KCS株式会社様 「楽楽明細」導入事例 月200件の請求書発行業務が8時間から1時間に。
「楽楽明細」で、月末に集中する請求書発行と入金消込の負荷を解消へ

経理2人がかりで丸2日かかっていた月末作業

まずは、貴社の事業内容と、請求書発行・入金消込業務の体制を教えてください。

北里：弊社は産業廃棄物の収集運搬を行っている会社で、飲食店やホテルなど幅広いお取引先に、毎月約200件の請求書を発行しています。請求書発行や入金消込は、経理担当の2名に加えて、チェック作業で代表である私も対応しています。

「楽楽明細」の導入前は、どのような課題を感じていましたか。

北里：請求書発行は、紙で印刷し、三つ折りにして封筒に入れる作業をすべて手作業で行っていました。取引先には大きなホテルもあれば、街の小さな飲食店や個人商店もあり、規模や業種を問わずすべて紙で発行・郵送する必要があったため、経理2名体制で1件ずつ手作業を行うと、月末は多い時にはほぼ1日近くかかっていました。取引先数が多い分、封入や宛先の確認作業でミスが発生することもありました。人手が限られている中で、この作業に多くの時間を取られてしまうことが、当時の一番の悩みでしたね。

入金消込についても、課題はありましたか。

北里：入金消込も、銀行のインターネットバンキングのCSVデータを取り込んで手作業で照らし合わせる運用が続いていました。月末は振込の件数も金額も多くなるので、消込作業だけで2日ほど時間がかかっていましたね。

「操作の簡単さ」と「郵送・Web送付を選べる柔軟性」が導入の決め手に

「楽楽明細」を選ばれた理由を教えてください。

北里：一番は操作が簡単そうだったことですね。以前利用していた安価なサービスは、値段が安い分使いにくいと感じる部分がありました。もう一つ大きかったのは、Web送付と郵送の両方を選べる点です。取引先には個人商店のようにどうしても電子化に踏み切ってもらえないところもあるので、そういった取引先には郵送のまま、対応できるところにはWebへ切り替えてもらう、という使い分けができるのがいいなと思いました。

導入時に不安に感じたことや、実際に困ったことはありましたか。

北里：一番の不安は、それまで自分たちの手で封入して送っていたものをシステムに任せることで、「ちゃんとお客様に届いているのかな」という手触り感がなくなってしまうことでした。ただ、ラクスの営業担当やカスタマーサポートの丁寧な対応もあって、そうした不安は解消されていきました。請求内容を修正した場合の差し替え発行の操作がうまくできず困った際にも、カスタマーサポートに問い合わせながら進めることでスムーズに対応できるようになりました。

請求書発行は月8時間から1時間に短縮。月末の経理業務の負荷を大幅に軽減

「楽楽明細」導入後に実感されている効果を教えてください。

北里：請求書発行に関しては、はっきりと効果が出ていて、月末にかかっていた8時間程度の作業が1時間程度まで短縮されました。以前は月末になるとチェック担当である私も1日中事務所にいなければいけませんでしたが、今はその半分程度の時間で済むようになりました。手作業がなくなったことで、宛先を間違えて送ってしまうといったミスもなくなり、月末の経理業務はかなり楽になっています。

経理担当者の声から始まった、「債権管理オプション」の導入検討

続いて「債権管理オプション」を導入しようと思ったきっかけを教えてください。

北里：きっかけは、経理を担当している者から「消込作業をラクできるようになるとありがたい」という声が上がったことです。目視・手作業での消込が大変だということは、傍から見ていてもよく分かっていたので、それなら「楽楽明細」の方で何かできないか、という流れで問い合わせをしました。すでに請求書発行の方で「楽楽明細」の効果を実感できていたので、安心して任せられるだろうという気持ちもありましたね。

入金消込について、具体的にどのような課題があったか教えてください。

北里：入金消込も、銀行のインターネットバンキングのCSVデータを取り込んで手作業で照らし合わせる運用が続いていました。日々の分はまだいいのですが、月末は振込の件数も金額も多くなるので、消込だけで1日では終わらず、2日ほどかかることもありました。また決算期になるとどうしても残高が合わなくなり、決算のタイミングで残高合わせを最初からやり直す、いわば二重の作業も発生していました。長年の間、同じ経理担当者2名に消込業務が集中していたので、属人化への懸念も大きくなっていましたね。加えて、うちの業種の特徴として、金属くずやアルミ、段ボールなどを引き取り先に売却した代金が、請求書を発行していないのに振り込まれてくることがあるんです。通常の売上入金と混ざってしまうと分かりにくくなってしまって、余計に消込作業を難しくしていました。

現在、「債権管理オプション」の導入・設定はどのように進めていますか。

北里：毎月の請求書発行を通じて「楽楽明細」の使い方にはだいぶ慣れてきたので、次は消込の部分でも同じように活用していきたいと考えています。今は少しずつ触りながら使い方を覚えている段階ですが、実際に操作してみると効率化できそうな手応えを感じているので、もうすぐ決算のタイミングということもあり、決算が落ち着いてから本格的に運用を始めようと思っています。

アナログ作業をなくして、本来時間をかけるべき業務に集中できる環境へ

今後の期待やさらに実現していきたいことがあれば教えてください。

北里：債権管理オプションを活用して請求データと入金データを自動で照らし合わせられるようになれば、残高を合わせ直すような二重の手間がなくなり、月末の請求業務がさらに楽になるのではないかと期待しています。定型業務はできるだけシステムに任せて、行政対応など本来時間をかけるべき業務に集中できる環境を作っていきたいですね。ほかにも、楽楽クラウドには効率化できるサービスがあるので、給与計算のシステム化も検討しています。

これから導入を検討する企業へメッセージをお願いします。

北里：とにかく作業が楽になりましたし、効率化を実感しています。廃棄物処理業界はまだまだアナログな部分が多いので、同じような課題を抱えている同業の方にも、機会があればぜひ紹介したいと思っています。「楽楽明細」は人に紹介しても恥ずかしくないサービスだと思っているので、自信を持ってお勧めできますね。使ってみれば良さが分かってもらえるはずです。

※入金消込の機能はオプションです

2026年8月14日