「楽楽勤怠」導入事例
｜アビリティーズ・ケアネット株式会社様

アビリティーズ・ケアネット株式会社は、1966年6月に設立した企業です。高齢者や障がいをお持ちの方の自立と社会参加の支援を目的に、福祉用具・リハビリ機器の販売・レンタルや住宅改修工事・バリアフリーコンサルティングを手がける「テクノエイド事業」と、デイサービス・居宅介護支援事業などを運営する「施設ケア事業」の2つの事業を展開しています。

600名超のタイムカードを2名で手集計、集計負担の限界がシステム導入のきっかけに

「楽楽勤怠」導入前の勤怠管理における課題を教えてください。

少しさかのぼりますが、最初の勤怠管理システムを導入した約20年前の状況からお話しします。

当時はタイムカードの打刻機を利用し、月末に各拠点から現物を集めて手集計し、給与システムへ反映させるアナログな運用でした。当時の拠点は20〜30ほどあり、従業員数も600〜700名規模でしたが、管理業務は私を含むわずか2名体制。現物の回収が遅れるケースもあり、集計には多大な時間がかかるうえ人的ミスも起きやすく、担当者にとって大きな負担でした。

加えて当時は24時間稼働の施設もあり、夜勤や早番・遅番などシフトの種類も多岐にわたります。デイサービスの送迎ドライバーは中抜け（分断勤務）があるため1日に4回打刻するなど、パートスタッフの働き方もさまざまです。

複雑な勤務体系ゆえに打刻漏れが生じやすく、その確認・修正にも多くの時間が取られていました。こうしたアナログ管理の課題を解決するため、約20年前に最初の勤怠管理システム（旧システム）を導入し、以来長年そのシステムを利用してきました。

他社ではなく「楽楽勤怠」へ、決め手は20年使い続けた設定の引き継ぎ

長年利用された旧システムから「楽楽勤怠」へリプレイスされた経緯をお聞かせください。

利用していた旧システムがサービス終了となり、後継として「楽楽勤怠」へ統合されるというお話が直接のきっかけでした。

他社への切り替えとなると比較検討や再設定に多大な手間がかかります。その点、「楽楽勤怠」であればコスト面も引き継ぎ可能で、何より長年かけて構築してきた複雑な設定をそのまま移せるというご提案をいただいたため、スムーズに進められるルートを選びました。

社内から他社を検討する声が上がらなかったのも、自然なことだったと思います。

設定の柔軟性が移行の決断を後押し

設定面で特に重視されたポイントはありましたか？

最大のポイントは、当法人の運用ルールに合わせられる設定の柔軟性です。送迎ドライバーの中抜け勤務など特殊な働き方をするスタッフが多数在籍しているため、これまでの運用を変えずにシステム側で正しく計算・集計できることが必須条件でした。

複雑な機能要件をしっかり汲み取り、新システム上でも無理なく再現していただけたことで、安心してリプレイスを進めることができました。

システム変更への不安も、事前ヒアリングと丁寧なサポートでスムーズに解消

長年使い慣れたシステムからのリプレイスに対する不安や、サポートの対応はいかがでしたか？

20年近く使い続けた画面や操作感に慣れきっていただけに、UIがまったく異なるシステムへの移行には当初大きな不安がありました。

しかし、システム移行時は、担当者が丁寧にフォローしてくださり、とても心強かったです。

移行時の複雑な初期設定も、事前ヒアリングをもとに機能要件を満たす形で組み込んでいただけたため、就業ルールの見直しを強いられることもなく、運用上の混乱は生じませんでした。おかげで導入時の懸念はひとつひとつ解消されましたね。

給与システム連携と承認経路の整備で締め作業が3〜4割短縮

「楽楽勤怠」へのリプレイス後、どのような業務改善の効果を感じていますか？

データ修正にかかる手間が大きく減りました。以前は半日有休の時間反映や分断勤務の計算で、毎月5〜6件ほど手入力での補正が発生していましたが、「楽楽勤怠」ではこれらが自動で正しく処理されます。出力したCSVをそのまま給与システムへ連携できるほか、打刻漏れや誤打刻の修正も一括処理が可能になり、作業効率は大幅に向上しました。

また、承認フロー管理の面でも大きな改善ができていると実感しています。組織階層を設定するだけで承認経路が運用でき、申請の状況や進捗が一目で把握できます。アラート機能により締め切り超過への催促も減り、コミュニケーションの手間も省けました。こうした改善が積み重なり、締め処理全体にかかる時間が旧システム時代より3〜4割ほど短縮されていますね。

最後に、システムのリプレイスや新規導入をご検討中の方へメッセージをお願いいたします。

タイムカードなどでアナログ管理を続けている企業様には、まず何らかの形でシステムを導入することをおすすめします。

「楽楽勤怠」は操作性と汎用性が高く、長年他のシステムを使ってきた場合でも、慣れれば業務効率化に大きく貢献してくれます。

当法人でも従業員自身が状況を確認できるようになるなど、移行の効果は想像以上でした。今後もさまざまな機能を活用しながら、業務改善を続けていきたいと考えています。