄な待ち時間を削減できると感じました。

当社で既に利用していた「楽楽精算」で操作性の良さを感じていたことや、将来的なデータ連携への期待も後押しになりました。

導入時のサポートや設定面での印象はいかがでしたか？

営業段階では、製品理解が深く、こちらの細かい労務関連の質問にも的確に回答いただけた印象です。契約前の段階で不安点はほぼ解消されていました。

導入時のやり取りは、当社の細かいルールのニュアンスが伝わりづらい場面もあり、実際に操作してわかった課題を都度修正していきました。そうした中でも当社の意図を汲み取ろうと丁寧に確認を重ねていただき、結果として認識をすり合わせながら進めることができたと感じています。問い合わせに対しては迅速に対応いただけたので、大きな問題にはならなかったと感じています。

確認作業が半分以下に、管理工数の削減と操作性向上を実感

導入後、どのような効果がありましたか？

特に効果を感じているのが、月次の確認作業の削減です。以前は4〜5時間かかっていた作業が、現在は約1.5時間程度になっており、半分以下に削減できています。エラーチェックが自動化されたことで、確認の手間が大きく減ったという実感があります。

また、社員からも「使いやすくなった」「ストレスが減った」といった声が上がっており、操作性の改善効果も感じています。

検討中の企業へのメッセージをお願いします。

勤怠管理としては、エラーチェックの柔軟性や操作性の面で満足しています。自社のルールに合わせて設定できる点は、大きなメリットだと感じています。

導入を検討する際は、従来のシステムの考え方にとらわれすぎないことが大切だと思います。「これはできないだろう」と決めつけず、まずは相談してみると、意外と実現できるケースもありました。

また、サポート体制については、プレミアムサポートの活用をおすすめしたいですね。導入時の不明点や調整が多い中で、迅速に相談できる環境は非常に重要だと感じました。

自社の運用に合う形をしっかり相談しながら作り込めば、より効果を実感できると思います。